Préférences avancées

Paramètres de messagerie

Envoyer des e-mails à partir de

Certains services de messagerie rejettent les messages envoyés à l’aide du serveur de messagerie Citrix Content Collaboration ou signalent les messages comme spam. Si vous recevez des rapports de problèmes de remise d’e-mails, définir la préférence pour l’envoi d’un message utilisateur peut résoudre le problème. Une fois la préférence définie, le nom de l’utilisateur qui envoie le message apparaît dans le champ De et l’adresse e-mail de cet utilisateur est utilisée lorsque le destinataire du message répond au message. Cette option peut également déclencher le rejet des messages. N’utilisez donc pas cette option, sauf si vous rencontrez des problèmes de livraison.

Serveur SMTP

Par défaut, les notifications système sont envoyées à partir des serveurs de messagerie Citrix Content Collaboration vers les clients. Parfois, cela peut ne pas être idéal, en particulier lorsqu’il s’agit de serveurs de messagerie destinataires qui utilisent des filtres anti-spam agressifs ou des listes blanches. Dans ce cas, la définition d’un serveur SMTP personnalisé vous permet d’envoyer des notifications système à partir de votre propre serveur de messagerie. Une fois ces paramètres configurés, tous les e-mails envoyés via votre compte sont envoyés via votre serveur de messagerie, au lieu des serveurs Citrix. En définissant un SMTP personnalisé sur votre compte, vos utilisateurs reconnaissent votre adresse e-mail comme l’expéditeur et les e-mails échoués vous reviennent. Pour utiliser un SMTP personnalisé, un utilisateur employé doit disposer de l’autorisation Autoriser cet utilisateur à modifier les stratégies à l’échelle du compte.

Si vous utilisez Microsoft Office 365 et que vous souhaitez utiliser SMTP personnalisé, visualisez ce guide de configuration à partir de Microsoft.

Configuration d’un SMTP personnalisé

1. Accédez à Gérer > Préférences avancées > Paramètres de messagerie > Serveur SMTP.

2. Cliquez sur Configurer les paramètres SMTP. La page Configuration SMTP personnalisée s’affiche.

3. Entrez les informations appropriées pour activer cette fonction.

Champs obligatoires :

  • Activer SMTP personnalisé  : cette option doit être sélectionnée si vous souhaitez utiliser ces paramètres.
  • Adresse e-mail — Il s’agit de l’adresse e-mail de départ des courriels envoyés.
  • Serveur — Il s’agit du nom d’hôte du serveur de messagerie utilisé pour envoyer des e-mails.
  • Port — Il s’agit du numéro de port à utiliser. Le port 25 est le port par défaut. Les ports suivants sont également autorisés : 26, 443, 465, 587, 2525.
  • Nom d’utilisateur — Il s’agit du nom d’utilisateur nécessaire pour accéder au serveur.
  • Mot de passe — Il s’agit du mot de passe nécessaire pour accéder au serveur.
  • Notifier l’e-mail en cas d’échec — Cette adresse e-mail est envoyée des notifications si Citrix Content Collaboration n’est pas en mesure d’envoyer un e-mail avec les paramètres donnés.

Champs facultatifs :

  • Utiliser SSL — Choisissez entre Implicite, Explicite ou Désactivé.
  • Retour arrière vers ShareFile  : si cette option est sélectionnée, les messages qui ne parviennent pas à envoyer à l’aide des paramètres personnalisés invitent Citrix à envoyer des e-mails futurs via les paramètres de messagerie standard.
  • Méthode d’ authentification — Sélectionnez ici une méthode d’authentification si votre serveur en a besoin.

4. Cliquez sur Enregistrer et envoyer l’e-mail de test pour terminer la configuration.

Dépannage de votre configuration SMTP

Notifications par e-mail/Les messages sont retardés - Ce problème peut se produire lorsque vous utilisez certains services de filtrage ou programmes traitant des messages sur vos serveurs de messagerie locaux. Avant de contacter Citrix au sujet des retards dans notre système, vérifiez que vos messages ne sont pas retardés par les services de filtrage locaux. L’un des moyens de vérifier cette information consiste à examiner tous les détails de l’en-tête d’un message et à examiner l’heure d’envoi des messages entre les services ou les filtres.

