Microaplicaciones

Integrar Smartsheet

Implemente la integración de Smartsheet para administrar hojas, conversaciones, solicitudes de actualización y archivos adjuntos.

Para obtener información detallada sobre las microaplicaciones de uso inmediato para Smartsheet, consulte Usar las microaplicaciones de Smartsheet.

Nota:

Esta plantilla de integración de Smartsheet se publica en la categoría Citrix Labs . Esto permite mejorar su funcionalidad tras los comentarios iniciales de los clientes. En el caso de las plantillas de Citrix Labs, no hay ningún compromiso de soporte técnico, y el desarrollador ofrece asistencia bajo la premisa de “en la medida de lo posible”. Las plantillas de integración de Citrix Labs se comparten a efectos de prueba y validación. No se recomienda implementarlas en entornos de producción. Las plantillas de Citrix Labs se enumeran en una sección aparte. ¡Su opinión nos interesa! Proporcione comentarios sobre esta plantilla de integración a medida que la utiliza. Para cualquier problema, nuestro equipo también supervisará el foro dedicado a diario.

Revisar requisitos previos

En estos requisitos previos, se entiende que el administrador forma parte de la estructura de integración de Smartsheet de la organización. Esta cuenta de administrador de Smartsheet debe tener privilegios de lectura sin restricciones de la información de usuarios y hojas.

Tras configurar esta integración con Smartsheet, necesitará estos artefactos para agregar la integración en las microaplicaciones de Citrix Workspace:

  • URL base: https://api.smartsheet.com/
  • URL de autorización: https://app.smartsheet.com/b/authorize
  • URL del token: https://api.smartsheet.com/2.0/token
  • ID de cliente: El ID de cliente es la cadena que representa la información de registro del cliente exclusiva del servidor de autorización. Obtendrá esta clave de aplicación al configurar el servidor de OAuth.
  • Secreto: El secreto del cliente es la cadena única emitida al configurar la integración de la aplicación de destino. Obtendrá esta clave de aplicación al configurar el servidor de OAuth.

Nota:

Se recomienda utilizar OAuth 2.0 como método de autenticación del servicio siempre que esté disponible. OAuth 2.0 garantiza que la integración es conforme a los requisitos de seguridad más estrictos con la microaplicación configurada.

Configure Citrix Gateway para que admita Single Sign-On para Blackboard, de modo que, una vez que los usuarios hayan iniciado sesión, no tengan que volver a introducir sus credenciales para registrarse. Para obtener más información acerca de la configuración de SSO, consulte Citrix Gateway Service.

Crear una cuenta de servicio

La integración requiere acceso periódico a su instancia de Smartsheet, por lo que recomendamos crear una cuenta de usuario dedicada. Esta cuenta debe tener los siguientes permisos para su cuenta de servicio: Privilegios de administrador total. Puede ver los permisos o privilegios con https://admin.smartsheet.com.

Para crear una cuenta de servicio, regístrese aquí: https://app.smartsheet.com/b/signup. Compruebe que la cuenta de pago está disponible para crear una nueva cuenta de servicio.

Si ocurre algún problema al configurar la nueva cuenta de servicio, póngase en contacto con el equipo de asistencia de ventas o el equipo de atención al cliente correspondientes: https://www.smartsheet.com/contact/sales?fts=contact.

Acceso a API

El número de solicitudes de API que se pueden realizar a recursos específicos es limitado, por lo que recomendamos lo siguiente:

Las API de Smartsheet están disponibles de forma predeterminada en código abierto.

Configurar el servidor de OAuth

Configure el servidor de OAuth para que lea los datos a través de la integración de Smartsheet.

