Coedición en ShareFile
En este artículo se explican los pasos necesarios para compartir enlaces editables desde su cuenta de ShareFile. Esto permite a los destinatarios modificar los archivos de Microsoft Office.
Requisitos de usuario de ShareFile para la coedición
Esta función está disponible tanto para los usuarios empleados como para los clientes siempre que se cumplan los siguientes requisitos:
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Vista previa de archivos: El permiso de descarga debe estar habilitado en la carpeta donde está almacenado el archivo.
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Edición de archivos: Se necesitan los siguientes requisitos para poder modificar archivos en ShareFile:
- Debe tener una licencia comercial de Microsoft Office 365.
- Permisos de carga y descarga en la carpeta donde está almacenado el archivo.
- El control de versiones de archivos está activado.
Obtener un enlace compartible
Obtener un enlace le permite compartir un enlace modificable con sus destinatarios.
NOTAS:
- Todos los colaboradores, tanto internos como externos de la organización, pueden utilizar la integración de Microsoft Office Online. Para ello, el autor debe seleccionar los permisos y el colaborador debe tener una licencia de Microsoft.
Esta función está disponible para los clientes de las ediciones ShareFile Advanced y Premium que tengan habilitada la configuración Edición de Microsoft Office.
- Los tipos de archivos compatibles son: .docx para Word, .pptx para PowerPoint y .xlsx para Excel.
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Seleccione un archivo para compartirlo en su cuenta de ShareFile.
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Seleccione Compartir.
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Seleccione Copiar en la sección Las personas pueden modificar después de iniciar sesión. como opción.
El mensaje del enlace copiado al portapapeles aparece brevemente.
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Usa el enlace copiado para compartirlo por correo electrónico u otra aplicación de comunicación.
Enviar a personas específicas
Utilice esta opción cuando desee enviar mediante ShareFile un mensaje de Share a una persona específica.
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Vaya al archivo que quiere compartir de su cuenta de ShareFile.
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Seleccione el archivo o los archivos que quiere compartir.
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Seleccione Compartir en el menú.
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Seleccione Enviar a personas específicas en las opciones ofrecidas.
Aparece la ventana Enviar mensajes a personas específicas.
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Seleccione Modificar opciones para revisar y configurar las siguientes opciones:
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Opciones de acceso:
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Permitir a los destinatarios: - seleccionar Modificar (es necesario iniciar sesión) para permitir la edición de los archivos de Microsoft Office.
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El acceso caduca: Seleccione entre varias opciones de caducidad para los destinatarios.
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Marque la casilla Exigir a los destinatarios que inicien sesión.
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Descargas por usuario: Proporciona una restricción en el número de descargas si es necesario.
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Marque la casilla de verificación para vincular siempre a la versión más reciente del archivo.
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Notificaciones:
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Marque la casilla Notificarme cuando se acceda a ella.
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Marque la casilla Envíeme una copia de este correo electrónico.
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Seleccione Guardar.
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Escriba la dirección de correo electrónico del destinatario en el cuadro de texto Para.
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Aunque el asunto viene predefinido, puede escribir el texto de reemplazo.
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Escriba un mensaje si es necesario.
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Haga clic en la casilla Recordar asunto y mensaje si lo desea.
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Haga clic en Enviar.
Aparece brevemente el mensaje Compartir se ha enviado correctamente.
Opciones de enlace
Elija … para modificar las opciones del enlace, reemplazar el enlace o Eliminar el enlace.
Opciones de edición
En Opciones de edición, establece los parámetros para el acceso de los destinatarios y las notificaciones.
Opciones de acceso
En Opciones de acceso, seleccione los parámetros de acceso para los destinatarios.
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Permita que las personas con este enlace puedan:
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Ver: Los destinatarios solo pueden ver el archivo en la ventana Vista previa.
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Descargar: Los destinatarios pueden descargar el archivo.
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Modificar (se requiere iniciar sesión): Los destinatarios pueden modificar el archivo, pero deben iniciar sesión con el inicio de sesión de su cliente o empleado.
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Quién puede acceder a este enlace:
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Cualquier persona (anónima): Los destinatarios solo pueden ver el archivo en la ventana Vista previa.
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Cualquier persona (se requiere nombre y correo electrónico): los destinatarios pueden descargar el archivo.
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Usuarios de clientes y empleados(es necesario iniciar sesión): al destinatario se le presenta una pantalla de inicio de sesión. El destinatario debe ser un usuario existente (ya sea un usuario empleado o cliente) en la cuenta para iniciar sesión y ver el contenido. Si el destinatario no es un usuario de la cuenta, es necesario crear la cuenta de usuario para el destinatario antes de que pueda acceder al archivo.
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Usuarios empleados (es necesario iniciar sesión): se mostrará una pantalla de inicio de sesión al destinatario. El destinatario debe ser un usuario empleado existente en la cuenta para iniciar sesión. Si el destinatario no es un usuario de la cuenta, es necesario crear la cuenta de usuario para el destinatario antes de que pueda acceder al archivo.
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Los vencidosdel acceso a la visualización se pueden ajustar a los ajustes preestablecidos disponibles.
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Elenlace siempre a la versión más reciente de este archivo está seleccionado de forma predeterminada. La versión actual de los archivos estará disponible inmediatamente en el enlace.
Notificaciones
Esta casilla de verificación está configurada de forma predeterminada para que el remitente del archivo reciba notificaciones cuando se acceda al archivo. Si prefieres no recibir esta notificación, desmarca la casilla.
Reemplazar enlace
Reemplazar enlace le permite crear un enlace nuevo con los mismos permisos. El enlace anterior dejará de estar accesible.
Eliminar enlace
Eliminar enlace permite hacer que el enlace sea inaccesible. Se crea un nuevo enlace al iniciar de nuevo el proceso de compartir.