Integration von Workday

Durch Integration mit Workday können Sie Anforderungen einreichen, Benachrichtigungen zum Anforderungsstatus erhalten und auf Benachrichtigungen reagieren.

Durch Integration mit Workday können Sie Anforderungen einreichen, Benachrichtigungen zum Anforderungsstatus erhalten und auf Benachrichtigungen reagieren. Nachdem Sie diesen Vorgang abgeschlossen haben, wird die vorhandene Überwachungsprotokollierung beibehalten, einschließlich aller Aktionen, die mit Citrix Mikroapps ausgeführt werden. Zum Aktivieren der Workday-Integration führen Sie folgende Schritte aus.

Eine Liste aller vorkonfigurierten Trello-Mikroapps finden Sie unter Verwenden von Workday-Mikroapps.

Stellen Sie vor dem Einrichten der Integration in Mikroapps sicher, dass alle Voraussetzungen erfüllt sind. Führen Sie dann folgende Schritte aus:

  • Zum Aktivieren des API-Zugriffs registrieren Sie einen API-Client und generieren und erfassen die Client-ID und den geheimen Clientschlüssel.
  • Erstellen Sie benutzerdefinierte Berichte.
  • Erstellen Sie URLs für die benutzerdefinierten Berichte.
  • Richten Sie das Verwenden von Deep Links in Workspace ein.
  • Bearbeiten Sie den Geschäftsprozess für Urlaubsanträge.
  • Verwalten Sie die Berechtigungen für Sicherheitsgruppen.

Prüfung der Voraussetzungen

Für dieses Setupverfahren benötigen Sie ein Administratorkonto und die folgenden Dienstkontoberechtigungen für den Workday-Connector.

  • Zugriff auf die Erstellung von nicht temporären, benutzerdefinierten Berichten.
  • Zugriff auf HumanResources, Integrationen, PerformanceManagement, ResourcesManagement sowie benutzerdefinierte Berichts-APIs.
  • Zum Herunterladen von Meilensteindaten, die zum Einrichten von Deep Links erforderlich sind, müssen dem Administrator die folgenden Sicherheitsgruppen zugewiesen sein:
    • HR-Administrator
    • Informationsadministrator
  • Konfigurieren Sie in Citrix Gateway die Unterstützung für Single Sign-On für Workday, damit Benutzer sich nur einmal anmelden und ihre Anmeldeinformationen nicht erneut eingeben müssen. Folgen Sie den Anweisungen unter Konfigurieren von Single Sign-On für Workday. Weitere Hinweise zum Konfigurieren von SSO finden Sie unter Citrix Gateway Service.

Nach dem Einrichten dieser Integration in Workday benötigen Sie folgende Angaben, um folgende Kontoanmeldeinformation beim Einrichten der Integration in Mikroapps einzugeben:

  • URL
  • Benutzername
  • Mandant
  • Kennwort
  • Client-ID
  • Geheimer Clientschlüssel
  • REST-API-Endpunkt von Workday
  • Token-Endpunkt
  • Autorisierungsendpunkt
  • Ermittelte URLs für benutzerdefinierte Berichte

Registrieren eines Workday-API-Client

Registrieren Sie einen API-Client, um für jede Umgebung eine Client-ID und einen geheimen Clientschlüssel zu generieren. Bei mehreren Umgebungen müssen Sie für jede Umgebung einen eigenen API-Client registrieren.

  1. Melden Sie sich bei Workday als Administrator an und suchen Sie nach Register API Client. Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:

    • Geben Sie unter Client Name den Namen des Clients ein.
    • Wählen Sie unter Client Grant Type die Option Authorization Code Grant als Genehmigungsprozess.
    • Wählen Sie unter Access Token Type die Option Bearer.
    • Geben Sie unter Redirection URI eine Umleitungs-URI ein: https://{yourmicroappserverurl}/app/api/auth/serviceAction/callback
    • Geben Sie unter Refresh Token Timeout (in days) den Wert 300 ein.
    • Treffen Sie unter Scope (Functional Areas) folgende Auswahl:
      • Organizations and Roles
      • Staffing
      • Tenant Non-Configurable
  2. Wählen Sie OK. Die Client-ID und der geheime Clientschlüssel werden generiert. Speichern Sie beide für die spätere Verwendung beim Setup.