  1. Vaya a https://developers.smartsheet.com/register/ e introduzca el correo electrónico de administrador de su cuenta de servicio.
  2. Seleccione Register Developer Account.
  3. El administrador de la cuenta de servicio recibirá un mensaje de Smartsheet en la bandeja de entrada.
  4. Seleccione el enlace. Se le dirigirá a https://app.smartsheet.com.
  5. Un cuadro de diálogo le pedirá que cree una nueva aplicación. Seleccione Create New App en la sección de perfil de desarrollador.
  6. Complete los campos obligatorios, incluidos el nombre de la aplicación, la descripción, la URL y el correo electrónico de contacto/asistencia.
  7. Introduzca las siguientes URL de redirección autorizadas para esta aplicación en el campo Redirect URL: https://{yourmicroappserverurl}/admin/api/gwsc/auth/serverContext
  8. Active la casilla de verificación para publicar la aplicación y seleccione Save.
  9. Copie y guarde el ID de cliente y el secreto que aparecen en la pantalla. Utilice estos valores para la autenticación del servicio mientras configura la integración.

Configurar cliente de OAuth

Configure el cliente de OAuth para reescritura de datos a través de la integración de Smartsheet.

  1. Como en el paso 5 anterior, seleccione Create New App en la sección de perfil de desarrollador.
  2. Complete los campos obligatorios, incluidos el nombre de la aplicación, la descripción, la URL y el correo electrónico de contacto/asistencia.
  3. Introduzca las siguientes URL de redirección autorizadas para esta aplicación en el campo Redirect URL: https://{yourmicroappserverurl}/admin/api/gwsc/auth/serviceAction/callback
  4. Active la casilla de verificación para publicar la aplicación y seleccione Save.
  5. Copie y guarde el ID de cliente y el secreto que aparecen en la pantalla. Utilice estos detalles para la autenticación de acciones de servicio mientras configura la integración.
  6. Seleccione Close.

Agregar la integración a las microaplicaciones de Citrix Workspace

Agregue la integración de Smartsheet a las microaplicaciones de Citrix Workspace para conectarse a su aplicación. Las opciones de autenticación están preseleccionadas. Compruebe que estas opciones estén seleccionadas a medida que complete el proceso. Esto proporciona microaplicaciones de uso inmediato con notificaciones y acciones preconfiguradas que se pueden usar desde ya en su espacio de trabajo.

Siga estos pasos:

  1. En la página Integraciones de microaplicaciones, seleccione Agregar nueva integración y Agregar una nueva integración a partir de plantillas proporcionadas por Citrix.
  2. Elija el icono de SmartSheet.
  3. En el campo Nombre de la integración, introduzca un nombre para la misma.
  4. Introduzca los parámetros del conector.
    • Introduzca la URL base de la instancia:
    • Seleccione un icono para la integración en la Biblioteca de iconos, o deje el icono predeterminado.
  5. En Autenticación de servicio, seleccione OAuth 2.0 en el menú Método de autenticación y complete los detalles correspondientes. Las opciones de autenticación están preseleccionadas. Compruebe que estas opciones estén seleccionadas a medida que complete el proceso. Utilice el protocolo de seguridad de OAuth 2.0 para generar tokens de solicitud/autorización para el acceso delegado. Se recomienda utilizar OAuth 2.0 como método de autenticación del servicio siempre que esté disponible. OAuth 2.0 garantiza que la integración es conforme a los requisitos de seguridad más estrictos con la microaplicación configurada.
    1. En el menú Método de autenticación, seleccione OAuth 2.0 y complete los detalles de autenticación.
    2. Seleccione el Encabezado de la autorización en el menú Autorización de token.
    3. La URL de autorización se rellena automáticamente: https://app.smartsheet.com/b/authorize
    4. La URL del token se rellena automáticamente: https://api.smartsheet.com/2.0/token
    5. Para Ámbito, deberá especificarse lo siguiente: ADMIN_SHEETS ADMIN_USERS READ_SHEETS READ_USERS
    6. Introduzca su ID de cliente. El ID de cliente es la cadena que representa la información de registro del cliente exclusiva del servidor de autorización. Obtendrá este ClientId al configurar el servidor de OAuth.
    7. Introduzca su Secreto del cliente. El secreto del cliente es la cadena única emitida al configurar la integración de la aplicación de destino. Obtendrá este secreto al configurar el servidor de OAuth.
  6. En Autenticación de acciones de servicio, habilite la opción Usar autenticación de usuario independiente en Acciones. La autenticación de acciones de servicio autentica en el nivel de acción de servicio. Las opciones de autenticación están preseleccionadas. Compruebe que estas opciones estén seleccionadas a medida que complete el proceso.
    1. En el menú Método de autenticación, seleccione OAuth 2.0 y complete los detalles de autenticación.
    2. Seleccione el Encabezado de la autorización en el menú Autorización de token.
    3. La URL de autorización se rellena automáticamente: https://app.smartsheet.com/b/authorize
    4. La URL del token se rellena automáticamente: https://api.smartsheet.com/2.0/token
    5. Para Ámbito, deberá especificarse lo siguiente: ADMIN_SHEETS ADMIN_USERS SHARE_SHEETS WRITE_SHEETS CREATE_SHEETS ADMIN_WORKSPACES
    6. Introduzca su ID de cliente. El ID de cliente es la cadena que representa la información de registro del cliente exclusiva del servidor de autorización. Obtendrá este ClientID al configurar el cliente de OAuth.
    7. Introduzca su Secreto del cliente. El secreto del cliente es la cadena única emitida al configurar la integración de la aplicación de destino. Obtendrá este secreto al configurar el cliente de OAuth.
  7. Habilite el botón de opción Habilitar la limitación del índice de solicitudes. Introduzca 300 como Cantidad de solicitudes y 1 minuto como Intervalo de tiempo.
  8. El valor de Tiempo de espera de solicitud se establece en 120 de forma predeterminada.
  9. (Optativo) Habilite la opción Registro para conservar un registro de 24 horas con fines de asistencia.
  10. Seleccione Guardar para continuar.

