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Integrar Workday

June 9, 2022
Contribución de: 
C

Integre con Workday para facilitar el envío de solicitudes, recibir notificaciones sobre el estado de las solicitudes y actuar conforme a las notificaciones. Después de completar este proceso, el nivel existente de registros de auditoría persiste, incluidas las acciones llevadas a cabo por el uso de microaplicaciones de Citrix. Utilice el siguiente proceso para habilitar la integración de Workday. Para obtener una lista completa de las microaplicaciones de Workday de uso inmediato, consulte Usar microaplicaciones de Workday.

Nota:

Ofrecemos dos plantillas para la integración de Workday. Recomendamos utilizar la integración HTTP más reciente en la mayoría de los casos de uso, ya que ofrece mayor capacidad para configurar la estructura de datos en caché. Para obtener información detallada sobre las microaplicaciones disponibles en cada integración, consulte Usar microaplicaciones de Workday.

En estas instrucciones, se describe cómo configurar la nueva integración de plantillas HTTP. Si necesita información acerca de la plantilla antigua, consulte Agregar la integración antigua. Un resumen rápido del proceso:

  1. Antes de configurar la integración en las microaplicaciones, compruebe que cumple los requisitos previos y, a continuación, complete los procedimientos que se describen detalladamente a continuación:

    • Habilite el acceso a la API. Para ello, registre un cliente API, genere y guarde el ID del cliente y el secreto del cliente.
    • Cree informes personalizados.
    • Genere la ruta a los dispositivos de punto final de los informes personalizados
    • Filtre tipos de días libres para restringir las microaplicaciones de DL a tipos de días libres específicos.
    • Configure enlaces profundos en Workspace.
    • Modifique el proceso de negocio para solicitudes de tiempo libre.
    • Administre los permisos de grupos de seguridad.
    • Identifique la URL, la URL de instancia y el arrendatario.
  2. Configure la integración de Workday. Para obtener más información, consulte Agregar la integración de Workday a las microaplicaciones de Citrix Workspace.
  3. Configure los parámetros de las acciones de servicio. Para obtener más información, consulte Reemplazar variables de carga de datos y acción de servicio.

Si necesita ayuda, consulte nuestro artículo Solucionar errores comunes en la integración de Workday.

Revisar requisitos previos

Este proceso de configuración requiere que tenga una cuenta de administrador y los siguientes privilegios de cuenta de servicio para el conector de Workday.

  • Acceso a la creación de informes personalizados no temporales.
  • Acceso a API de RR. HH., integraciones, gestión del rendimiento, gestión de recursos e informes personalizados.
  • Para descargar datos de hitos, parte del proceso de configuración de enlaces profundos, necesita los siguientes grupos de seguridad asignados al administrador:
    • Administrador de Recursos Humanos
    • Administrador de la información
  • Configure Citrix Gateway para que admita Single Sign-On para Workday, de modo que, una vez que los usuarios hayan iniciado sesión, no tengan que volver a introducir sus credenciales para registrarse. Siga las instrucciones que se indican en Configuración de Single Sign-On de Workday. Para obtener más información acerca de la configuración de SSO, consulte Citrix Gateway Service.

Después de configurar esta integración en Workday, necesitará estos artefactos para introducir estas credenciales de cuenta cuando configure la integración en microaplicaciones:

  • URL
  • Nombre de usuario (nombre de usuario de Workday)
  • Contraseña (contraseña de Workday)
  • Arrendatario de Workday
  • ID de cliente
  • Secreto del cliente
  • Dispositivo de punto final de API de REST de Workday
  • Dispositivo de punto final del token
  • Dispositivo de punto final de autorización
  • Direcciones URL de informe personalizadas recopiladas

Registrar el cliente API de Workday

Registre un cliente API para generar un ID de cliente y un secreto del cliente para cada entorno. Si tiene varios entornos, debe registrar un cliente API para cada entorno individual. Para la integración de Workday, debe agregar dos direcciones URL de respuesta diferentes. Esto significa que debe registrar dos clientes API: uno para acciones de usuario y el otro para sincronización. Realice este procedimiento dos veces. Una vez para Autenticación de Servicio y, a continuación, para Autenticación de acciones de servicio Tienen direcciones URL de respuesta diferentes. Para la plantilla de integración antigua, realice solo la segunda operación para registrar el cliente.

Configurar el servidor de OAuth

Configure el servidor de OAuth para que lea los datos a través de la integración. Utilice estos detalles para la autenticación de servicio mientras configura la integración. Esto solo se hace para la integración HTTP.

  1. Inicie sesión en Workday como administrador y busque Register API Client. Complete los campos obligatorios:

    • Introduzca su nombre de cliente.
    • Seleccione Authorization Code Grant para Client Grant Type.
    • Seleccione Bearer para Access Token Type.
    • Introduzca el URI de redirección: https://{yourmicroappserverurl}/admin/api/gwsc/auth/serverContext. La respuesta depende de la aplicación de destino, y se puede encontrar en la barra de direcciones URL al crear la integración. La sección {yourmicroappserverurl} se compone de una parte de arrendatario, una parte de región y una parte de entorno: https://{tenantID}.{region(us/eu/ap-s)}.iws.cloud.com.
    • Introduzca el valor 300 en Refresh Token Timeout (in days).
    • Seleccione lo siguiente en Scope (Functional Areas):
      • Organizaciones y funciones
      • Personal
      • Arrendatario no configurable
  2. Seleccione Aceptar. Se generan el ID del cliente y el secreto del cliente. Guárdelos para usarlos durante el proceso de configuración. Utilice estos detalles para la autenticación de servicio mientras configura la integración.
  3. Seleccione Done para completar y salir.

Configurar cliente de OAuth

Configure el cliente de OAuth para reescritura de datos a través de la integración. Utilice estos detalles para la autenticación de acciones de servicio mientras configura la integración.

