Preferencias avanzadas

Parámetros de correo electrónico

Enviar mensajes de correo desde

Algunos servicios de correo electrónico rechazan los mensajes enviados mediante el servidor de correo Citrix ShareFile o marcan los mensajes como spam. Si recibe algún informe de problemas en la entrega de correo electrónico, configurar la preferencia para que el usuario envíe el mensaje podría resolver el problema. Una vez establecida la preferencia, el nombre del usuario que envía el mensaje aparece en el campo De y la dirección de correo electrónico de ese usuario se utiliza cuando el destinatario del mensaje responde al mensaje. Esta opción también puede provocar el rechazo de mensajes, así que no la utilice a menos que tenga problemas de entrega.

Servidor SMTP

De forma predeterminada, las notificaciones del sistema se envían desde los servidores de correo de Citrix ShareFile a los clientes. A veces esto puede no ser lo ideal, especialmente cuando se trata de servidores de correo de destinatarios que emplean filtros agresivos de spam o listas de permitidos. En estos casos, configurar un servidor SMTP personalizado le permite enviar notificaciones del sistema desde su propio servidor de correo. Una vez configurados estos parámetros, todos los correos electrónicos enviados a través de su cuenta se envían a través del servidor de correo, en lugar de los servidores de Citrix. Al configurar un SMTP personalizado en su cuenta, los usuarios reconocerán su dirección de correo electrónico como remitente y cualquier correo electrónico fallido volverá a usted. Para usar un SMTP personalizado, un usuario empleado debe tener el permiso Permitir que este usuario modifique las directivas de toda la cuenta.

Si usa Microsoft Office 365 y desea utilizar SMTP personalizado, consulte esta guía de configuración de Microsoft.

Configuración de SMTP personalizado

1. Vaya a Administrar > Preferencias avanzadas > Configuración de correo electrónico > Servidor SMTP.

2. Haga clic en Configurar parámetros de SMTP. Aparecerá la página Configuración SMTP personalizada.

3. Introduzca la información adecuada para habilitar esta función.

Campos obligatorios:

  • Habilitar SMTP personalizado: Esta opción debe estar seleccionada si desea utilizar esta configuración.
  • Dirección de correo electrónico: Es la dirección de correo electrónico del remitente de los correos electrónicos enviados.
  • Servidor: Es el nombre de host del servidor de correo electrónico que se utiliza para enviar correos electrónicos.
  • Puerto: Es el número de puerto que se va a utilizar. El puerto 25 es el predeterminado. También se permiten los siguientes puertos: 26, 443, 465, 587, 2525.
  • Nombre de usuario: Es el nombre de usuario necesario para acceder al servidor.
  • Contraseña: Es la contraseña necesaria para acceder al servidor.
  • Notificar correo electrónico en caso de error: Esta dirección de correo electrónico recibe notificaciones si Citrix Mail no puede enviar un correo electrónico con la configuración especificada.

Campos opcionales:

  • Usar SSL: Elija entre Implícito, Explícito o Desactivado.
  • Conmutación por recuperación a ShareFile: Si se selecciona, los mensajes que no se envían con la configuración personalizada solicitan a Citrix que envíe correos electrónicos futuros a través de la configuración de correo electrónico estándar.
  • Método de autenticación: Seleccione aquí un método de autenticación si su servidor requiere uno en particular.

4. Haga clic en Guardar y enviar correo electrónico de prueba para completar la configuración.

Solución de problemas de la configuración SMTP

Las notificaciones de correo electrónico/los mensajes se retrasan: Este problema puede ocurrir cuando utiliza ciertos servicios de filtro o programas que procesan mensajes en sus servidores de correo locales. Antes de ponerse en contacto con Citrix por retrasos en nuestro sistema, compruebe que los servicios de filtro locales no retrasan sus mensajes. Una forma de verificar esa información es revisar todos los detalles del encabezado de un mensaje y revisar el tiempo que se envían los mensajes entre servicios o filtros.