Ya tiene todo listo para configurar y llevar a cabo su primera sincronización de datos.

Sincronización

Debido al límite de llamadas de API, la sincronización incremental se configura para retener solo “List Org Sheets”, “List Org Discussions” y “Get All Org SentUpdateRequests”. Los dispositivos de punto final restantes se desencadenarán como parte de la sincronización completa.

Recomendamos establecer el intervalo de sincronización completa en diario y el intervalo de sincronización incremental en cada 5 minutos para actualizar periódicamente los datos de Smartsheet en la plataforma de microaplicaciones y recibir las notificaciones oportunas. Para obtener información completa acerca de las reglas de sincronización, la sincronización que no cumple con sus reglas de programación y las reglas de veto, consulte Sincronizar datos.

Nota:

El límite de paginación se establece en 100. Los administradores pueden ampliar este límite, en función de las API.

El valor predeterminado para la variable Máximo de páginas que cargar se establece como se muestra a continuación:

Nombre del dispositivo de punto final Valor
List Org Sheets 50
List Groups 10
List Org Discussions 10
Get All Org SentUpdateRequests 10
List Sheets 50
Get Sheets 10
List Sheet Shares 10
List Groups 50

Para obtener más información sobre los dispositivos de punto final de las API y las entidades de tabla, consulte Especificaciones del conector de Smartsheet.

Usar las microaplicaciones de Smartsheet

Las integraciones de las aplicaciones existentes vienen con microaplicaciones de uso inmediato. Comience con estas microaplicaciones y personalícelas conforme a sus exigencias.

Acceder a hojas: Permite ver hojas, compartir una hoja con un usuario o grupo con o sin licencia, agregar una hoja como favorita y permitir a los usuarios ver su hoja individual.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Página Ver todas las hojas Permite a los usuarios buscar hojas compartibles y no compartibles.
Página Detalles de hoja compartible Proporciona una vista para agregar la hoja como favorita, ver la hoja o compartir la hoja con usuarios o grupos con o sin licencia.
Página Detalles de hoja no compartible Proporciona una vista para agregar hoja como favorita y ver la hoja.
Página Detalles de hoja de grupo compartible Proporciona una vista para agregar la hoja como favorita, ver la hoja o compartir la hoja con usuarios o grupos con o sin licencia.
Página Detalles de la hoja de grupo no compartible Proporciona una vista para agregar una hoja de grupo como favorita y ver dicha hoja.