  3. Wählen Sie Done, um den Vorgang zu beenden.

Erstellen benutzerdefinierter Berichte

Sie erstellen benutzerdefinierte Berichte in Workday für jeden der folgenden Berichte. Laden Sie die angehängten Kalkulationstabellen herunter und geben Sie die Details exakt wie in der Tabelle beschrieben ein. Wenn Ihre Eingaben vom bereitgestellten Bericht abweichen, funktioniert das Verfahren nicht. Wenn Sie beispielsweise einen falschen Namen verwenden, wird der Bericht zwar erstellt, aber es werden keine Daten heruntergeladen.

  1. Öffnen Sie eine der folgenden Kalkulationstabellen für benutzerdefinierte Berichte:

  2. Suchen Sie in Workday nach Create Custom Report.
  3. Geben Sie unter Report Name einen Namen ein. Dieser Name muss identisch mit der Kalkulationstabelle des Berichts sein, für den Sie eine URL erstellen möchten.
  4. Wählen Sie unter Report Type den Berichtstyp Advanced.
  5. Geben Sie unter Data Source die Datenquelle ein. Dieser Wert muss identisch mit der Kalkulationstabelle des Berichts sein, für den Sie eine URL erstellen möchten.
  6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Enable As Web Service.
  7. Wählen Sie OK.

    Der benutzerdefinierte Bericht wird geöffnet. Es sind nur die drei Felder ausgefüllt, die Sie eingegeben haben.

  8. Füllen Sie die Details genau wie in der Kalkulationstabelle beschrieben aus. Achten Sie auf die Überschriften. Die Überschriften entsprechen den Registerkarten in der Workday-Benutzeroberfläche.
  9. Das Feld Column Heading Override XML Alias wird automatisch generiert, wenn Sie die Spalten ausfüllen. Stellen Sie sicher, dass der Wert in Column Heading Override XML Alias den Anweisungen in der Kalkulationstabelle entspricht. Dieser Wert variiert häufig.
  10. Wählen Sie OK. Der benutzerdefinierte Bericht ist erstellt.

Erstellen von URLs für benutzerdefinierte Berichte

Um den Datendownload und das Erstellen von Benachrichtigungen für die benutzerdefinierten Berichte zu ermöglichen, müssen Sie die URLs für die benutzerdefinierten Berichte erstellen und die WSDL-Datei herunterladen. Sie benötigen diese URLs zum Einrichten der Mikroapp:

  1. Öffnen Sie in Workday einen benutzerdefinierten Bericht, den Sie erstellt haben.
  2. Wählen Sie Actions und wählen Sie den Namen des Berichts, um die Einstellungen zu öffnen.
  3. Wählen Sie Actions > Web Service > View URLs > WSDLs.
  4. Geben Sie im Feld Entered on ein Datum ein.
  5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den WSDL-Link im Abschnitt “Workday XML” und wählen Sie Copy URL. (Beispiel:URL: https://wd2-impl-services1.workday.com/ccx/service/customreport2/company_tenant/user_name/report_name?wsdl)

Speichern Sie die URL, um sie beim Einrichten der Mikroapp zu verwenden, wenn Sie die Integration zu Citrix Workspace-Mikroapps hinzufügen.

Wenn Sie auf diesen Artikel verwiesen wurden, wenden Sie sich an Ihren Administrator, damit dieser das Verwenden von Deep Links für Citrix Workspace-Mikroapps in Workday einrichtet.

