Gemeinsame Bearbeitung in ShareFile
In diesem Artikel werden die Schritte erläutert, die erforderlich sind, um bearbeitbare Links von Ihrem ShareFile-Konto aus zu teilen. Auf diese Weise können Ihre Empfänger Änderungen an Ihren Microsoft Office-Dateien vornehmen.
ShareFile-Benutzeranforderungen für die gemeinsame Bearbeitung
Diese Funktion steht sowohl Mitarbeitern als auch Kundenbenutzern zur Verfügung, sofern die folgenden Anforderungen erfüllt sind:
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Dateivorschau anzeigen — Die Download-Berechtigung muss für den Ordner aktiviert sein, in dem die Datei gespeichert ist.
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Dateien bearbeiten — Die folgenden Anforderungen sind erforderlich, um Dateien in ShareFile bearbeiten zu können:
- Muss über eine kommerzielle Microsoft Office 365-Lizenz verfügen.
- Upload- und Downloadberechtigungen für den Ordner, in dem die Datei gespeichert ist.
- Dateiversionierung ist aktiviert.
Abrufen eines freigabefähigen Links
Mit “Link anfordern” können Sie einen bearbeitbaren Link für Empfänger freigeben.
HINWEISE:
- Alle Beteiligten (sowohl interne Organisationsmitarbeiter als auch externe Personen) können die Microsoft Office Online-Integration nutzen. Hierfür muss der Autor die notwendigen Berechtigungen auswählen und der Adressat muss über eine Microsoft-Lizenz verfügen.
Diese Funktion ist für Kunden von ShareFile Advanced und Premium Edition verfügbar, die die Einstellung Microsoft Office Editing aktiviert haben.
- Kompatible Dateitypen sind: .docx für Word, .pptx für PowerPoint und .xlsx für Excel.
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Wählen Sie eine Datei für die Freigabe in Ihrem ShareFile-Konto aus.
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Wählen Sie Freigeben aus.
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Wählen Sie unter Personen können nach der Anmeldung bearbeiten die Option Kopieren aus. -Option.
Die Meldung Link wurde in die Zwischenablage kopiert wird kurz angezeigt.
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Verwenden Sie den kopierten Link, um ihn mit E-Mail oder einer anderen Kommunikations-App zu teilen.
An bestimmte Personen senden
Verwenden Sie diese Option, wenn Sie mit ShareFile senden möchten, um eine Share-Nachricht an eine bestimmte Person zu senden.
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Navigieren Sie zur Datei im ShareFile-Konto, die Sie freigeben möchten.
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Wählen Sie die Datei(en) aus, die Sie freigeben möchten.
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Wähle im Menü die Option Freigeben aus.
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Wählen Sie unter den angebotenen Optionen die Option An bestimmte Personen senden aus.
Das Fenster An bestimmte Personen senden wird angezeigt.
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Wählen Sie Optionen bearbeiten, um die folgenden Optionen zu überprüfen und festzulegen:
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Zugriffsoptionen:
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Empfängern Folgendes ermöglichen: - Wählen Sie Bearbeiten (Anmeldung erforderlich), um die Bearbeitung von Microsoft Office-Dateien zuzulassen.
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Zugriff läuft ab — wählen Sie aus verschiedenen Ablaufoptionen für Empfänger.
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Kontrollkästchen für Empfänger müssen sich anmelden.
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Downloads pro Benutzer — begrenzt bei Bedarf die Anzahl der Downloads.
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Kontrollkästchen für Immer auf die neueste Version der Datei verlinken.
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Benachrichtigungen:
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Checkbox für Mich benachrichtigen, wenn darauf zugegriffen wird.
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Checkbox für Senden Sie mir eine Kopie dieser E-Mail.
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Wählen Sie Speichern.
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Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers in das Textfeld An ein.
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Obwohl der Betreff bereits ausgefüllt ist, können Sie Ersatztext eingeben.
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Geben Sie bei Bedarf eine Nachricht ein.
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Klicken Sie bei Bedarf auf das Kontrollkästchen Betreff und Nachricht speichern.
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Klicken Sie auf Senden.
Die Meldung Freigabe wurde gesendet wird kurz angezeigt.
Linkoptionen
Wählen Sie … , um die Optionen für den Link zu bearbeiten, den Link zu ersetzen oder den Link zu löschen.
Optionen bearbeiten
In den Bearbeitungsoptionenlegen Sie die Parameter für den Empfängerzugriff und die Benachrichtigungen fest.
Zugriffsoptionen
Wählen Sie unter Zugriffsoptionendie Zugriffsparameter für die Empfänger aus.
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Personen mit diesem Link Folgendes erlauben:
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Ansicht — Empfänger können die Datei nur im Vorschaufenster anzeigen.
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Herunterladen — Empfänger können die Datei herunterladen.
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Bearbeiten (Anmeldung erforderlich) — Empfänger können die Datei bearbeiten, müssen sich jedoch entweder mit ihrer Kunden- oder Mitarbeiteranmeldung anmelden.
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Zugriff auf diesen Link:
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Jeder (anonym) — Empfänger können die Datei nur im Vorschaufenster anzeigen.
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Jeder (Name und E-Mail erforderlich) — Empfänger können die Datei herunterladen.
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Kunden- und Mitarbeiterbenutzer(Anmeldung erforderlich) — Dem Empfänger wird ein Anmeldebildschirm angezeigt. Der Empfänger muss ein vorhandener Benutzer (entweder ein Mitarbeiter oder ein Kundenbenutzer) im Konto sein, um sich anmelden und den Inhalt ansehen zu können. Wenn der Empfänger kein Benutzer des Kontos ist, muss das Benutzerkonto für den Empfänger erstellt werden, bevor dieser auf die Datei zugreifen kann.
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Mitarbeiterbenutzer (Anmeldung erforderlich) — Dem Empfänger wird ein Anmeldebildschirm angezeigt. Der Empfänger muss ein vorhandener Mitarbeiterbenutzer im Konto sein, um sich anmelden zu können. Wenn der Empfänger kein Benutzer des Kontos ist, muss das Benutzerkonto für den Empfänger erstellt werden, bevor dieser auf die Datei zugreifen kann.
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DieGültigkeitsdauer des Ansichtszugriffs kann an die verfügbaren Voreinstellungen angepasst werden.
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Die OptionImmer auf die neueste Version dieser Datei verlinken ist standardmäßig ausgewählt. Die aktuelle Version der Dateien wird sofort über den Link verfügbar sein.
Benachrichtigungen
Dieses Kontrollkästchen ist standardmäßig so eingestellt, dass der Absender der Datei Benachrichtigungen erhält, wenn auf die Datei zugegriffen wird. Wenn Sie diese Benachrichtigung nicht erhalten möchten, entfernen Sie das Häkchen in dem Kästchen.
Link ersetzen
Link ersetzen ermöglicht es Ihnen, einen neuen Link mit denselben Berechtigungen zu erstellen. Auf den alten Link kann nicht mehr zugegriffen werden.
Link löschen
Link löschen ermöglicht es Ihnen, den Link unzugänglich zu machen. Ein neuer Link wird erstellt, indem der Share-Prozess erneut gestartet wird.