Integrar Workday

Integre con Workday para facilitar el envío de solicitudes, recibir notificaciones sobre el estado de las solicitudes y actuar conforme a las notificaciones.

Integre con Workday para facilitar el envío de solicitudes, recibir notificaciones sobre el estado de las solicitudes y actuar conforme a las notificaciones. Después de completar este proceso, el nivel existente de registros de auditoría persiste, incluidas las acciones llevadas a cabo por el uso de microaplicaciones de Citrix. Utilice el siguiente proceso para habilitar la integración de Workday.

Para obtener una lista completa de las microaplicaciones de Workday de uso inmediato, consulte Usar microaplicaciones de Workday.

Antes de configurar la integración en las microaplicaciones, compruebe que cumple los requisitos previos y, a continuación:

  • Habilite el acceso a la API. Para ello, registre un cliente API, genere y guarde el ID del cliente y el secreto del cliente.
  • Cree informes personalizados.
  • Genere direcciones URL de informe personalizadas.
  • Configure enlaces profundos en Workspace.
  • Modifique el proceso de negocio para solicitudes de tiempo libre.
  • Administre los permisos de grupos de seguridad.

Revisar requisitos previos

Este proceso de configuración requiere que tenga una cuenta de administrador y los siguientes privilegios de cuenta de servicio para el conector de Workday.

  • Acceso a la creación de informes personalizados no temporales.
  • Acceso a API de RR HH, integraciones, gestión del rendimiento, gestión de recursos e informes personalizados.
  • Para descargar datos de hitos, parte del proceso de configuración de enlaces profundos, necesita los siguientes grupos de seguridad asignados al administrador:
    • Administrador de Recursos Humanos
    • Administrador de la información
  • Configure Citrix Gateway para que admita Single Sign-On para Workday, de modo que, una vez que los usuarios hayan iniciado sesión, no tengan que volver a introducir sus credenciales para registrarse. Siga las instrucciones indicadas en Configuración de Single Sign-On de Workday. Para obtener más información acerca de la configuración de Single Sign-On, consulte Citrix Gateway Service.

Después de configurar esta integración en Workday, necesitará estos artefactos para introducir estas credenciales de cuenta cuando configure la integración en microaplicaciones:

  • dirección URL
  • Nombre de usuario
  • Arrendatario
  • Password
  • ID de cliente
  • Secreto del cliente
  • Dispositivo de punto final de API REST de Workday
  • Dispositivo de punto final del token
  • Dispositivo de punto final de autorización
  • Direcciones URL de informe personalizadas recopiladas

Registrar el cliente API de Workday

Registre un cliente API para generar un ID de cliente y un secreto del cliente para cada entorno. Si tiene varios entornos, debe registrar un cliente API para cada entorno individual.

  1. Inicie sesión en Workday como administrador y busque Register API Client. Complete los campos obligatorios:

    • Introduzca su nombre de cliente.
    • Seleccione Authorization Code Grant para Client Grant Type.
    • Seleccione Bearer para Access Token Type.
    • Introduzca el URI de redirección: https://{yourmicroappserverurl}/app/api/auth/serviceAction/callback
    • Introduzca el valor 300 en Refresh Token Timeout (in days).
    • Seleccione lo siguiente en Scope (Functional Areas):
      • Organizaciones y funciones
      • Personal
      • Arrendatario no configurable
  2. Seleccione OK. Se generan el ID del cliente y el secreto del cliente. Guárdelos para usarlos durante el proceso de configuración.

  3. Seleccione Done para completar y salir.

Crear informes personalizados

Puede crear informes personalizados en Workday para cada uno de los siguientes informes. Descargue las hojas de cálculo adjuntas y complete los detalles exactamente como se describe en la hoja de cálculo. Si algún detalle introducido difiere del informe proporcionado, el proceso no funciona. Por ejemplo, si utiliza un nombre incorrecto, se genera el informe, pero no se descargan los datos.

  1. Abra una de las siguientes hojas de cálculo de informe personalizado:

  2. En Workday, busque Create Custom Report.
  3. Introduzca un nombre de informe. Este nombre debe ser idéntico a la hoja de cálculo del informe para el que quiere crear una dirección URL.
  4. Seleccione Advanced en Report Type.
  5. Introduzca el origen de datos. Este valor debe ser idéntico a la hoja de cálculo del informe para el que quiere crear una dirección URL.
  6. Marque la casilla Enable As Web Service.
  7. Seleccione OK.

    El informe personalizado se abre sin rellenar, excepto en los tres campos especificados.