Die folgenden Anwendungsfälle erfordern die entsprechenden Deep Links. Wenn Sie die Domäne impl.workday.com und den Mandanten citrix_gms2v verwenden, dann lautet die URL für Kostenabrechnung erstellen: https://impl.workday.com/citrix_gms2/d/task/2997$995.htmld:

  • Kostenabrechnung erstellen https://your_domain/your_tenant/d/task/2997$995.htmld

  • Meilenstein erstellen https://your_domain/your_tenant/d/task/2998$8704.htmld

  • Jobänderung erstellen https://your_domain/your_tenant/d/task/2997$4819.htmld

  • Jobänderung genehmigen/ablehnen (Jobänderungsanforderungen) https://your_domain/your_tenant/d/unifiedinbox/initialinbox/2998$17139.htmld

Hinweis:

Wenn Sie diese Daten nicht gespeichert haben, melden Sie sich in Ihrem Workday-Konto an und kopieren Sie sie aus der URL. Diese Deep Links müssen bei jeder neu hinzugefügten Integration eingerichtet werden.

Bearbeiten des Geschäftsprozesses für Urlaubsanträge

Je nach verwendetem Workday-Mandanten haben Sie einen Geschäftsprozess zum Erstellen von Urlaubsanträgen eingerichtet. Ändern Sie diesen Geschäftsprozess wie in den folgenden Schritten beschrieben.

  1. Suchen Sie in Workday nach bp: request time off und wählen Sie Request Time Off for Global Modern Services.
  2. Gehen Sie zu Actions > Business Process > Edit Definition.
  3. Ändern Sie das Datum unter Effective Date nur bei Bedarf und wählen Sie OK.
  4. Wählen Sie unter Business Process Steps **das Pluszeichen **+, um eine neue Zeile hinzuzufügen.
  5. Geben Sie unter Order den Wert b ein.
  6. Geben Sie unter Type die Option Approval ein.
  7. Wählen Sie im Menü unter Group die Option Manager.
  8. Wählen Sie OK und dann Fertig aus.

Verwalten von Berechtigungen für Sicherheitsgruppen

Führen Sie die folgenden zwei Verfahren aus, um die richtigen Berechtigungen für Ihre Sicherheitsgruppe zu aktivieren. Fügen Sie zunächst Berechtigungen zur Gruppe hinzu und aktivieren Sie die Einstellungen. Fügen Sie dann die Sicherheitsgruppe zur Liste der Gesamtanzeige hinzu und aktivieren Sie die Einstellungen.

Hinzufügen und Aktivieren von Integrationsberechtigungen

  1. Suchen Sie in Workday nach View security group.
  2. Suchen Sie die benötigte Sicherheitsgruppe, wählen Sie sie aus und wählen Sie OK.
  3. Gehen Sie zu Actions > Security Group > Maintain Security Permissions.
  4. Suchen Sie im Abschnitt Integration Permissions im Feld Domain Security Policies permitting Get access nach folgenden Berechtigungen und fügen Sie sie hinzu. Verwenden Sie keine Doppelpunkte (:) in der Suche:

    Integrationsberechtigungen in Workday

    • Manage: Organization Integration
    • Worker Data: Public Worker Reports
    • Set Up: Spend Categories
    • Worker Data: Headcount Reports
    • Business Process Administration
    • Business Process Reporting
    • Set Up: Expense Item
    • Process: Purchase Order – View
    • Process: Expense Report – View
    • Worker Data: Active Employees
    • Worker Data: Current Staffing Information
    • Worker Data: Time Off (Time Off Balances)
    • Worker Data: Time Off (Time Off)
    • Worker Data: Time Off
  5. Wählen Sie OK, überprüfen Sie die Auswahl und wählen Sie Done.
  6. Suchen Sie nach Activate Pending Security Policy Changes.
  7. Geben Sie im Feld Comment den Befehl Activate ein und wählen Sie OK.
  8. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Confirm und wählen Sie dann OK. Die Berechtigungen wurden aktualisiert und aktiviert.