Notifications par e-mail/Messages Ne pas arriver - Ce problème peut se produire si vous avez des restrictions IP ou des stratégies sur vos serveurs de messagerie locaux. Consultez l’article du Centre de connaissances CTX208318 pour vous assurer que vous avez mis en liste blanche les adresses IP SMTP personnalisées. De même, passez en revue les méthodes d’authentification de votre serveur de messagerie pour vous assurer que Citrix peut communiquer avec vos serveurs.

Trop de connexions à partir de votre hôte - Ce problème peut se produire lorsque vous avez dépassé le nombre maximal de connexions autorisées sur votre serveur SMTP. Pour résoudre ce problème, vous devez mettre à jour ou augmenter vos connexions maximales autorisées dans votre configuration SMTP, ou utiliser des notifications consolidées pour limiter le nombre de connexions que vous recevez de manière standard.

Notifier les utilisateurs de leur propre activité

Par défaut, même si un utilisateur a téléchargé ou téléchargé des notifications pour un dossier, il ne reçoit pas de notifications concernant sa propre activité dans ces dossiers. L’activation de cette option entraîne les utilisateurs dont les notifications de dossier sont définies à recevoir des mises à jour concernant leur propre activité.

Confirmations de chargement

Après avoir activé ce paramètre, Demander un fichier liens qui exigent que les destinataires saisissent leur nom et leur adresse e-mail avant de charger un e-mail de réception à la personne qui télécharge un fichier. Seuls les liens de demande qui nécessitent un nom et un e-mail envoient des reçus de téléchargement.

Notifications par e-mail

Lorsque vous définissez des notifications de téléchargement ou de téléchargement pour certains utilisateurs dans des dossiers, les utilisateurs reçoivent par défaut des notifications concernant les téléchargements ou les téléchargements en temps réel. Les utilisateurs peuvent modifier ce comportement par défaut en cliquant sur le lien Paramètres personnels de leur compte. Toutefois, si vous souhaitez définir une valeur par défaut pour ce paramètre pour tous les utilisateurs de votre compte, vous pouvez le faire à l’aide de ce paramètre.

La modification de ce paramètre n’affecte pas les utilisateurs existants dans le système. Il s’applique uniquement aux utilisateurs nouvellement créés. Vous pouvez mettre à jour ce paramètre pour les utilisateurs individuels à partir de leur page de profil individuel.

Les utilisateurs peuvent recevoir des notifications par e-mail dans les langues suivantes : anglais, allemand, espagnol, français, néerlandais, chinois, russe, japonais, coréen ou portugais.

Texte d’e-mail Q&R

Cette fonction détermine si la fonction Q&R dossier envoie le texte des questions et réponses dans le corps des e-mails de notification. Lorsqu’ils sont définis sur non, les e-mails ne contiennent pas le texte de la question ou de la réponse, mais incluent un lien pour vous connecter et afficher ces informations à la place.

E-mail crypté

Cette option permet d’activer la fonctionnalité de messagerie chiffrée. La définition de l’option sur Non empêche les utilisateurs d’envoyer ou de répondre à des messages électroniques chiffrés.

Adresses e-mail secondaires

Par défaut, tous les utilisateurs du compte peuvent configurer une adresse e-mail secondaire pour leur profil. La définition de la valeur Non supprime la possibilité de configurer une deuxième adresse e-mail pour tous les utilisateurs, y compris les employés et les clients.

Autorisations

Partages clients

Par défaut, tous les clients qui ont accès au téléchargement à un dossier particulier disposent d’un bouton Envoyer qui leur permet d’envoyer n’importe quel fichier du dossier à un destinataire tiers. Cependant, dans certains cas d’utilisation, les entreprises ne veulent pas que les clients puissent envoyer des fichiers à des tiers, même si le client peut télécharger les fichiers et les envoyer à des tiers en dehors du système. Si Oui est sélectionné, le bouton Partager s’affiche pour les clients à l’intérieur de tous les dossiers. Si Non est sélectionné, le bouton Partager s’affiche uniquement pour les utilisateurs employés.

Paramètres des fichiers

Stratégie de rétention

Pour les comptes du plan Professionnel et supérieur, la stratégie de conservation des fichiers entraîne la suppression automatique des fichiers quelques jours après leur téléchargement. Cette option peut être configurée séparément pour chaque dossier racine du système. Ce paramètre détermine la stratégie de rétention de fichiers par défaut utilisée lors de la création d’un nouveau dossier de niveau racine. Jamais est la valeur par défaut.