  8. Complete los detalles exactamente como se describe en la hoja de cálculo. Preste atención a los encabezados. Los encabezados coinciden con las fichas de la interfaz de usuario de Workday.
  9. El campo Column Heading Override XML Alias se genera automáticamente a medida que se rellenan las columnas. Compruebe que el valor de Column Heading Override XML Alias coincide con las instrucciones de la hoja de cálculo. Este valor suele variar.
  10. Seleccione OK. Se crea el informe personalizado.

Generar direcciones URL de informe personalizadas

Para descargar datos y generar notificaciones para los informes personalizados, debe generar las URL de los informes personalizados y descargar el WSDL. Necesita estas URL para completar el procedimiento de configuración de las microaplicaciones.

  1. En Workday, abra un informe personalizado que haya creado.
  2. Seleccione Actions y seleccione el nombre del informe para abrir la configuración.
  3. Seleccione Actions > Web Service > View URLs > WSDLs.
  4. Introduzca cualquier fecha en el campo Entered On.
  5. Haga clic con el botón secundario en el enlace WSDL, bajo la sección XML de Workday, y seleccione Copy URL. (URL de ejemplo: https://wd2-impl-services1.workday.com/ccx/service/customreport2/empresa_arrendatario/nombre_usuario/nombre_informe?wsdl)

Guarde la URL para utilizarla cuando configure la microaplicación en el procedimiento de agregar la integración a las microaplicaciones de Citrix Workspace.

Configurar enlace profundo en Workspace

Si se le remite a este artículo, póngase en contacto con su administrador y solicite que configure enlaces profundos para las microaplicaciones de Citrix Workspace en Workday.

Los siguientes casos de uso requieren los enlaces profundos correspondientes. Por ejemplo, si su dominio es impl.workday.com y su arrendatario es citrix_gms2v, la URL de Crear informe de gastos es https://impl.workday.com/citrix_gms2/d/task/2997$995.htmld:

  • Crear informe de gastos https://your_domain/your_tenant/d/task/2997$995.htmld

  • Crear hito https://your_domain/your_tenant/d/task/2998$8704.htmld

  • Crear cambio de trabajo https://your_domain/your_tenant/d/task/2997$4819.htmld

  • Aprobar o denegar cambio de trabajo (solicitudes de cambio de trabajo) https://your_domain/your_tenant/d/unifiedinbox/initialinbox/2998$17139.htmld

Nota:

Si no tiene estos datos almacenados, inicie sesión en su cuenta de Workday y cópielos desde la URL. Estos enlaces profundos deben configurarse con cada integración recién agregada.

Modificar el proceso de negocio para solicitudes de tiempo libre

El proceso de negocio establecido para crear solicitudes de tiempo libre depende del arrendatario de Workday que esté utilizando. Modifique ese proceso de negocio como se muestra en los pasos siguientes.

  1. En Workday, busque bp: request time off y seleccione Request Time Off for Global Modern Services.
  2. Vaya a Actions > Business Process > Edit Definition.
  3. No cambie la fecha en vigor a menos que sea necesario y seleccione OK.
  4. En Business Process Steps, seleccione el icono + para agregar una nueva fila.
  5. Escriba b en Order.
  6. Escriba Approval en Type.
  7. Seleccione Manager para Group en el menú.
  8. Seleccione OK y, a continuación, Done.

Administrar los permisos de grupos de seguridad

Para habilitar los permisos de seguridad adecuados para el grupo de seguridad, complete dos procedimientos. Primero agregue permisos al grupo y active la configuración. A continuación, agregue el grupo de seguridad para ver toda la lista y activar la configuración.

Agregar y activar permisos de integración

  1. En Workday, busque view security group.
  2. Busque el grupo de seguridad que necesita, selecciónelo y seleccione OK.
  3. Vaya a Actions > Security Group > Maintain Security Permissions.
  4. En la sección de permisos de integración, busque la siguiente lista de permisos en el campo Domain Security Policies permitting Get access y agréguelos todos. No use dos puntos (:) en su búsqueda:

    Permisos de integración de Workday

    • Administrar: Integración de la organización
    • Datos de trabajador: Informes de trabajadores públicos
    • Configurar: Categorías de gasto
    • Datos de trabajador: Informes de recuento de personal
    • Administración de procesos de negocio
    • Informes de procesos de negocio
    • Configuración: Elemento de gasto
    • Proceso: Pedido de compra — Ver
    • Proceso: Informe de gastos — Ver
    • Datos de trabajador: Empleados activos
    • Datos de trabajador: Información de personal actual
    • Datos de trabajador: Tiempo libre (Saldos de tiempo libre)
    • Datos de trabajador: Tiempo libre (Tiempo libre)
    • Datos de trabajador: Tiempo libre
  5. Seleccione OK, revise la información y, a continuación, haga clic en Done.
  6. Busque Activate Pending Security Policy Changes.
  7. En el campo Comment, escriba Activate y seleccione OK.
  8. Marque la casilla de verificación Confirm y, a continuación, seleccione OK. Los permisos se han actualizado y activado.