Hinzufügen der Sicherheitsgruppe zur Liste der Gesamtanzeige und Aktivierung

  1. Suchen Sie nach bp:change job und wählen Sie Change Job for Global Modern Services.
  2. Gehen Sie zu Actions > Business Process > Edit.

    Geschäftsprozessfenster in Workday

  3. Scrollen Sie zum Abschnitt View All. Fügen Sie Ihre Sicherheitsgruppe zur Liste der Sicherheitsgruppen mit Gesamtanzeige hinzu.
  4. Wählen Sie OK und dann Fertig aus.
  5. Suchen Sie nach Activate Pending Security Policy Changes.
  6. Geben Sie im Feld Comment den Befehl Activate ein und wählen Sie OK.
  7. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Confirm und wählen Sie dann OK. Die Berechtigungen wurden aktualisiert und aktiviert.

Sie können Ihre Sicherheitsgruppe anzeigen, indem Sie nach View security group suchen und Ihre Sicherheitsgruppe auswählen. Es gibt jetzt zwei Registerkarten: Domain Security Policy Permissions (Berechtigungen für Domänensicherheitsrichtlinie) und Business Process Security Policy Permissions (Sicherheitsrichtlinienberechtigungen für Geschäftsprozesse).

Hinzufügen der Integration zu Citrix Workspace Mikroapps

Fügen Sie die Workday-Integration zu Citrix Workspace-Mikroapps hinzu, um eine Verbindung zu Ihrer Anwendung herzustellen. Dadurch werden vorkonfigurierte Mikroapps mit Benachrichtigungen und Aktionen bereitgestellt, die in Ihrem Workspace sofort einsatzbereit sind.

Führen Sie die folgenden Schritte aus:

  1. Klicken Sie auf der Seite “Übersicht” auf Starten.

    Die Seite “Integrationen verwalten” wird geöffnet.

  2. Wählen Sie Neue Integration hinzufügen und Neue Integration aus Citrix-Vorlagen hinzufügen.
  3. Wählen Sie die Workday-Kachel.
  4. Geben Sie einen Namen für die Integration ein.

    Workday-Connectorparameter, URL, Mandant, Client-ID, geheimer Clientschlüssel, Benutzername, Kennwort

  5. Geben Sie die Connectorparameter ein, die Sie im Verfahren unter “Voraussetzungen” erfasst haben.
    • Geben Sie Ihre Instanz-URL ein.
    • Geben Sie den Standort für Ihren Workday-Mandanten ein.
    • Geben Sie die Client-ID und den geheimen Clientschlüssel ein, die Sie im Verfahren unter Voraussetzungen erfasst haben.
    • Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein.
    • Wählen Sie unter Zu ladende Tage ein Tageslimit für das Laden von Daten.
  6. Wählen Sie für Urlaubsmodul aktivieren? die Option Ja, wenn Sie Urlaubsanträge erstellen, die in Workday berechnet werden, und diese Daten heruntergeladen und Benachrichtigungen auf der Basis dieser Daten erstellt werden sollen. Diese URLs haben Sie im Verfahren Abrufen der URL für benutzerdefinierte Berichte erfasst.

    • Geben Sie die URL für Bericht zu Urlaubsantragsdetails ein.
    • Geben Sie die URL für Bericht zu Urlaubsarten pro Plan ein.
    • Geben Sie die URL für Bericht zu Ereignisdatensätzen für Urlaubsanträge ein.
  7. Wählen Sie unter Elemente im Posteingang (Kostenabrechnung, Jobänderung) herunterladen? die Option Ja, wenn Sie Jobänderungsanträge und Kostenabrechnungen erstellen, die in Workday berechnet werden, und wenn diese Daten heruntergeladen und Benachrichtigungen auf der Basis dieser Daten erstellt werden sollen. Diese URLs haben Sie im Verfahren Abrufen der URL für benutzerdefinierte Berichte erfasst.