Tri

Par défaut, les fichiers et les dossiers sont affichés de manière à ce que les éléments les plus récents soient répertoriés en premier. Les utilisateurs peuvent choisir un ordre différent pour les fichiers et les dossiers en cliquant sur les en-têtes Titre, Mo, Uploader ou Créateur. Citrix Content Collaboration se souvient de l’ordre choisi et utilise cette option pour afficher les fichiers dans le même ordre dans ce dossier à l’avenir. Vous pouvez choisir un autre ordre dans lequel les fichiers et les dossiers s’affichent. Pour ce faire, choisissez une catégorie à utiliser pour afficher les fichiers et indiquer s’ils doivent être affichés dans l’ordre croissantou décroissant.

Contrôle de version

Si l’option Oui est cochée, lorsqu’un utilisateur télécharge un fichier dans un dossier qui contient déjà un fichier portant le même nom, les deux versions du fichier sont enregistrées afin que vous puissiez suivre la progression du fichier et empêcher toute perte de données d’écraser. Si l’option Non est sélectionnée, le téléchargement d’un fichier portant le même nom qu’un fichier existant entraîne l’écrasement de l’ancienne version du fichier sur votre compte.

Vous pouvez définir un nombre maximal de versions de fichiers que le système enregistre. Par exemple, si vous choisissez d’enregistrer jusqu’à 10 versions d’un fichier et que vous disposez de 10 versions d’un fichier stockées sur votre compte, tout nouveau téléchargement entraîne la suppression de la version la plus ancienne du fichier.

Édition

Lors de l’utilisation de Microsoft Office Online pour l’affichage et la modification, Office Online conserve une copie temporaire du fichier en cours d’affichage et de modification à des fins de rendu et d’apporter des modifications au fichier. Il est recommandé que tous les administrateurs communiquent ces informations aux utilisateurs en passant en revue Conditions d’utilisation de Microsoft et Politique de confidentialité. Un abonnement Office 365 est requis pour la modification.

Pour plus d’informations sur la prévisualisation et la modification de Microsoft Office, consultez l’article du Centre de connaissances CTX208340.

Rendu cloud

Si Cloud Rendering est activé, Citrix Content Collaboration conserve une copie temporaire des fichiers (images, audio, PDF) impliqués dans votre workflow.

Une fois le workflow terminé, Citrix Content Collaboration déplace les fichiers vers le dossier sur site sélectionné. Si un utilisateur visualise un fichier lié à un workflow terminé, Citrix Content Collaboration effectue une copie temporaire du fichier depuis sur site vers le cache cloud Citrix Content Collaboration. Un fichier est disponible jusqu’à une semaine dans le cache du cloud après la dernière consultation du fichier.

Si Cloud Rendering est désactivé, les utilisateurs ne peuvent pas utiliser les fonctionnalités Feedback and Approbation ou Workflow personnalisé avec des fichiers stockés sur une zone de stockage gérée par le client. Il est recommandé que tous les administrateurs communiquent ces informations à leurs utilisateurs tout en examinant le Contrat et la Politique de confidentialité des services d’utilisateur final Citrix.

Activer les outils ShareFile

Vous pouvez activer ou désactiver l’accès aux applications et outils individuels de votre compte. Toutes les modifications apportées à ce menu ont un impact sur tous les utilisateurs du compte.

Afficher la page Applications dans la barre de navigation permet au lien Applications d’être présent dans le coin supérieur droit de votre compte. Vous pouvez personnaliser les outils affichés dans cette liste. Vous pouvez activer ou désactiver les outils répertoriés dans ce menu.

Modèles de dossiers

Cet outil vous permet de créer un ensemble de sous-dossiers par défaut qui peuvent être ajoutés à des dossiers nouveaux ou existants de votre compte pour faciliter la configuration de la structure de dossiers lorsque les mêmes sous-dossiers sont fréquemment utilisés. Par exemple, vous avez des dossiers distincts pour des projets ou des clients spécifiques sur votre compte et que les informations de chaque dossier sont toujours organisées dans les mêmes catégories de sous-dossiers. L’application d’un modèle de dossier au dossier crée automatiquement les sous-dossiers par défaut dans le dossier sélectionné pour rationaliser la configuration du dossier.

Important :

  • Les dossiers associés à un modèle ne peuvent pas être supprimés tant que l’association de modèle n’a pas été supprimée.
  • Les fonctionnalités de modèle de dossier reposent sur les autorisations que les utilisateurs doivent obtenir.
  • Lorsque vous supprimez un sous-dossier du modèle de dossier, toutes les instances de ce dossier dans votre compte et tous les fichiers contenus dans ces dossiers sont supprimés. Les dossiers supprimés suite à une modification apportée au modèle peuvent être restaurés à partir de la Corbeille.