Notificaciones de correo electrónico/mensajes no llegan: Este problema puede ocurrir si tiene restricciones o directivas de IP en sus servidores de correo locales. Consulte el artículo CTX208318 de Knowledge Center para asegurarse de haber incluido en la lista de permitidos las IP SMTP personalizadas. Del mismo modo, revise los métodos de autenticación del servidor de correo para asegurarse de que Citrix pueda comunicarse con los servidores.

Demasiadas conexiones del host: Este problema puede ocurrir cuando se ha excedido el máximo de conexiones permitido en el servidor SMTP. Para resolver este problema, debe actualizar o aumentar el número máximo de conexiones permitidas en la configuración SMTP, o usar notificaciones consolidadas para limitar el número de conexiones que recibe de forma típica.

Notificar a los usuarios de su propia

De forma predeterminada, aunque un usuario tenga notificaciones de carga o descarga de una carpeta, no recibirá notificaciones sobre su propia actividad en esas carpetas. Al habilitar esta opción, los usuarios con notificaciones de carpeta configuradas recibirán actualizaciones sobre su propia actividad.

Cargar recibos

Después de habilitar esta configuración, los enlaces Solicitar un archivo requieren que los destinatarios escriban su nombre y correo electrónico antes de subir por correo electrónico un correo electrónico de recibo a la persona que carga un archivo. Solo los enlaces de solicitud que requieren nombre y correo electrónico envían recibos de carga.

Notificaciones de correo

Cuando configuras notificaciones de carga o descarga para ciertos usuarios de las carpetas, los usuarios reciben notificaciones sobre las cargas o descargas en tiempo real de forma predeterminada. Los usuarios pueden cambiar este comportamiento predeterminado haciendo clic en el enlace Configuración personal de su cuenta. Sin embargo, si quiere establecer un valor predeterminado para esta configuración para todos los usuarios de su cuenta, puede hacerlo con esta configuración.

El cambio de esta configuración no afecta a los usuarios existentes en el sistema. Solo se aplica a los usuarios recién creados. Puede actualizar esta configuración para los usuarios individuales en su página de perfil individual.

Los usuarios pueden recibir notificaciones por correo electrónico en los siguientes idiomas: inglés, alemán, español, francés, holandés, chino, ruso, japonés, coreano o portugués.

Texto de correo de preguntas y respuestas

Esta función determina si la función de preguntas y respuestas de carpetas envía el texto de las preguntas y respuestas en el cuerpo de los correos electrónicos de notificación. Cuando se establece en no, los correos electrónicos no contienen el texto de la pregunta o la respuesta, sino que incluyen un enlace para iniciar sesión y ver esa información.

Correo electrónico cifrado

Esta opción se usa para habilitar la función de correo electrónico cifrado. Establecer la opción en No impide que los usuarios envíen o respondan a mensajes de correo electrónico cifrados.

Direcciones de correo electrónico secundarias

De forma predeterminada, todos los usuarios de la cuenta pueden configurar una dirección de correo electrónico secundaria para su perfil. Si se establece el valor en No, se elimina la posibilidad de configurar una segunda dirección de correo electrónico para todos los usuarios, incluidos los empleados y los clientes.

Permisos

Acciones de clientes

De forma predeterminada, todos los clientes que tienen acceso de descarga a una carpeta en particular tienen un botón Enviar que les permite enviar cualquiera de los archivos de la carpeta a un destinatario externo. Sin embargo, en algunos casos de uso, las empresas no quieren que los clientes puedan enviar archivos a terceros, aunque el cliente pueda descargar los archivos y enviarlos a terceros fuera del sistema. Si se selecciona , aparece el botón Compartir para los clientes dentro de todas las carpetas. Si se selecciona No, el botón Compartir solo aparece para los usuarios empleados.

Parámetros de archivo

Directiva de retención

Para las cuentas del plan Professional y superiores, la directiva de retención de archivos hace que los archivos se eliminen automáticamente algunos días después de su carga. Esta opción se puede configurar por separado para cada carpeta de nivel raíz del sistema. Esta configuración determina la directiva de retención de archivos predeterminada que se utiliza cuando se crea una nueva carpeta de nivel raíz. Nunca es el valor predeterminado.