    • Geben Sie die URL für Bericht zu Ereignisdatensätzen für Jobänderungen ein.
    • Geben Sie die URL für Bericht zu Ereignisdatensätzen für Kostenabrechnungen ein.
    • Geben Sie die URL für Bericht zu Personalplanungsaktivitäten ein.

    Workday-Connectorparameter, URL, Mandant, Client-ID, geheimer Clientschlüssel, Benutzername, Kennwort

  8. Wählen Sie Hinzufügen.

Die Seite Mikroappintegrationen wird geöffnet und zeigt die hinzugefügte Integration mit zugehörigen Mikroapps an. Hier können Sie eine weitere Integration hinzufügen, vorkonfigurierte Mikroapps einrichten oder eine neue Mikroapp für diese Integration erstellen.

Sie können nun die erste Datensynchronisierung festlegen und ausführen. Da unter Umständen eine große Datenmenge von Ihrer integrierten Anwendung zur Mikroapps-Plattform übermittelt wird, empfehlen wir, für die erste Datensynchronisierung auf der Seite Tabelle Entitäten zu filtern, um die Synchronisierung zu beschleunigen.

Weitere Informationen finden Sie unter Überprüfen erforderlicher Entitäten und Festlegen der Datensynchronisierung im Artikel zum Konfigurieren der Integration.

Weitere Informationen zu API-Endpunkten und Tabellenentitäten finden Sie unter Workday-Connectorspezifikationen.

Verwenden von Workday-Mikroapps

Vorhandene Anwendungsintegrationen werden mit vorkonfigurierten Mikroapps geliefert. Beginnen Sie mit diesen Mikroapps und passen Sie sie an Ihre Erfordernisse an. Unsere Integration von Workday bietet folgende vorkonfigurierte Mikroapps:

Jobänderungsanforderungen: Anzeigen und Genehmigen von Jobänderungsanforderungen.

Benachrichtigung oder Seite Workflows für Anwendungsfälle
Benachrichtigung: Neue Jobänderungsanforderung zur Genehmigung Wenn eine neue Jobänderung zur Genehmigung gesendet wird, erhält der Genehmiger eine Benachrichtigung.
Seite “Genehmigung von Jobänderung” Formular mit Aktionsschaltfläche und detaillierter Ansicht einer Jobänderungsanforderung.
Seite “Genehmigung von Jobänderung” Schreibgeschützte Ansicht der ausstehenden Jobänderungsanforderungen für einen Genehmiger.

Jobänderung erstellen: Erstellen einer Jobänderungsanforderung.

Benachrichtigung oder Seite Workflows für Anwendungsfälle
Seite “Jobänderung erstellen” Seite zum Erstellen einer Jobänderung. Sie müssen das Verwenden von Deep Links für Citrix Workspace-Mikroapps in Workday einrichten.

Kostenabrechnung erstellen: Erstellen einer Kostenabrechnung.

Benachrichtigung oder Seite Workflows für Anwendungsfälle
Seite “Kostenabrechnung erstellen” Formular zum Erstellen einer Kostenabrechnung. Sie müssen das Verwenden von Deep Links für Citrix Workspace-Mikroapps in Workday einrichten.

Meilenstein erstellen: Erstellen von Meilensteinen.

Benachrichtigung oder Seite Workflows für Anwendungsfälle
Seite “Meilenstein erstellen” Formular zum Erstellen eines Meilensteins. Sie müssen das Verwenden von Deep Links für Citrix Workspace-Mikroapps in Workday einrichten.

Urlaubsantrag stellen: Erstellen eines Urlaubsantrags.

Benachrichtigung oder Seite Workflows für Anwendungsfälle
Seite “Urlaub beantragen” Formular zum Erstellen eines Urlaubsantrags, mit Auswahl des Urlaubstyps, Anfang- und Enddatum und Kommentarfeld.

Kostenabrechnungen: Anzeigen und Genehmigen von Kostenabrechnungen.