Agregar y activar grupo de seguridad para ver toda la lista

  1. Busque bp:change job y seleccione Change Job for Global Modern Services.
  2. Vaya a Actions > Business Process > Edit.

    Pantalla del proceso de negocio de Workday

  3. Vaya a la sección View All. Agregue el grupo de seguridad a la lista de grupos de seguridad que pueden ver todos.
  4. Seleccione OK y, a continuación, Done.
  5. Busque Activate Pending Security Policy Changes.
  6. En el campo Comment, escriba Activate y seleccione OK.
  7. Marque la casilla de verificación Confirm y, a continuación, seleccione OK. Los permisos se han actualizado y activado.

Para ver el grupo de seguridad, haga clic en View security group y seleccione el grupo de seguridad. Ahora hay dos fichas: Domain Security Policy Permissions y Business Process Security Policy Permissions.

Agregar la integración a las microaplicaciones de Citrix Workspace

Agregue la integración de Workday a las microaplicaciones de Citrix Workspace para conectarse a su aplicación. Esto proporciona microaplicaciones de uso inmediato con notificaciones y acciones preconfiguradas que se pueden usar desde ya en su espacio de trabajo.

Siga estos pasos:

  1. En la página de descripción general, seleccione Introducción.

    Se abrirá la página Administrar integraciones.

  2. Seleccione Agregar nueva integración y Agregar una nueva integración a partir de plantillas proporcionadas por Citrix.
  3. Seleccione el mosaico de Workday.
  4. Introduzca un nombre para la integración.

    parámetros de conector de workday, URL, arrendatario, ID de cliente, secreto del cliente, nombre de usuario, contraseña

  5. Introduzca los parámetros del conector que recopiló como requisitos previos.
    • Introduzca la URL de su instancia.
    • Introduzca su ubicación de arrendatario de Workday.
    • Introduzca su ID de cliente y el secreto de cliente obtenidos en el procedimiento de requisitos previos.
    • Introduzca el nombre de usuario y la contraseña.
    • Introduzca el número de días para cargar para establecer el límite de días al cargar datos.
  6. Cambie el valor de ¿Activar el módulo de días libres? a si piensa crear solicitudes de días libres que Workday calcule y desea que se descarguen datos y se generen notificaciones basándose en los datos. Ha recopilado estas URL en el procedimiento Obtener URL de informe personalizado.

    • Introduzca la URL de informe personalizado para URL del informe de detalles de solicitudes de días libres.
    • Introduzca la URL de informe personalizado para la ruta de del informe de tipos de tiempo libre por plan.
    • Introduzca la URL de informe personalizado para URL del informe de registros de eventos para solicitudes de días libres.
  7. Cambie el valor de ¿Descargar elementos de la bandeja de entrada (informe de gastos, cambio de trabajo)? a si piensa crear solicitudes de cambio de trabajo e informes de gastos que Workday calcule y quiere que se descarguen datos y se generen notificaciones basándose en los datos. Ha recopilado estas URL en el procedimiento Obtener URL de informe personalizado.

    • Introduzca la URL de informe personalizado para URL del informe de registros de eventos para cambio de trabajo.
    • Introduzca la URL de informe personalizado para URL del informe de registros de eventos para gastos.
    • Introduzca la URL de informe personalizado para URL del informe de actividades de dotación de plantilla.

    parámetros de conector de workday, URL, arrendatario, ID de cliente, secreto del cliente, nombre de usuario, contraseña

  8. Seleccione Agregar.

Se abrirá la página Integraciones de microaplicaciones con la integración agregada y sus microaplicaciones. Desde aquí, puede agregar otra integración, seguir configurando sus microaplicaciones de uso inmediato o crear una nueva microaplicación para esta integración.

Ya tiene todo listo para configurar y llevar a cabo su primera sincronización de datos. Como se puede extraer una gran cantidad de datos de la aplicación integrada y transferirla a la plataforma de microaplicaciones, le recomendamos utilizar la página Tabla para filtrar entidades relacionadas con la primera sincronización de datos y, así, acelerar la sincronización.

Para obtener más información, consulte Verificar las entidades necesarias y Establecer sincronización de datos en el artículo Configurar la integración.

Para obtener información detallada sobre los dispositivos de punto final de las API y las entidades de tabla, consulte Especificaciones del conector de Workday.