Crear una hoja: Permite crear una nueva hoja con campos y opciones como nombre de hoja, introducir título de columna, seleccionar tipo de columna y seleccionar columna principal.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Página Crear hoja Proporciona un formulario para crear una nueva hoja.

Debate: Sirve para generar notificaciones dirigidas al responsable de la conversación, siempre que haya una respuesta a su hilo de debate.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Notificación Nuevo comentario agregado al debate Cuando se agrega una respuesta o comentario a una conversación existente, el responsable de la conversación recibe una notificación.
Página Detalles de debate Proporciona un formulario para responder al hilo de conversación y ver los comentarios anteriores.

Mis solicitudes de actualización: Permite ver las solicitudes de actualización enviadas y recibidas, con detalles como destinatario, remitente, asunto y estado. Además, cuando un usuario envía una solicitud de actualización a los destinatarios, estos últimos reciben una notificación. Una vez completada la solicitud de actualización, el remitente recibirá una notificación al respecto.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Notificación Solicitud de actualización de Smartsheet recibida Cuando un solicitante pide una solicitud de actualización, el destinatario recibe una notificación.
Notificación Solicitud de actualización de Smartsheet completada Cuando un destinatario completa una solicitud de actualización, el solicitante recibe una notificación.
Página Todas las solicitudes de actualización Permite a los usuarios buscar solicitudes de actualización enviadas y recibidas.
Página Detalles de solicitud de actualización enviada Proporciona una vista procesable de la solicitud de actualización enviada con funcionalidad para eliminar la solicitud de actualización y ver la hoja.
Página Detalles de solicitud de actualización recibida Proporciona una vista de solo lectura de una solicitud de actualización recibida con funcionalidad para ver la hoja.
Página Detalles de solicitud de actualización completada Proporciona una vista de solo lectura de una solicitud de actualización completada con funcionalidad para ver la hoja.

Enviar Smartsheet como datos adjuntos: Sirve para enviar una hoja de Smartsheet como archivo adjunto (PDF o Excel), con detalles como correo electrónico, asunto y mensaje.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Página Ver todas las hojas Permite a los usuarios buscar sus hojas.
Página Detalles de Enviar como correo electrónico Proporciona una vista procesable para enviar una hoja de Smartsheet como archivo adjunto (PDF o Excel) con asunto y/o mensaje.

Compartir con el administrador: La utilizan los usuarios que no son administradores para compartir sus hojas con administradores, con acceso solo de lectura, para desbloquear otras funcionalidades, como acceso a hojas, solicitudes de actualización o debates, y recibir la notificación respectiva. Comparta la hoja con administradores para desbloquear otras acciones y notificaciones de Smartsheet en Workspace, incluidas acciones o notificaciones de solicitud de actualización, notificaciones de debates, y para ver sus hojas.

Nota:

En esta microaplicación, hay una página llamada Compartir hoja con el administrador que contiene un componente de selección llamado Correo electrónico del administrador (el cual no es visible para el usuario final). Este componente se utiliza para compartir hojas de usuario con la cuenta de administrador de su organización. Esta cuenta de administrador es la misma cuenta de servicio que ha configurado en el paso anterior. En el caso de que su organización tenga varias cuentas de servicio/administrador, asegúrese de que este componente Correo electrónico del administrador apunta a la cuenta correcta para que la microaplicación funcione correctamente.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Página Ver todas las hojas Permite a los usuarios buscar en sus hojas y compartirlas con el administrador si es necesario.
Página Detalles de compartir hoja con el administrador Proporciona una vista procesable para compartir una hoja con el administrador, con acceso de solo lectura, y agregar una nota a una hoja ya compartida.
Página Hoja compartida con el administrador Proporciona un mensaje de confirmación al usuario cuando la hoja se comparte con el administrador.

Iniciar un debate: Permite iniciar una conversación a nivel de hoja.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Página Iniciar debate Proporciona una vista procesable para iniciar una conversación a nivel de hoja.