Limitations

Les utilisateurs disposant d’une grande quantité de dossiers ou de structures de dossiers profondément imbriquées peuvent ne pas être en mesure d’appliquer des modèles de dossier à des sous-dossiers en bloc ou de renommer les dossiers existants en vrac.

Il peut y avoir un délai pendant que Citrix Content Collaboration traite les modifications de modèle sur votre compte. Si vous modifiez des modèles qui ont été associés à de nombreux dossiers de votre compte, permettez à l’application Web de traiter ces modifications avant de vous éloigner du menu des modèles de dossiers.

Instructions

Créer un modèle de dossier

Pour créer un modèle, accédez à Gérer > Préférences avancées > Modèles de dossiers.

Vous pouvez saisir un nom pour ce modèle qui vous permet d’identifier le modèle si vous en avez configuré plusieurs sur le système. Ce titre n’est pas affiché dans l’écran du dossier. Vous pouvez également saisir une description qui s’affiche sur la page Modèles de dossiers dynamiques pour vous aider à identifier davantage un modèle spécifique, si vous en créez plusieurs sur votre compte. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Créer un modèle.

Dans l’écran suivant, cliquez sur le titre de votre modèle pour le mettre en surbrillance, puis cliquez sur Ajouter un dossier. Vous pouvez configurer autant de sous-dossiers que vous le souhaitez. Pour créer un sous-dossier d’un dossier dans le modèle, vous pouvez cliquer sur le nom du dossier dans lequel se trouve le nouveau sous-dossier, puis cliquer sur Ajouter un dossier. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Terminer.

Ajouter un modèle lors de la création du dossier

Vous pouvez ajouter un modèle lors de la création d’un dossier. Pour ce faire, créez un dossier et utilisez le menu déroulant Appliquer le modèle pour appliquer un modèle de dossier. Lorsque vous créez le dossier, les sous-dossiers du modèle sont automatiquement configurés dans le nouveau dossier.

Vous pouvez également utiliser un modèle pour ajouter des sous-dossiers à un dossier que vous avez déjà créé. Pour ce faire, accédez au dossier que vous souhaitez modifier et passez votre souris sur le menu déroulant carat directement à droite du nom du dossier, puis cliquez sur Modifier les options du dossier. Dans la section Modèle de dossier, appliquez un modèle à partir du menu déroulant. Pour supprimer un modèle d’un sous-dossier donné, cochez l’option Ne pas utiliser de modèle de dossier dans le menu.

Appliquer des modèles de dossier aux sous-dossiers en bloc

Vous pouvez appliquer des modèles de dossier à des sous-dossiers en bloc. Vous devez être un utilisateur employé avec l’autorisation Autoriser cet utilisateur à modifier des modèles de dossiers. Vous devez également être membre du groupe de super-utilisateurs pour utiliser le bouton Appliquer les modèles au dossier.

Pour appliquer des modèles, cliquez sur Gérer > Préférences avancées > Modèles de dossiers. Recherchez le modèle à appliquer en bloc et cliquez sur l’icône Appliquer aux dossiers. Dans le menu, vous pouvez désigner le dossier auquel vous souhaitez appliquer le modèle. Le modèle est ensuite appliqué à tous les sous-dossiers du dossier que vous choisissez. Une fois que vous avez sélectionné le dossier, cliquez sur Appliquer. Selon votre modèle, un écran d’état peut s’afficher au fur et à mesure que vos modèles sont appliqués. Cliquez sur Appliquer pour terminer.

Conditions d’autorisation des modèles de dossier

Pour créer des modèles de dossiers, vous devez être un utilisateur employé avec l’autorisation Autoriser cet utilisateur à modifier les modèles de dossier activée. Vous devez également avoir accès à la configuration de dossiers de niveau racine sur le compte ou disposer des autorisations de téléchargement dans un ou plusieurs dossiers où vous pouvez ajouter des sous-dossiers.

Pour appliquer des modèles de dossier à des sous-dossiers en bloc, vous devez être un utilisateur employé avec l’autorisation Autoriser cet utilisateur à modifier les modèles de dossier activée. Vous devez également être membre du super groupe d’utilisateurs pour utiliser le bouton Appliquer les modèles au dossier.