Usar microaplicaciones de Workday

Las integraciones de las aplicaciones existentes vienen con microaplicaciones de uso inmediato. Comience con estas microaplicaciones y personalícelas conforme a sus exigencias. Nuestra integración de Workday incluye las siguientes microaplicaciones preconfiguradas de uso inmediato:

Solicitud de cambio de trabajo: Permite ver y aprobar solicitudes de cambio de trabajo.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Notificación Nueva solicitud de cambio de trabajo por aprobar Cuando se envía una nueva solicitud de aprobación de cambio de trabajo, el aprobador recibe una notificación.
Página Aprobación de solicitud de cambio de trabajo Proporciona un formulario accionable con una vista detallada de una solicitud de cambio de trabajo.
Página Solicitud de cambio de trabajo por aprobar Proporciona una vista de solo lectura de las solicitudes de cambio de trabajo de un aprobador en espera de aprobación.

Crear solicitud de cambio de trabajo: Permite crear una solicitud de cambio de trabajo.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Página Crear solicitud de cambio de trabajo Proporciona una página para crear una solicitud de cambio de trabajo. Debe configurar un enlace profundo para las microaplicaciones de Citrix Workspace en Workday.

Crear informe de gastos: Permite crear un informe de gastos.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Página Crear informe de gastos Proporciona un formulario para crear un informe de gastos. Debe configurar un enlace profundo para las microaplicaciones de Citrix Workspace en Workday.

Crear hito: Permite crear un hito.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Página Crear hito Proporciona un formulario para crear un hito. Debe configurar un enlace profundo para las microaplicaciones de Citrix Workspace en Workday.

Crear solicitud de días libres: Permite enviar una solicitud de días libres pagados.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Página Solicitar días libres Proporciona un formulario para crear una solicitud de días libres pagados. Este formulario permite elegir el tipo de días libres, las fechas de inicio y finalización y, opcionalmente, permite agregar comentarios.

Informes de gastos: Permite consultar y aprobar informes de gastos.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Notificación Nuevo informe de gastos por aprobar Cuando se envía una nueva solicitud de aprobación de gastos, el aprobador recibe una notificación.
Página Aprobación del informe de gastos Proporciona un formulario accionable con una vista detallada de un informe de gastos.
Página Informes de gastos por aprobar Proporciona una vista de solo lectura de las solicitudes de informes de gastos de un aprobador en espera de aprobación.

Hitos: Permite ver detalles y recibir actualizaciones de los hitos.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Notificación Actualización del estado del hito Cuando se actualiza un hito, el empleado al que está asignado recibe una notificación.
Detalle del hito Proporciona una vista detallada de todos los hitos de un usuario.
Hitos Proporciona una lista de los hitos de un usuario en la que se puede buscar.

Mis gastos: Permite ver una lista personalizada de informes de gastos con detalles y conceptos de gastos individuales.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Notificación Actualización del estado de los gastos Cuando cambia el estado de un gasto, el propietario del gasto recibe una notificación.
Página Detalles del informe de gastos Proporciona una vista detallada de todos los gastos de un usuario.
Página Detalles por línea del informe de gastos Proporciona una vista desglosada de uno de los gastos del usuario.
Página Mis gastos Proporciona una vista de solo lectura de los gastos de un usuario.

Mis solicitudes de días libres: Permite ver una lista personalizada de las solicitudes de días libres.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Notificación Estado de solicitud de días libres actualizado Cuando cambia el estado de una solicitud de días libres, el propietario de la solicitud recibe una notificación.
Página Mis solicitudes de días libres Proporciona una vista de solo lectura de las solicitudes de días libres activas de un usuario, incluido su estado y el momento en que se enviaron.
Página Detalles de la solicitud de días libres Proporciona una vista detallada de todas las solicitudes de días libres de un usuario.

Órdenes de compra: Permite ver órdenes de compra con los detalles correspondientes.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Página Mis órdenes de compra Proporciona una vista de solo lectura de las órdenes de compra activas de un usuario.
Página Detalles de la orden de compra Proporciona una vista detallada de todas las órdenes de compra de un usuario.

Saldo de días libres: Permite ver una lista personalizada de los días libres restantes.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Página Saldo de días libres Proporciona una vista de solo lectura de los días libres restantes de un usuario.

Solicitudes de días libres: Permite ver y aprobar las solicitudes de días libres pagados.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Notificación Nuevos días libres por aprobar Cuando se envía una nueva solicitud de aprobación de días libres, el aprobador recibe una notificación.
Página Aprobación de solicitudes de días libres Proporciona un formulario accionable con una vista detallada de una solicitud de días libres.
Página Solicitudes de días libres por aprobar Proporciona una vista de solo lectura de las solicitudes de días libres de un aprobador en espera de aprobación.