Clasificación

De forma predeterminada, los archivos y las carpetas se muestran para que los elementos más recientes aparezcan primero. Los usuarios pueden elegir un orden diferente para los archivos y las carpetas haciendo clic en los encabezados Título, MB, Cargador o Creador. Citrix ShareFile recuerda el orden que eligen y usa esta opción para mostrar los archivos en el mismo orden dentro de esa carpeta en el futuro. Puede elegir un orden diferente en el que se mostrarán los archivos y las carpetas. Para ello, elija una categoría para utilizarla para mostrar los archivos y si se van a mostrar en orden ascendente o descendente.

Control de versiones

Si se marca , cuando un usuario carga un archivo en una carpeta que ya contiene un archivo con el mismo nombre, se guardan ambas versiones del archivo para que pueda seguir el progreso del archivo y evitar que se sobrescriban las pérdidas de datos. Si se selecciona No, subir un archivo con el mismo nombre que un archivo existente hace que el sistema sobrescriba la versión anterior del archivo en su cuenta.

Puede establecer un número máximo de versiones de archivos que el sistema guardará. Por ejemplo, si decide guardar hasta 10 versiones de un archivo y tiene 10 versiones de un archivo almacenadas en su cuenta, cualquier carga nueva provocará que se elimine la versión más antigua del archivo.

Montaje

Al usar Microsoft Office Online para ver y modificar, Office Online guarda una copia temporal del archivo que se está visualizando y modificando con el fin de representarlo y hacer cambios en el archivo. Se recomienda que todos los administradores comuniquen esta información a los usuarios junto con la revisión de los Términos de uso y la Directiva de privacidad de Microsoft. Se necesita una suscripción a Office 365 para la edición.

Para obtener más información sobre la vista previa y la edición de Microsoft Office, consulte el artículo CTX208340de Knowledge Center.

Renderizado en

Si Cloud Rendering está habilitada, Citrix ShareFile conserva una copia temporal de los archivos (imágenes, audio, PDF) que participan en el flujo de trabajo.

Cuando se completa el flujo de trabajo, Citrix ShareFile mueve los archivos a la carpeta local seleccionada. Si un usuario ve cualquier archivo relacionado con un flujo de trabajo completado, Citrix ShareFile realiza una copia temporal del archivo desde el entorno local a la caché en la nube de Citrix ShareFile. Un archivo estará disponible durante un máximo de una semana en la caché de la nube después de la última vez que se visualizó el archivo.

Si Cloud Rendering está inhabilitado, los usuarios no pueden usar las funciones de Comentarios y aprobación ni Flujo de trabajo personalizado con los archivos almacenados en una zona de almacenamiento administrada por el cliente. Se recomienda que todos los administradores comuniquen esta información a sus usuarios junto con la revisión del Acuerdo de servicios de usuario final de Citrix y la Directiva de privacidad.

Habilitar las herramientas de ShareFile

Puede habilitar o inhabilitar el acceso a aplicaciones y herramientas individuales de su cuenta. Cualquier cambio en este menú afectará a todos los usuarios de la cuenta.

Mostrar página de aplicaciones en la barra de navegación permite que el enlace Aplicaciones esté presente en la esquina superior derecha de su cuenta. Puede personalizar las herramientas que se muestran en esta lista. Puede activar o desactivar las herramientas que aparecen en este menú.

Plantillas de carpetas

Esta herramienta le permite crear un conjunto predeterminado de subcarpetas que se pueden agregar a carpetas nuevas o existentes de su cuenta para permitir una fácil configuración de la estructura de carpetas cuando se utilizan con frecuencia las mismas subcarpetas. Un ejemplo de esto es si tiene carpetas separadas para proyectos o clientes específicos en su cuenta y la información de cada carpeta siempre está organizada en las mismas categorías de subcarpetas. Al aplicar una plantilla de carpetas a la carpeta, se crean automáticamente las subcarpetas predeterminadas dentro de la carpeta seleccionada para agilizar la configuración de la carpeta.