Pour appliquer un modèle à un dossier, vous devez disposer des autorisations d’administrateur sur un dossier pour accéder au menu Paramètres avancés des dossiers dans lequel vous pouvez afficher l’association de modèles.

Pour modifier ou supprimer un dossier associé à un modèle, vous devez d’abord supprimer l’association de modèle. Pour ce faire, accédez au dossier en question et cliquez sur Options avancées des dossiers à l’aide du menu déroulant situé à côté du nom du dossier. Dans le menu, faites défiler la page jusqu’à la section modèle de dossier et cliquez sur Supprimer l’association. Vous pouvez maintenant modifier et supprimer le dossier.

Lorsque vous supprimez un sous-dossier du modèle de dossier, toutes les instances de ce dossier dans votre compte et tous les fichiers contenus dans les dossiers sont supprimés. Les dossiers supprimés suite à une modification apportée au modèle peuvent être restaurés à partir de la Corbeille.

Formulaires de chargement à distance

Les formulaires de téléchargement à distance vous permettent de placer du code HTML sur votre site Web qui permet aux visiteurs de télécharger des fichiers de votre site Web directement dans votre compte. Vous pouvez spécifier le dossier dans lequel les fichiers téléchargés sont enregistrés, ainsi que les informations supplémentaires à collecter auprès de la personne chargée du chargement des fichiers.

Avertissement :

Citrix ne fournit pas de code ou de conseil supplémentaire au-delà de l’exemple fourni. Citrix ne peut pas fournir de support client pour le code de formulaire de téléchargement à distance qui a été modifié au-delà du modèle généré dans l’application Web au moment de la création.

Les utilisateurs doivent être un utilisateur employé disposant de l’autorisation « Gérer les formulaires de téléchargement à distance » pour créer un formulaire de téléchargement à distance.

Vous pouvez créer un formulaire dans la console Citrix Content Collaboration en accédant à Gérer > Préférences avancées > Télécharger à distance les formulaires, puis en cliquant sur Ajouter un nouveau formulaire.

Ajout d’un nouveau formulaire

Description du formulaire : Il s’agit du nom du formulaire dans la page Assistant de téléchargement à distance de votre compte. Ce nom n’est pas affiché sur le formulaire lui-même.

Choisir destination : indiquez si vous souhaitez stocker les fichiers téléchargés dans un dossier spécifique ou dans un dépôt de fichier. Si la fonctionnalité Dépôts de fichiers est activée sur votre compte, vous pouvez désigner un dépôt de fichiers créé comme destination de chargement. Lorsque vous choisissez l’option Dépose de fichier, utilisez la liste pour choisir parmi une liste de Dépôts de fichiers que vous avez déjà créée.

Choisir dossier de chargement : choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez stocker les fichiers téléchargés. Ce dossier doit être un dossier dans la section Dossiers partagés de votre compte. Si ce dossier n’a pas encore été créé, vous devez le créer avant d’utiliser l’assistant de téléchargement à distance.

Retourner les utilisateurs à : Lorsqu’un site Web est correctement entré dans ce champ, un utilisateur qui a téléchargé un fichier dans le formulaire de téléchargement à distance est dirigé vers le site Web choisi. Notez que toute adresse dans ce champ doit https:// fonctionner correctement.

Demander des informations sur le téléchargement : Lorsque cette option est cochée, les utilisateurs doivent entrer leur adresse e-mail, prénom et nom, ainsi que leur société avant d’ajouter des fichiers au formulaire. Si cette case n’est pas cochée, les téléchargements apparaissent comme anonymes.

Champs personnalisés : vous pouvez ajouter d’autres champs à l’aide de l’option + Ajouter un champ personnalisé. Vous avez la possibilité de marquer ces champs si nécessaire.

Une fois que vous avez rempli le formulaire, cliquez sur Enregistrer et obtenir le code. Vous pouvez ensuite copier l’iframe HTML brut pour votre formulaire de téléchargement à distance.

Ce code reste disponible dans la section Formulaires de téléchargement à distance de votre compte. Vous pouvez le récupérer en cliquant sur l’icône Afficher le code ou la supprimer de la liste en sélectionnant l’icône Supprimer.

Drops de fichier

Si la fonctionnalité Dépôts de fichiers est activée sur votre compte, vous pouvez désigner un dépôt de fichiers créé comme destination de chargement. Lorsque vous choisissez l’option Dépose de fichier, utilisez la liste pour choisir parmi une liste de Dépôts de fichiers que vous avez déjà créée.

Préférences avancées