  1. Inicie sesión en Workday como administrador y busque Register API Client. Complete los campos obligatorios:

    • Introduzca su nombre de cliente.
    • Seleccione Authorization Code Grant para Client Grant Type.
    • Seleccione Bearer para Access Token Type.
    • Introduzca el URI de redirección: https://{yourmicroappserverurl}/app/api/auth/serviceAction/callback. La respuesta depende de la aplicación de destino, y se puede encontrar en la barra de direcciones URL al crear la integración. La sección {yourmicroappserverurl} se compone de una parte de arrendatario, una parte de región y una parte de entorno: https://{tenantID}.{region(us/eu/ap-s)}.iws.cloud.com.
    • Introduzca el valor 300 en Refresh Token Timeout (in days).
    • Seleccione lo siguiente en Scope (Functional Areas):
      • Organizaciones y funciones
      • Personal
      • Arrendatario no configurable
  2. Seleccione Aceptar. Se generan el ID del cliente y el secreto del cliente. Guárdelos para usarlos durante el proceso de configuración. Utilice estos detalles para la autenticación de acciones de servicio mientras configura la integración.
  3. Seleccione Done para completar y salir.

Pruebe las llamadas API

En este nuevo artículo, se enumera todas las llamadas API de Workday y se proporciona una descripción detallada de cómo probar si todos los dispositivos de punto final de la instancia de Workday están listos para estas llamadas. Para obtener más información, consulte Probar llamadas API de Workday.

Crear informes personalizados

Puede crear informes personalizados en Workday para cada uno de los siguientes informes. Descargue las hojas de cálculo adjuntas y complete los detalles exactamente como se describe en la hoja de cálculo. Si algún detalle introducido difiere del informe proporcionado, el proceso no funciona. Por ejemplo, si utiliza un nombre incorrecto, se genera el informe, pero no se descargan los datos.

Los informes siguientes son los informes actuales. Cuando agregamos nuevos dispositivos de punto final a esta integración, se agregan aquí en la documentación del producto.

  1. Abra una de las siguientes hojas de cálculo de informe personalizado:

  2. En Workday, busque Create Custom Report.
  3. Introduzca un nombre de informe. Este nombre debe ser idéntico a la hoja de cálculo del informe para el que quiere crear una dirección URL.
  4. Seleccione Advanced en Report Type.
  5. Introduzca el origen de datos. Este valor debe ser idéntico a la hoja de cálculo del informe para el que quiere crear una dirección URL.
  6. No marque la casilla de verificación Optimized for Performance.
  7. No active la casilla de verificación Temporary Report.
  8. Marque la casilla Enable As Web Service.

  9. Seleccione Aceptar.

    El informe personalizado se abre sin rellenar, excepto en los tres campos especificados.

  10. Complete los detalles exactamente como se describe en la hoja de cálculo. Preste atención a los encabezados. Los encabezados coinciden con las fichas de la interfaz de usuario de Workday.
  11. El campo Column Heading Override XML Alias se genera automáticamente a medida que se rellenan las columnas. Compruebe que el valor de Column Heading Override XML Alias coincide con las instrucciones de la hoja de cálculo. Este valor suele variar.
  12. Seleccione Aceptar. Se crea el informe personalizado.

Generar la ruta a los dispositivos de punto final de los informes personalizados

La ruta de informe personalizado se obtiene a través del WSDL generado en el procedimiento anterior. Utilícela cuando introduzca la URL del informe personalizado para Time off types per plan report path y Event records for milestone path en el procedimiento de configuración.

  1. Abra el enlace WSDL generado en su explorador.
  2. Desplácese hasta la parte inferior y busque dos URL. La segunda tiene el nombre ReportREST. Esta es la que queremos usar.
  3. Copie la ruta de acceso de esta URL y úsela al configurar la integración de Workday. (Ruta de ejemplo: </ccx/service/customreport2/company_tenant/user_name/report_name>.

Filtrar tipos de días libres

Restringe las microaplicaciones de días libres a tipos de tiempo libre específicos, como vacaciones o baja por enfermedad. Si ha creado los siguientes informes personalizados en Workday, deberá crear campos calculados en Workday y filtrar los informes personalizados mediante los procedimientos siguientes.

  • Event records for time off requests
  • Absence requests
  • All time offs and balance

Crear campos calculados para la microaplicación Solicitudes de días libres

Deberá crear dos campos calculados. El primer campo calculado sirve para obtener el tipo de ausencia del evento de tiempo libre, de manera que esté disponible en el segundo campo calculado. El segundo campo calculado se utiliza como filtro en el informe personalizado.

  1. Inicie sesión en su instancia de Workday y busque create calculated field.
  2. Complete todos los campos:
    • Field Name. Escriba un nombre para el campo calculado. Hemos llamado a nuestro informe SANDOVAL CF LKP Absence Type a partir de este formato: {(autor del informe) (cf=campo calculado) (lkp=valor relacionado de búsqueda) (valores que este campo devuelve)}.
    • Business Object. Busque y seleccione un evento de tiempo libre (Time Off Event), Queremos que nuestro campo calculado forme parte de este objeto de negocio.
    • Function. Busque y seleccione un valor relacionado de búsqueda (Lookup Related Value).
  3. Seleccione OK en la parte inferior izquierda.
  4. En la ficha Calculation, complete estos campos:
    • Lookup field. Busque y seleccione un evento de tiempo libre (Time Off Event).
    • Return Value. Busque y seleccione tipos de tiempo libre para eventos de tiempo libre (Time Off Types for Time Off Event).
  5. Seleccione OK y, a continuación, Done.

Habrá creado un campo calculado. Ahora, vamos a crear el segundo campo que obtiene el evento de días libres y que servirá de filtro.

  1. De nuevo, desde la instancia de Workday busque create calculated field.
  2. Complete todos los campos:
    • Field Name. Escriba un nombre para el campo calculado. Por ejemplo, SANDOVAL CF LKP Time Off Event for Business Process a partir de este formato: {(autor del informe) (cf=campo calculado) (lkp=valor relacionado de búsqueda) (valores que este campo devuelve)}.
    • Business Object. Busque y seleccione un evento de acción (Action Event). Queremos que nuestro campo calculado forme parte de este objeto de negocio.
    • Function. Busque y seleccione un valor relacionado de búsqueda (Lookup Related Value).
  3. Seleccione OK en la parte inferior izquierda.
  4. En la ficha Calculation, complete estos campos:
    • Lookup field. Busque y seleccione un evento de tiempo libre (Time Off Event).
    • Returned Value. Busque y seleccione el primer campo calculado que creó. En nuestro ejemplo, SANDOVAL CF LKP Absence Type.
  5. Seleccione OK y, a continuación, Done.