Importante:

  • Las carpetas asociadas a una plantilla no se pueden eliminar hasta que se haya eliminado la asociación de plantillas.
  • Las funciones de las plantillas de carpetas dependen de los permisos que se deben conceder a los usuarios
  • Al eliminar una subcarpeta de la plantilla de carpetas, se eliminan todas las instancias de esa carpeta dentro de su cuenta y todos los archivos contenidos en dichas carpetas. Las carpetas eliminadas de un cambio en la plantilla se pueden restaurar desde la Papelera de reciclaje.

Limitaciones

Es posible que los usuarios con una gran cantidad de carpetas o estructuras de carpetas profundamente anidadas no puedan aplicar plantillas de carpetas a subcarpetas de forma masiva ni cambiar el nombre de las carpetas existentes de forma masiva.

Puede haber un retraso mientras Citrix ShareFile procesa los cambios de plantilla en su cuenta. Si está modificando plantillas que se han asociado a muchas carpetas de su cuenta, permita a la aplicación web tiempo para procesar estos cambios antes de desplazarse fuera del menú de plantillas de carpeta.

Instrucciones

Crear plantilla de carpetas

Para crear una plantilla, vaya a Administrar > Preferencias avanzadas > Plantillas de carpetas.

Puede introducir un nombre para esta plantilla que le permita identificarla si configura más de una en el sistema. Este título no se muestra en la pantalla de carpetas. También puede introducir una descripción que se muestra en la página Plantillas de carpetas dinámicas para ayudarle a identificar mejor una plantilla específica, si crea más de una en su cuenta. Cuando haya terminado, haga clic en Crear plantilla.

En la siguiente pantalla, haga clic en el título de la plantilla para resaltarla y, a continuación, haga clic en Agregar carpeta. Puede configurar tantas subcarpetas como quiera. Para crear una subcarpeta de una carpeta de la plantilla, puede hacer clic en el nombre de la carpeta en la que estará la nueva subcarpeta y, a continuación, hacer clic en Agregar carpeta. Cuando haya terminado, haga clic en Finalizar.

Agregar una plantilla durante la creación de la carpeta

Puede agregar una plantilla al crear una carpeta. Para hacerlo, cree una carpeta y utilice el menú desplegable Aplicar plantilla para aplicar una plantilla de carpeta. Al crear la carpeta, las subcarpetas de la plantilla se configuran automáticamente dentro de la nueva carpeta.

También puede usar una plantilla para agregar subcarpetas a una carpeta que ya haya creado. Para hacerlo, vaya a la carpeta que desea modificar y pase el ratón sobre el quilate del menú desplegable directamente a la derecha del nombre de la carpeta y, a continuación, haga clic en Modificar opciones de carpeta. En la sección de plantillas de carpetas, aplica una plantilla del menú desplegable. Para eliminar una plantilla de una subcarpeta determinada, marque la opción No usar una plantilla de carpeta del menú.

Aplicar plantillas de carpetas a subcarpetas de forma masiva

Puede aplicar plantillas de carpetas a subcarpetas de forma masiva. Debe ser un usuario empleado con el permiso Permitir a este usuario modificar plantillas de carpetas. También debe ser miembro del grupo de superusuarios para usar el botón Aplicar plantillas a la carpeta.

Para aplicar plantillas, haga clic en Administrar > Preferencias avanzadas > Plantillas de carpetas. Busque la plantilla que desea aplicar de forma masiva y haga clic en el icono Aplicar a carpetas. En el menú, puede designar la carpeta a la que desea aplicar la plantilla. La plantilla se aplica a todas las subcarpetas de la carpeta que elija. Cuando haya seleccionado la carpeta, haga clic en Aplicar. Según la plantilla, es posible que veas una pantalla de estado a medida que se aplican las plantillas. Haga clic en Aplicar para terminar.

Requisitos de permisos de plantillas de carpetas

Para crear plantillas de carpeta, debe ser un usuario empleado con el permiso Permitir a este usuario modificar plantillas de carpeta habilitado. También debe tener acceso para configurar carpetas de nivel raíz en la cuenta o tener permisos de carga en una o más carpetas donde pueda agregar subcarpetas.