Benachrichtigung oder Seite Workflows für Anwendungsfälle
Benachrichtigung: Neue Kostenabrechnung zur Genehmigung Wenn eine neue Kostenabrechnung zur Genehmigung gesendet wird, erhält der Genehmiger eine Benachrichtigung.
Seite “Genehmigung der Kostenabrechnung” Formular mit Aktionsschaltfläche und detaillierter Ansicht einer Kostenabrechnung.
Seite “Kostenabrechnung zur Genehmigung” Schreibgeschützte Ansicht der ausstehenden Kostenabrechnungen für einen Genehmiger.

Meilensteine: Anzeigen von Meilensteindetails und Empfang von Aktualisierungen für Meilensteine.

Benachrichtigung oder Seite Workflows für Anwendungsfälle
Benachrichtigung: Statusaktualisierung für Meilenstein Wenn ein Meilenstein aktualisiert wird, wird der Mitarbeiter benachrichtigt, dem der Meilenstein zugewiesen ist.
Meilensteindetails Detaillierte Ansicht aller Meilensteine eines Benutzers.
Meilensteine Durchsuchbare Liste der Meilensteine eines Benutzers.

Meine Ausgaben: Anzeige einer personalisierten Liste von Kostenabrechnungen mit Details und einzelnen Ausgabenpositionen.

Benachrichtigung oder Seite Workflows für Anwendungsfälle
Benachrichtigung: Aktualisierung des Ausgabenstatus Wenn sich der Status einer Ausgabe ändert, erhält der Besitzer der Ausgabe eine Benachrichtigung.
Seite “Kostenabrechnungsdetails” Detaillierte Ansicht aller Ausgaben eines Benutzers.
Seite “Kostenabrechnung - Aufschlüsselung” Nach Positionen aufgeschlüsselte Ansicht der Ausgaben des Benutzers.
Seite “Meine Ausgaben” Schreibgeschützte Ansicht der Ausgaben eines Benutzers.

Meine Urlaubsanträge: Anzeige einer personalisierten Liste von Urlaubsanträgen.

Benachrichtigung oder Seite Workflows für Anwendungsfälle
Benachrichtigung: Status für Urlaubsantrag aktualisiert Wenn sich der Status eines Urlaubsantrags ändert, erhält der Urlaubsantragssteller eine Benachrichtigung.
Seite “Meine Urlaubsanträge” Schreibgeschützte Ansicht der aktiven Urlaubsanträge eines Benutzers, einschließlich Antragsdatum und Status.
Seite “Urlaubsantragsdetails” Detaillierte Ansicht aller Urlaubsanträge eines Benutzers.

Bestellungen: Anzeigen von Bestellungen mit Details.

Benachrichtigung oder Seite Workflows für Anwendungsfälle
Seite “Meine Bestellungen” Schreibgeschützte Ansicht der aktiven Bestellungen eines Benutzers.
Seite “Bestellungsdetails” Detaillierte Ansicht aller Bestellungen eines Benutzers.

Urlaubskonto: Anzeigen einer personalisierten Liste mit verbleibenden Urlaubstagen.

Benachrichtigung oder Seite Workflows für Anwendungsfälle
Seite “Urlaubskonto” Schreibgeschützte Ansicht der verbleibenden Urlaubstage eines Benutzers.

Urlaubsanträge: Anzeigen und Genehmigen von Urlaubsanträgen.

Benachrichtigung oder Seite Workflows für Anwendungsfälle
Benachrichtigung: Neuer Urlaubsantrag zur Genehmigung Wenn ein neuer Urlaubsantrag zur Genehmigung gesendet wird, erhält der Genehmiger eine Benachrichtigung.
Seite “Genehmigung von Urlaubsanträgen” Formular mit Aktionsschaltfläche und detaillierter Ansicht eines Urlaubsantrags.
Seite “Zu genehmigende Urlaubsanträge” Schreibgeschützte Ansicht der ausstehenden Urlaubsanträge für einen Genehmiger.