Filtrar un informe personalizado mediante el campo calculado para la microaplicación Solicitudes de días libres

Agregue un filtro al informe personalizado relacionado con la aprobación de días libres mediante el nuevo campo calculado que acaba de crear para incluir en la lista de permitidos tipos de días libres, lo que le permitirá obtener todos los tipos de días libres seleccionados.

  1. En su instancia de Workday, busque Edit Custom Report y seleccione un informe personalizado relacionado con las aprobaciones de días libres. En nuestro caso, los registros de eventos para solicitudes de días libres (Event Records for Time Off Requests).
  2. Seleccione la ficha Filter y + para agregar nuevos filtros.
  3. Complete estos campos:
    • And/Or And
    • Field Busque y seleccione el segundo campo calculado que creó; en nuestro ejemplo, SANDOVAL CF LKP Time Off Event for Business Process.
    • Operator Busque y seleccione cualquiera en la lista de selección (any in the selection list).
    • Comparison Type Busque y seleccione “valor especificado en este filtro” (Value specified in this filter).
    • Comparison Value Busque y seleccione los tipos de días libres que quiera incluir en la lista de permitidos. Por ejemplo:
      • Annual Leave (Days)/Vacaciones anuales (días)
      • Annual Leave (Statutory)/Vacaciones anuales (por ley)
      • Personal Leave (Days)/Libre disposición (días)
      • Sick (Days)/Enfermedad (días)
      • Time Off/Tiempo libre
  4. Seleccione OK para guardar.

Nota:

Para bloquear Tipos de días libres, cambie el campo: *Operator a ninguno de la lista de selección (none of the selection list). De este modo, se impide que la integración obtenga cualquier tipo de días libres seleccionado.

Filtrar un informe personalizado mediante un campo existente para las microaplicaciones Crear solicitudes de días libres y Mis solicitudes de días libres

Filtrar informe personalizado: All time offs and balance.

Nota:

Se recomienda utilizar los mismos tipos de días libres en todos los informes personalizados. De esta forma, si decide incluir el resultado en la lista de permitidos o bloquearlo, los valores de valor de comparación (Comparison Value) serán los mismos para todos los informes personalizados.

  1. En su instancia de Workday, busque Edit Custom Report y seleccione un informe personalizado relacionado con las aprobaciones de días libres. En nuestro caso, All time offs and balance.
  2. Seleccione la ficha Filter y + para agregar nuevos filtros.
  3. Complete estos campos:
    • And/Or And
    • Field Busque y seleccione el informe personalizado Time Off Type.
    • Operator Busque y seleccione en la lista de selección (in the selection list).
    • Comparison Type Busque y seleccione “valor especificado en este filtro” (Value specified in this filter).
    • Comparison Value Busque y seleccione los tipos de días libres que quiera incluir en la lista de permitidos. Por ejemplo:
      • Annual Leave (Days)/Vacaciones anuales (días)
      • Annual Leave (Statutory)/Vacaciones anuales (por ley)
      • Personal Leave (Days)/Libre disposición (días)
      • Sick (Days)/Enfermedad (días)
      • Time Off/Tiempo libre
  4. Seleccione OK para guardar.

Filtrar informe personalizado: Absence requests.

  1. En su instancia de Workday, busque Edit Custom Report y seleccione un informe personalizado relacionado con las aprobaciones de días libres. En nuestro caso, Absence requests.
  2. Seleccione la ficha Subfilter y + para agregar nuevos subfiltros, de forma similar a con la que agregó filtros.
  3. Complete estos campos:
    • And/Or And
    • Field Busque y seleccione el informe personalizado Time Off Type for Time Off Entry.
    • Operator Busque y seleccione en la lista de selección (in the selection list).
    • Comparison Type Busque y seleccione “valor especificado en este filtro” (Value specified in this filter).
    • Comparison Value Busque y seleccione los tipos de días libres que quiera incluir en la lista de permitidos. Por ejemplo:
      • Paid Time Off (Days)/Días libres
      • Sick (Days)/Enfermedad (días)
      • Sick (Hours)/Enfermedad (horas)
  4. Seleccione OK para guardar.

Configurar enlace profundo en Workspace

Si se le remite a este artículo, póngase en contacto con su administrador y solicite que configure enlaces profundos para las microaplicaciones de Citrix Workspace en Workday.

Los siguientes casos de uso requieren los enlaces profundos correspondientes. Por ejemplo, si su dominio es impl.workday.com y su arrendatario es citrix_gms2v, la URL de Crear informe de gastos es https://impl.workday.com/citrix_gms2/d/task/2997$995.htmld:

  • Crear informe de gastos https://your_domain/your_tenant/d/task/2997$995.htmld

  • Crear cambio de trabajo https://your_domain/your_tenant/d/task/2997$4819.htmld

  • Aprobar o denegar cambio de trabajo (solicitudes de cambio de trabajo) https://your_domain/your_tenant/d/unifiedinbox/initialinbox/2998$17139.htmld

Nota:

Si no tiene estos datos almacenados, inicie sesión en su cuenta de Workday y cópielos desde la URL. Estos enlaces profundos deben configurarse con cada integración recién agregada.

Modificar el proceso de negocio para solicitudes de tiempo libre

El proceso de negocio establecido para crear solicitudes de tiempo libre depende del arrendatario de Workday que esté utilizando. Modifique ese proceso de negocio como se muestra en los pasos siguientes.

  1. En Workday, busque bp: request time off y seleccione Request Time Off for Global Modern Services.
  2. Vaya a Actions > Business Process > Edit Definition.
  3. No cambie la fecha en vigor a menos que sea necesario y seleccione OK.
  4. En Business Process Steps, seleccione el icono + para agregar una nueva fila.
  5. Escriba b en Order.
  6. Escriba Approval en Type.
  7. Seleccione Manager para Group en el menú.
  8. Seleccione OK y, a continuación, Done.

Administrar los permisos de grupos de seguridad

Para habilitar los permisos de seguridad adecuados para el grupo de seguridad, complete dos procedimientos. Primero agregue permisos al grupo y active la configuración. A continuación, agregue el grupo de seguridad para ver toda la lista y activar la configuración.