Para aplicar plantillas de carpeta a subcarpetas en bloque, debe ser un usuario empleado con el permiso Permitir a este usuario modificar plantillas de carpeta habilitado. También debe ser miembro del grupo de superusuarios para usar el botón Aplicar plantillas a la carpeta.

Para aplicar una plantilla a una carpeta, debe tener permisos de administrador en una carpeta para acceder al menú Configuración avanzada de carpetas, donde puede ver la asociación de plantillas.

Para modificar o eliminar una carpeta asociada a una plantilla, primero debe eliminar la asociación de plantillas. Para hacerlo, vaya a la carpeta en cuestión y haga clic en Opciones avanzadas de carpeta mediante el menú desplegable junto al nombre de la carpeta. En el menú, desplácese hacia abajo hasta la sección de plantillas de carpetas y haga clic en Eliminar asociación. Ahora puede modificar y eliminar la carpeta.

Al eliminar una subcarpeta de la plantilla de carpetas, se eliminan todas las instancias de esa carpeta dentro de la cuenta y todos los archivos contenidos en las carpetas. Las carpetas eliminadas de un cambio en la plantilla se pueden restaurar desde la Papelera de reciclaje.

Formularios de carga remota

Los formularios de carga remota le permiten colocar código HTML en su sitio web que permite a los visitantes cargar archivos de su sitio web directamente en su cuenta. Puede especificar la carpeta en la que se guardan los archivos subidos y qué información adicional se debe recopilar de la persona que carga los archivos.

Advertencia:

Citrix no proporciona códigos ni consejos adicionales más allá de la muestra proporcionada. Citrix no puede proporcionar soporte al cliente para el código de formulario de carga remota que se haya modificado más allá de la plantilla generada en la aplicación web en el momento de la creación.

Los usuarios deben ser empleados con el permiso «Administrar formularios de carga remota» para crear un formulario de carga remota.

Para crear un formulario en la consola de Citrix ShareFile, vaya a Administrar > Preferencias avanzadas > Formularios de carga remotay, a continuación, haga clic en Agregar nuevo formulario.

Agregar un formulario nuevo

Descripción del formulario: es el nombre del formulario en la página del asistente de carga remota de su cuenta. Este nombre no aparece en el propio formulario.

Elija el destino: elija si desea almacenar los archivos subidos en una carpeta específica o en una entrega de archivos. Si la función File Drops está habilitada en su cuenta, puede designar un File Drop creado como destino de carga. Al elegir la opción File Drop, utilice la lista para elegir de una lista de File Drops que ya haya creado.

Elija Cargar carpeta: elija la carpeta en la que desea que se almacenen los archivos subidos. Esta carpeta debe estar en la sección Carpetas compartidas de su cuenta. Si esta carpeta aún no se ha creado, debe crearla antes de usar el asistente de carga remota.

Devolver a los usuarios a: Cuando se introduce correctamente un sitio web en este campo, un usuario que haya subido un archivo al formulario de carga remota se dirige al sitio web elegido. Tenga en cuenta que cualquier dirección de este campo necesita https:// para funcionar correctamente.

Solicitar información del cargador: Cuando está marcada, los usuarios deben introducir su correo electrónico, nombre y apellidos y empresa antes de agregar archivos al formulario. Si esta casilla no está marcada, los usuarios que suben el archivo aparecen como Anónimos.

Campos personalizados: Puede agregar más campos con la opción + Agregar campo personalizado. Tiene la opción de marcar estos campos como obligatorios.

Cuando haya completado el formulario, haga clic en Guardar y obtener código. A continuación, puede copiar el iframe HTML sin procesar para el formulario de carga remota.

Este código permanece disponible en la sección Formularios de carga remota de su cuenta. Puede recuperarlo haciendo clic en el icono Ver código o eliminarlo de la lista eligiendo el icono Eliminar.

Gotas de archivos

Si la función File Drops está habilitada en su cuenta, puede designar un File Drop creado como destino de carga. Al elegir la opción File Drop, utilice la lista para elegir de una lista de File Drops que ya haya creado.

Preferencias avanzadas