Agregar y activar permisos de integración

  1. En Workday, busque view security group.
  2. Busque el grupo de seguridad que necesita, selecciónelo y seleccione OK.
  3. Vaya a Actions > Security Group > Maintain Security Permissions.

  4. En la sección de permisos de integración, busque la siguiente lista de permisos en el campo Domain Security Policies permitting Get access y agréguelos todos. No use dos puntos (:) en su búsqueda:

    Permisos de integración de Workday

    • Administrar: Integración de la organización
    • Datos de trabajador: Informes de trabajadores públicos
    • Configurar: Categorías de gasto
    • Datos de trabajador: Informes de recuento de personal
    • Administración de procesos de negocio
    • Informes de procesos de negocio
    • Configuración: Elemento de gasto
    • Proceso: Pedido de compra — Ver
    • Proceso: Informe de gastos — Ver
    • Datos de trabajador: Empleados activos
    • Datos de trabajador: Información de personal actual
    • Datos de trabajador: Tiempo libre (Saldos de tiempo libre)
    • Datos de trabajador: Tiempo libre (Tiempo libre)
    • Datos de trabajador: Tiempo libre
    • Informes: Time Tracking
  5. Seleccione OK, revise la información y, a continuación, haga clic en Done.
  6. Busque Activate Pending Security Policy Changes.
  7. En el campo Comment, escriba Activate y seleccione OK.
  8. Marque la casilla de verificación Confirm y, a continuación, seleccione OK. Los permisos se han actualizado y activado.

Agregar y activar grupo de seguridad para ver toda la lista

  1. Busque bp:change job y seleccione Change Job for Global Modern Services.

  2. Vaya a Actions > Business Process > Edit.

    Pantalla del proceso de negocio de Workday

  3. Vaya a la sección View All. Agregue el grupo de seguridad a la lista de grupos de seguridad que pueden ver todos.
  4. Seleccione OK y, a continuación, Done.
  5. Busque Activate Pending Security Policy Changes.
  6. En el campo Comment, escriba Activate y seleccione OK.
  7. Marque la casilla de verificación Confirm y, a continuación, seleccione OK. Los permisos se han actualizado y activado.

Para ver el grupo de seguridad, haga clic en View security group y seleccione el grupo de seguridad. Ahora hay dos fichas: Domain Security Policy Permissions y Business Process Security Policy Permissions.

Búsqueda de URL base

Para habilitar las llamadas a API, debe introducir la URL base (dominio) para su entorno Workday. El formato es https://{domain}.workday.com. Por ejemplo, si el dispositivo de punto final de API de REST de Workday (Workday REST API Endpoint) es https://wd2-impl-services1.workday.com/ccx/api/v1/citrix_gms, su URL base es wd2-impl-services1. Siga el procedimiento siguiente para identificar la URL base.

  1. Inicie sesión en Workday como administrador y busque View API Clients.
  2. Observe el primer campo llamado Workday REST API Endpoint. El formato es https://{domain}.workday.com/ccx/api/v1/{tenant}.

Agregar la integración de Workday a las microaplicaciones de Citrix Workspace

Agregue la integración de Workday a las microaplicaciones de Citrix Workspace para conectarse a su aplicación. Esto proporciona microaplicaciones de uso inmediato con notificaciones y acciones preconfiguradas que se pueden usar desde ya en su espacio de trabajo.

Siga estos pasos para configurar la integración HTTP de Workday. Las opciones de autenticación están preseleccionadas. Compruebe que estas opciones estén seleccionadas a medida que complete el proceso. Se recomienda usar esta integración HTTP más reciente para la mayoría de los casos de uso. La integración HTTP ofrece mayor capacidad para configurar la estructura de datos en caché.

Siga estos pasos:

  1. En la página Integraciones de microaplicaciones, seleccione Agregar nueva integración y Agregar una nueva integración a partir de plantillas proporcionadas por Citrix.
  2. Elija el icono de Workday en la categoría Integraciones del catálogo.
  3. En el campo Nombre de la integración, introduzca un nombre para la misma.
  4. Introduzca los parámetros del conector.
    • Introduzca la URL base de la instancia. Este es el dominio del entorno Workday, por ejemplo wd2-impl-services1. Para obtener más información sobre cómo identificar su URL base, consulte Búsqueda de URL base.
    • Seleccione un icono para la integración en la Biblioteca de iconos, o deje el icono de Workday predeterminado.
    • Si está creando una conexión local, habilite la opción Instancia local. Para obtener más información, consulte Instancia local.

    Parámetros HTTP de Workday

  5. Introduzca su nombre de usuario de Workday.
  6. Introduzca su contraseña de Workday.
  7. Introduzca su arrendatario de Workday. Para obtener más información sobre cómo identificar su arrendatario, consulte Búsqueda de URL base.
  8. En Autenticación de servicio, seleccione Básico en el menú Método de autenticación y complete los detalles correspondientes.

  9. Introduzca el nombre de usuario y la contraseña.

    Autenticación del servicio HTTP de Workday

  10. En Autenticación de acciones de servicio, habilite la opción Usar autenticación de usuario independiente en Acciones. La autenticación de acciones de servicio autentica en el nivel de acción de servicio.

    1. En el menú Método de autenticación, seleccione OAuth 2.0 y complete los detalles de autenticación.
    2. Seleccione Código de autorización en el menú Tipo de concesión. De esta manera, se concede un código temporal que el cliente intercambia por un token de acceso. El código se obtiene del servidor de autorización, donde se puede ver la información que solicita el cliente. Solo este tipo de concesión permite la suplantación segura de usuarios. Se mostrará la URL de respuesta, que utiliza al registrar su aplicación
    3. Seleccione el Encabezado de la autorización en el menú Autorización de token.
    4. Introduzca su URL de autorización. El formato es el siguiente: {instance_url}/{tenant}/authorize. Esta es la dirección URL del servidor de autorización proporcionada al configurar la integración de la aplicación de destino. Para obtener más información sobre cómo identificar su URL base y arrendatario, consulte Búsqueda de URL base.
    5. Introduzca su URL del token. El formato es el siguiente: {base_url}.workday.com/ccx/oauth2/{tenant}/token. Esta es la URL del token de autorización de acceso.
    6. Introduzca su ID de cliente. El ID de cliente es la cadena que representa la información de registro del cliente exclusiva del servidor de autorización. Obtendrá este y el secreto al registrar el cliente OAuth en su cuenta de Google. Deberá agregar la URL de respuesta que aparece en la página de configuración de la integración.
    7. Introduzca su Secreto del cliente. El secreto del cliente es la cadena única emitida al configurar la integración de la aplicación de destino.

    Autenticación de acciones de servicio HTTP de Workday

  11. (Optativo) Si quiere activar la limitación de solicitudes para esta integración, habilite la opción Limitación del índice de solicitudes y establezca la Cantidad de solicitudes por Intervalo de tiempo.

  12. (Optativo) Habilite la opción Registro para conservar un registro de 24 horas con fines de asistencia.

    Opciones para limitación de solicitudes y registro

  13. Seleccione Guardar para continuar.
  14. En Autorización de OAuth, seleccione Autorizar para iniciar sesión con su cuenta de servicio. Aparecerá una ventana emergente con una pantalla de inicio de sesión de Workday.
    1. Introduzca el nombre de usuario y la contraseña de su cuenta de servicio y seleccione Iniciar sesión.
    2. Seleccione Aceptar. Autenticación de servicio

Reemplazar variables de carga de datos y acción de servicio

Para completar esta configuración, debe reemplazar las variables {tenant} y {user} de la configuración de integración de Workday con el arrendatario y las credenciales de usuario que utiliza para la autenticación.

  1. En la página Integraciones de microaplicaciones, seleccione el menú situado junto a la integración de Workday y, a continuación, Modificar. Se abrirá la pantalla Carga de datos. De lo contrario, seleccione Carga de datos en la columna de navegación del lado izquierdo.

  2. Para cada dispositivo de punto final, debe agregar manualmente los detalles de:{tenant}/{user}. Deberá hacer esto seis veces. Seleccione el menú situado junto al dispositivo de punto final de datos y Modificar.

  3. En la pantalla Modificar dispositivo de punto final de datos, en la ficha RUTA, agregue el arrendatario y el usuario a los campos vacíos.

  4. Seleccione Aplicar y confirme la operación. Repita el procedimiento para los otros cinco dispositivos de punto final de datos.

    Detalles de los parámetros de acción de servicio

  5. Para cada acción de servicio, debe agregar manualmente los datos de:{tenant}. Deberá hacer esto dos veces. Mientras modifica la integración, seleccione Acciones de servicio en la columna de navegación del lado izquierdo. Seleccione el menú situado junto a una de las acciones de servicio y Modificar.

    Detalles de los parámetros de acción de servicio

  6. En la pantalla Modificar acción de servicio, en Ejecución de la acción y en la ficha RUTA sustituya el valor de arrendatario (citrix_gms2) por su arrendatario.

    Detalles de los parámetros de acción de servicio

  7. Debe eliminar y volver a crear la actualización de datos después de la acción. Junto a la etiqueta Actualización de datos después de la acción, seleccione el icono de eliminación para quitar esta sección.
  8. Seleccione + Agregar actualización de datos.
  9. En el menú Dispositivo de punto final de datos, seleccione solicitud de días libres.
  10. Seleccione la ficha CONSULTA y + Agregar parámetro.

  11. Escriba Completed_Date_On_or_After como Nombre del parámetro. En el menú Elegir parámetro, seleccione marca de hora.

    Detalles de los parámetros de acción de servicio

  12. Seleccione Guardar para finalizar. Repita la operación para la otra acción de servicio.

Ya tiene todo listo para configurar y llevar a cabo su primera sincronización de datos. Como se puede extraer una gran cantidad de datos de la aplicación integrada y transferirla a la plataforma de microaplicaciones, le recomendamos utilizar la página Tabla para filtrar entidades relacionadas con la primera sincronización de datos y, así, acelerar la sincronización. Para obtener más información, consulte Verificar las entidades necesarias. Para obtener información completa acerca de las reglas de sincronización, la sincronización que no cumple con sus reglas de programación y las reglas de veto, consulte Sincronizar datos.

Para obtener más información sobre los dispositivos de punto final de las API y las entidades de tabla, consulte Especificaciones del conector HTTP de Workday.

Usar microaplicaciones de Workday

Nuestra integración HTTP de Workday incluye las siguientes microaplicaciones de uso inmediato preconfiguradas:

Crear solicitud de días libres: Permite enviar una solicitud de días libres pagados.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Página Solicitar días libres Proporciona un formulario para crear una solicitud de días libres pagados. Este formulario permite elegir el tipo de días libres, las fechas de inicio y finalización y, opcionalmente, permite agregar comentarios.

Cambiar trabajo: Permite ver y aprobar solicitudes de cambio de trabajo.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Notificación Nueva solicitud de cambio de trabajo por aprobar Cuando se envía una nueva solicitud de aprobación de cambio de trabajo, el aprobador recibe una notificación.
Página Aprobación de solicitud de cambio de trabajo Proporciona un formulario accionable con una vista detallada de una solicitud de cambio de trabajo.
Página Solicitud de cambio de trabajo por aprobar Proporciona una vista de solo lectura de las solicitudes de cambio de trabajo de un aprobador en espera de aprobación.

Crear solicitud de cambio de trabajo: Permite crear una solicitud de cambio de trabajo.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Página Crear solicitud de cambio de trabajo Proporciona una página para crear una solicitud de cambio de trabajo. Debe configurar un enlace profundo para las microaplicaciones de Citrix Workspace en Workday.

Crear informe de gastos: Permite crear un informe de gastos.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Página Crear informe de gastos Proporciona un formulario para crear un informe de gastos. Debe configurar un enlace profundo para las microaplicaciones de Citrix Workspace en Workday.

Mis solicitudes de días libres: Permite ver una lista personalizada de las solicitudes de días libres.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Notificación Estado de solicitud de días libres actualizado Cuando cambia el estado de una solicitud de días libres, el propietario de la solicitud recibe una notificación.
Página Mis días libres Proporciona una vista de solo lectura de las solicitudes de días libres activas de un usuario, incluido su estado y el momento en que se enviaron.
Página Detalles de días libres Proporciona una vista detallada de todas las solicitudes de días libres de un usuario.

Solicitudes de días libres: Permite ver y aprobar las solicitudes de días libres pagados.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Notificación Nuevos días libres por aprobar Cuando se envía una nueva solicitud de aprobación de días libres, el aprobador recibe una notificación.
Página Aprobación de solicitudes de días libres Proporciona un formulario accionable con una vista detallada de una solicitud de días libres.
Página Solicitudes de días libres por aprobar Proporciona una vista de solo lectura de las solicitudes de días libres de un aprobador en espera de aprobación.

Agregar la integración antigua

Siga estas instrucciones para configurar la integración antigua.

Crear informes personalizados

Puede crear informes personalizados en Workday para cada uno de los siguientes informes. Descargue las hojas de cálculo adjuntas y complete los detalles exactamente como se describe en la hoja de cálculo. Si algún detalle introducido difiere del informe proporcionado, el proceso no funciona. Por ejemplo, si utiliza un nombre incorrecto, se genera el informe, pero no se descargan los datos.

Los siguientes son los informes antiguos. Cuando agregamos nuevos dispositivos de punto final a esta integración, se agregan aquí en la documentación del producto.

  1. Abra una de las siguientes hojas de cálculo de informe personalizado:

  2. Siga el proceso anterior.

Generar direcciones URL de informe personalizadas

Para descargar datos y generar notificaciones para los informes personalizados, debe generar las URL de los informes personalizados y descargar el WSDL. Necesita estas URL para completar el procedimiento de configuración de las microaplicaciones.

  1. En Workday, abra un informe personalizado que haya creado.
  2. Seleccione Actions y seleccione el nombre del informe para abrir la configuración.
  3. Seleccione Actions > Web Service > View URLs > WSDLs.
  4. Introduzca cualquier fecha en el campo Entered On.
  5. Haga clic con el botón secundario en el enlace WSDL, bajo la sección XML de Workday, y seleccione Copy URL. (URL de ejemplo: https://wd2-impl-services1.workday.com/ccx/service/customreport2/empresa_arrendatario/nombre_usuario/nombre_informe?wsdl)

Guarde la URL para utilizarla cuando configure la microaplicación en el procedimiento de agregar la integración a las microaplicaciones de Citrix Workspace.

Filtrar tipos de días libres

Restringe las microaplicaciones de días libres a tipos de tiempo libre específicos, como vacaciones o baja por enfermedad. Si ha creado los siguientes informes personalizados en Workday, deberá crear campos calculados en Workday y filtrar los informes personalizados mediante los procedimientos siguientes.

  • Event records for time off requests
  • Time off request details
  • Time off types per plan

Crear campos calculados para la microaplicación Solicitudes de días libres

Deberá crear dos campos calculados. El primer campo calculado sirve para obtener el tipo de ausencia del evento de tiempo libre, de manera que esté disponible en el segundo campo calculado. El segundo campo calculado se utiliza como filtro en el informe personalizado.

  1. Inicie sesión en su instancia de Workday y busque create calculated field.
  2. Complete todos los campos:
    • Field Name. Escriba un nombre para el campo calculado. Hemos llamado a nuestro informe SANDOVAL CF LRV Absence Type a partir de este formato: {(autor del informe) (cf=campo calculado) (lrv=valor relacionado de búsqueda) (valores que este campo devuelve)}.
    • Business Object. Busque y seleccione un evento de tiempo libre (Time Off Event), Queremos que nuestro campo calculado forme parte de este objeto de negocio.
    • Function. Busque y seleccione un valor relacionado de búsqueda (Lookup Related Value).
  3. Seleccione OK en la parte inferior izquierda.
  4. En la ficha Calculation, complete estos campos:
    • Lookup field. Busque y seleccione un evento de tiempo libre (Time Off Event).
    • Return Value. Busque y seleccione tipos de tiempo libre para eventos de tiempo libre (Time Off Types for Time Off Event).
  5. Seleccione OK y, a continuación, Done.

Habrá creado un campo calculado. Ahora, vamos a crear el segundo campo que obtiene el evento de días libres y que servirá de filtro.

  1. De nuevo, desde la instancia de Workday busque create calculated field.
  2. Complete todos los campos:
    • Field Name. Escriba un nombre para el campo calculado. Por ejemplo, SANDOVAL CF LRV Time Off Event for Business Process a partir de este formato: {(autor del informe) (cf=campo calculado) (lrv=valor relacionado de búsqueda) (valores que este campo devuelve)}.
    • Business Object. Busque y seleccione un evento de acción (Action Event). Queremos que nuestro campo calculado forme parte de este objeto de negocio.
    • Function. Busque y seleccione un valor relacionado de búsqueda (Lookup Related Value).
  3. Seleccione OK en la parte inferior izquierda.
  4. En la ficha Calculation, complete estos campos:
    • Lookup field. Busque y seleccione un evento de tiempo libre (Time Off Event).
    • Returned Value. Busque y seleccione el primer campo calculado que creó. En nuestro ejemplo, SANDOVAL CF LRV Absence Type.
  5. Seleccione OK y, a continuación, Done.

Filtrar un informe personalizado mediante el campo calculado para la microaplicación Solicitudes de días libres

Agregue un filtro al informe personalizado relacionado con la aprobación de días libres mediante el nuevo campo calculado que acaba de crear para incluir en la lista de permitidos tipos de días libres, lo que le permitirá obtener todos los tipos de días libres seleccionados.

  1. En su instancia de Workday, busque Edit Custom Report y seleccione un informe personalizado relacionado con las aprobaciones de días libres. En nuestro caso, los registros de eventos para solicitudes de días libres (Event Records for Time Off Requests).
  2. Seleccione la ficha Filter y + para agregar nuevos filtros.
  3. Complete estos campos:
    • And/Or And
    • Field Busque y seleccione el segundo campo calculado que creó; en nuestro ejemplo, SANDOVAL CF LRV Time Off Event for Business Process.
    • Operator Busque y seleccione cualquiera en la lista de selección (any in the selection list).
    • Comparison Type Busque y seleccione “valor especificado en este filtro” (Value specified in this filter).
    • Comparison Value Busque y seleccione los tipos de días libres que quiera incluir en la lista de permitidos. Por ejemplo:
      • Annual Leave (Days)/Vacaciones anuales (días)
      • Annual Leave (Statutory)/Vacaciones anuales (por ley)
      • Personal Leave (Days)/Libre disposición (días)
      • Sick (Days)/Enfermedad (días)
      • Time Off/Tiempo libre
  4. Seleccione OK para guardar.

Nota:

Para bloquear Tipos de días libres, cambie el campo: *Operator a ninguno de la lista de selección (none of the selection list). De este modo, se impide que la integración obtenga cualquier tipo de días libres seleccionado.

Filtrar un informe personalizado mediante un campo existente para las microaplicaciones Crear solicitudes de días libres y Mis solicitudes de días libres

Filtre el informe personalizado Time off types per plan.

Nota:

Se recomienda utilizar los mismos tipos de días libres en todos los informes personalizados. De esta forma, si decide incluir el resultado en la lista de permitidos o bloquearlo, los valores de valor de comparación (Comparison Value) serán los mismos para todos los informes personalizados.

  1. En su instancia de Workday, busque Edit Custom Report y seleccione un informe personalizado relacionado con las aprobaciones de días libres. En nuestro caso, Time off types per plan.
  2. Seleccione la ficha Filter y + para agregar nuevos filtros.
  3. Complete estos campos:
    • And/Or And
    • Field Busque y seleccione el informe personalizado Time Off Type.
    • Operator Busque y seleccione en la lista de selección (in the selection list).
    • Comparison Type Busque y seleccione “valor especificado en este filtro” (Value specified in this filter).
    • Comparison Value Busque y seleccione los tipos de días libres que quiera incluir en la lista de permitidos. Por ejemplo:
      • Annual Leave (Days)/Vacaciones anuales (días)
      • Annual Leave (Statutory)/Vacaciones anuales (por ley)
      • Personal Leave (Days)/Libre disposición (días)
      • Sick (Days)/Enfermedad (días)
      • Time Off/Tiempo libre
  4. Seleccione OK para guardar.

Filtre el informe personalizado Time off request details.

  1. En su instancia de Workday, busque Edit Custom Report y seleccione un informe personalizado relacionado con las aprobaciones de días libres. En nuestro caso, Time off request details.
  2. Seleccione la ficha Subfilter y + para agregar nuevos subfiltros, de forma similar a con la que agregó filtros.
  3. Complete estos campos:
    • And/Or And
    • Field Busque y seleccione el informe personalizado Time Off Type for Time Off Entry.
    • Operator Busque y seleccione en la lista de selección (in the selection list).
    • Comparison Type Busque y seleccione “valor especificado en este filtro” (Value specified in this filter).
    • Comparison Value Busque y seleccione los tipos de días libres que quiera incluir en la lista de permitidos. Por ejemplo:
      • Paid Time Off (Days)/Días libres
      • Sick (Days)/Enfermedad (días)
      • Sick (Hours)/Enfermedad (horas)
  4. Seleccione OK para guardar.

Configurar enlace profundo en Workspace

Si se le remite a este artículo, póngase en contacto con su administrador y solicite que configure enlaces profundos para las microaplicaciones de Citrix Workspace en Workday.

Los siguientes casos de uso requieren los enlaces profundos correspondientes. Por ejemplo, si su dominio es impl.workday.com y su arrendatario es citrix_gms2v, la URL de Crear informe de gastos es https://impl.workday.com/citrix_gms2/d/task/2997$995.htmld:

  • Crear informe de gastos https://your_domain/your_tenant/d/task/2997$995.htmld

  • Crear hito https://your_domain/your_tenant/d/task/2998$8704.htmld

  • Crear cambio de trabajo https://your_domain/your_tenant/d/task/2997$4819.htmld

  • Aprobar o denegar cambio de trabajo (solicitudes de cambio de trabajo) https://your_domain/your_tenant/d/unifiedinbox/initialinbox/2998$17139.htmld

Nota:

Si no tiene estos datos almacenados, inicie sesión en su cuenta de Workday y cópielos desde la URL. Estos enlaces profundos deben configurarse con cada integración recién agregada.

Agregar la integración a las microaplicaciones de Citrix Workspace

Siga estas instrucciones para configurar la integración de Workday antigua.

Siga estos pasos:

  1. En la página de descripción general, seleccione Introducción.

    Se abrirá la página Administrar integraciones.

  2. Seleccione Agregar nueva integración y Agregar una nueva integración a partir de plantillas proporcionadas por Citrix.
  3. Seleccione el mosaico de Workday.
  4. Introduzca un nombre de integración.
  5. Introduzca los parámetros del conector que recopiló como requisitos previos.
    • Introduzca su URL para habilitar las llamadas a API. Este es el dominio del entorno Workday, por ejemplo wd2-impl-services1. Para obtener más información sobre cómo identificar su URL base, consulte Búsqueda de URL base.
    • Introduzca su instancia de Workday para la URL de instancia. Para encontrar el dominio de instancia, inicie sesión en el entorno de Workday y copie la URL de la instancia. Por ejemplo, https://impl.workday.com.
    • Introduzca su ubicación de arrendatario de Workday. Encontrará un ejemplo de identificación del arrendatario de Workday en Búsqueda de URL base.
    • Introduzca su ID de cliente y el secreto de cliente obtenidos en el procedimiento de requisitos previos.
    • Introduzca el nombre de usuario y la contraseña.
    • Introduzca el número de días para cargar para establecer el límite de días al cargar datos.

  6. Cambie el valor de ¿Activar el módulo de días libres? a Sí si piensa crear solicitudes de días libres que Workday calcule y quiere que se descarguen datos y se generen notificaciones basándose en los datos. Ha recopilado estas URL y rutas en el procedimiento Generar direcciones URL de informe personalizadas y Generar ruta de informe personalizado.

    • Introduzca la URL de informe personalizado de Time off request details.
    • Introduzca la ruta de informe personalizado de Time off types per plan.
    • Introduzca la URL de informe personalizado de Event records for time off requests.

  7. Cambie el valor de ¿Habilitar el módulo de cambio de trabajo? a Sí si piensa crear solicitudes de cambio de trabajo que Workday calcule y quiere que se descarguen datos y se generen notificaciones basándose en los datos. Ha recopilado estas URL en el procedimiento Generar direcciones URL de informe personalizadas.

    • Introduzca la URL de informe personalizado de Event records for change job.
    • Introduzca la URL de informe personalizado en Staffing activities.

  8. Cambie el valor de ¿Habilitar el módulo de gastos? a Sí si piensa crear informes de gastos que Workday calcule y quiere que se descarguen datos y se generen notificaciones basándose en los datos. Ha recopilado estas URL en el procedimiento Generar direcciones URL de informe personalizadas.

    • Introduzca la URL de informe personalizado de Event records for expenses.

  9. Cambie el valor de ¿Habilitar el módulo de órdenes de compra? a Sí si piensa crear órdenes de compra y quiere que se descarguen datos y se generen notificaciones basándose en los datos. Se utiliza una API pública y requiere un informe personalizado.

  10. Cambie el valor de ¿Descargar elementos de hito? a Sí si piensa crear elementos de hito y quiere que se descarguen datos y se generen notificaciones basándose en los datos. Ha recopilado estas rutas en el procedimiento Generar ruta de informe personalizado.

    • Introduzca la ruta de informe personalizado de Event records for milestones path.
  11. Seleccione Agregar.

Se abrirá la página Integraciones de microaplicaciones con la integración agregada y sus microaplicaciones. Desde aquí, puede agregar otra integración, seguir configurando sus microaplicaciones de uso inmediato o crear una nueva microaplicación para esta integración.

Microaplicaciones de Workday antiguas

Nuestra integración de Workday antigua incluye las siguientes microaplicaciones de uso inmediato preconfiguradas:

Solicitud de cambio de trabajo: Permite ver y aprobar solicitudes de cambio de trabajo.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Notificación Nueva solicitud de cambio de trabajo por aprobar Cuando se envía una nueva solicitud de aprobación de cambio de trabajo, el aprobador recibe una notificación.
Página Aprobación de solicitud de cambio de trabajo Proporciona un formulario accionable con una vista detallada de una solicitud de cambio de trabajo.
Página Solicitud de cambio de trabajo por aprobar Proporciona una vista de solo lectura de las solicitudes de cambio de trabajo de un aprobador en espera de aprobación.

Crear solicitud de cambio de trabajo: Permite crear una solicitud de cambio de trabajo.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Página Crear solicitud de cambio de trabajo Proporciona una página para crear una solicitud de cambio de trabajo. Debe configurar un enlace profundo para las microaplicaciones de Citrix Workspace en Workday.

Crear informe de gastos: Permite crear un informe de gastos.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Página Crear informe de gastos Proporciona un formulario para crear un informe de gastos. Debe configurar un enlace profundo para las microaplicaciones de Citrix Workspace en Workday.

Crear hito: Permite crear un hito.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Página Crear hito Proporciona un formulario para crear un hito. Debe configurar un enlace profundo para las microaplicaciones de Citrix Workspace en Workday.

Crear solicitud de días libres: Permite enviar una solicitud de días libres pagados.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Página Solicitar días libres Proporciona un formulario para crear una solicitud de días libres pagados. Este formulario permite elegir el tipo de días libres, las fechas de inicio y finalización y, opcionalmente, permite agregar comentarios.

Informes de gastos: Permite consultar y aprobar informes de gastos.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Notificación Nuevo informe de gastos por aprobar Cuando se envía una nueva solicitud de aprobación de gastos, el aprobador recibe una notificación.
Página Aprobación del informe de gastos Proporciona un formulario accionable con una vista detallada de un informe de gastos.
Página Informes de gastos por aprobar Proporciona una vista de solo lectura de las solicitudes de informes de gastos de un aprobador en espera de aprobación.

Hitos: Permite ver detalles y recibir actualizaciones de los hitos.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Notificación Actualización del estado del hito Cuando se actualiza un hito, el empleado al que está asignado recibe una notificación.
Detalle del hito Proporciona una vista detallada de todos los hitos de un usuario.
Hitos Proporciona una lista de los hitos de un usuario en la que se puede buscar.

Mis gastos: Permite ver una lista personalizada de informes de gastos con detalles y conceptos de gastos individuales.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Notificación Actualización del estado de los gastos Cuando cambia el estado de un gasto, el propietario del gasto recibe una notificación.
Página Detalles del informe de gastos Proporciona una vista detallada de todos los gastos de un usuario.
Página Detalles por línea del informe de gastos Proporciona una vista desglosada de uno de los gastos del usuario.
Página Mis gastos Proporciona una vista de solo lectura de los gastos de un usuario.

Mis solicitudes de días libres: Permite ver una lista personalizada de las solicitudes de días libres.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Notificación Estado de solicitud de días libres actualizado Cuando cambia el estado de una solicitud de días libres, el propietario de la solicitud recibe una notificación.
Página Mis solicitudes de días libres Proporciona una vista de solo lectura de las solicitudes de días libres activas de un usuario, incluido su estado y el momento en que se enviaron.
Página Detalles de la solicitud de días libres Proporciona una vista detallada de todas las solicitudes de días libres de un usuario.

Órdenes de compra: Permite ver órdenes de compra con los detalles correspondientes.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Página Mis órdenes de compra Proporciona una vista de solo lectura de las órdenes de compra activas de un usuario.
Página Detalles de la orden de compra Proporciona una vista detallada de todas las órdenes de compra de un usuario.

Saldo de días libres: Permite ver una lista personalizada de los días libres restantes.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Página Saldo de días libres Proporciona una vista de solo lectura de los días libres restantes de un usuario.

Solicitudes de días libres: Permite ver y aprobar las solicitudes de días libres pagados.

Notificación o página Flujos de trabajo por caso de uso
Notificación Nuevos días libres por aprobar Cuando se envía una nueva solicitud de aprobación de días libres, el aprobador recibe una notificación.
Página Aprobación de solicitudes de días libres Proporciona un formulario accionable con una vista detallada de una solicitud de días libres.
Página Solicitudes de días libres por aprobar Proporciona una vista de solo lectura de las solicitudes de días libres de un aprobador en espera de aprobación.
Integrar Workday
June 9, 2022
Contribución de: 
C
June 9, 2022
Contribución de: 
C

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