Intégrer Workday

L’intégration Workday vous permet d’envoyer des demandes, de recevoir des notifications sur l’état des demandes et d’effectuer des actions pour répondre aux notifications en toute facilité.

L’intégration Workday vous permet d’envoyer des demandes, de recevoir des notifications sur l’état des demandes et d’effectuer des actions pour répondre aux notifications en toute facilité. Une fois ce processus terminé, votre niveau de journalisation d’audit existant est conservé, y compris toute action effectuée par l’utilisation des micro-apps Citrix. Utilisez le processus suivant pour activer l’intégration Workday.

Pour obtenir une liste complète des micro-apps Workday prêtes à l’emploi, consultez la section Utiliser les micro-apps Workday.

Avant de configurer l’intégration dans les micro-apps, assurez-vous de remplir les conditions préalables, puis suivez les étapes suivantes :

  • Activer l’accès à l’API en enregistrant un client d’API, puis en générant et en récupérant l’ID du client et la clé secrète client
  • Créer des rapports personnalisés
  • Générer des URL de rapports personnalisés
  • Configurer un lien profond dans Workspace
  • Modifier le processus métier pour les demandes de congé
  • Gérer les autorisations des groupes de sécurité

Vérifier les conditions préalables

Ce processus de configuration exige que vous disposiez d’un compte administrateur et des privilèges de compte de service suivants pour le connecteur Workday.

  • Accès à la création de rapports personnalisés non temporaires
  • Accès aux API HumanResources, Integrations, PerformanceManagement, ResourcesManagement et aux API de rapports personnalisés.
  • Pour télécharger les données de jalon qui font partie du processus de configuration des liens profonds, vous avez besoin des groupes de sécurité suivants attribués à l’administrateur :
    • Administrateur RH
    • Administrateur d’informations
  • Configurez Citrix Gateway pour prendre en charge l’authentification unique pour Workday : une fois que les utilisateurs se connectent, ils sont automatiquement reconnectés sans avoir à entrer leurs informations d’identification une seconde fois. Suivez les instructions de l’article Configuration de l’authentification unique pour Workday. Pour plus d’informations sur la configuration de l’authentification unique (SSO, Single Sign-ON), consultez la section Citrix Gateway Service.

Une fois l’intégration dans Workday configurée, vous aurez besoin de ces artefacts pour entrer les informations d’identification de compte lorsque vous configurez l’intégration dans les micro-apps :

  • URL
  • Nom d’utilisateur
  • Locataire
  • Mot de passe
  • ID client
  • Clé secrète client
  • Point de terminaison de l’API REST Workday
  • Point de terminaison de jeton
  • Point de terminaison d’autorisation
  • URL de rapports personnalisés que vous avez obtenue

Enregistrer le client d’API Workday

Enregistrez un client d’API pour générer un ID de client et une clé secrète client pour chaque environnement. Si vous disposez de plusieurs environnements, vous devez enregistrer un client d’API pour chaque environnement individuel.

  1. Connectez-vous à Workday en tant qu’administrateur et recherchez Register API Client. Renseignez les champs obligatoires :

    • Entrez un nom sous Client Name.
    • Sélectionnez l’option Authorization Code Grant pour le champ Client Grant Type.
    • Sélectionnez l’option Bearer pour le champ Access Token Type.
    • Entrez l’URI de redirection : https://{yourmicroappserverurl}/app/api/auth/serviceAction/callback
    • Entrez la valeur 30 pour le champ Refresh Token Timeout (in days).

    Champs pour le nom de client Workday

    • Sélectionnez les options suivantes pour OAuth2 Scopes :
      • Core Payroll
      • Expenses
      • Integration
      • Staffing
      • System
      • Tenant Non-Configuratble
      • Time Off and Leave
      • Workday-Owned
      • Worktags
    • Sélectionnez les options suivantes pour Scope (Functional Areas) :
      • Core Payroll
      • Organizations and Roles
      • Staffing
      • Tenant Non-Configuratble
      • Time Off and Leave
      • Worktags
    • Cochez la case Workday Owned Scope.

    Champs pour l'étendue OAuth Workday

  2. Sélectionnez OK. L’ID du client et la clé secrète client sont générés. Récupérez-les et enregistrez-les pour une utilisation ultérieure lors du processus de configuration.

  3. Sélectionnez Done pour terminer et quitter le processus.

Créer des rapports personnalisés

Vous créez des rapports personnalisés dans Workday pour chacun des rapports suivants. Téléchargez les feuilles de calcul ci-jointes et complétez les détails exactement comme décrit dans la feuille de calcul. Si un détail que vous saisissez diffère du rapport fourni, le processus ne fonctionne pas. Par exemple, si vous utilisez un nom incorrect, le rapport est généré, mais aucune donnée n’est téléchargée.

  1. Ouvrez l’une des feuilles de calcul de rapport personnalisées suivantes :

  2. Dans Workday, recherchez Create Custom Report.
  3. Entrez un nom sous Report Name. Ce nom doit être identique à la feuille de calcul du rapport pour lequel vous souhaitez créer une URL.
  4. Sélectionnez l’option Advanced pour le champ Report Type.
  5. Entrez la source de données sous Data Source. Cette valeur doit être identique à la feuille de calcul du rapport pour lequel vous souhaitez créer une URL.
  6. Cochez la case Enable As Web Service.
  7. Sélectionnez OK.

    Le rapport personnalisé s’ouvre : il n’est pas renseigné, à l’exception des trois champs que vous avez saisis.

  8. Complétez les détails exactement comme décrit dans la feuille de calcul. Prêtez une attention particulière aux en-têtes. Les en-têtes correspondent aux onglets de l’interface utilisateur Workday.
  9. Le champ Column Heading Override XML Alias est généré automatiquement lorsque vous remplissez les colonnes. Vérifiez que la valeur du champ Column Heading Override XML Alias correspond aux instructions de la feuille de calcul. Cette valeur varie souvent.
  10. Sélectionnez OK. Le rapport personnalisé est créé.

Générer des URL de rapports personnalisés

Pour télécharger des données et générer des notifications pour les rapports personnalisés, vous devez générer les URL de rapports personnalisés et télécharger le WSDL. Vous avez besoin de ces URL pour terminer la procédure de configuration des micro-apps.

  1. Dans Workday, ouvrez un rapport personnalisé que vous avez créé.
  2. Sélectionnez Actions et sélectionnez le nom du rapport pour ouvrir les paramètres.
  3. Sélectionnez Actions > Web Service > View URLs > WSDLs.
  4. Entrez une date dans le champ Entered On.
  5. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le lien WSDL sous la section Workday XML et sélectionnez Copy URL. (Exemple d’URL : https://wd2-impl-services1.workday.com/ccx/service/customreport2/company_tenant/user_name/report_name?wsdl)

Enregistrez l’URL à utiliser lorsque vous configurez la micro-app dans la procédure Ajouter l’intégration aux micro-apps Citrix Workspace.

Configurer un lien profond dans Workspace

Si vous souhaitez suivre les instructions de cet article, contactez votre administrateur et demandez-lui de configurer un lien profond pour les micro-apps Citrix Workspace dans Workday.

Les cas d’utilisation suivants nécessitent les liens profonds correspondants : Par exemple, si votre domaine est impl.workday.com et que votre locataire est citrix_gms2v, l’URL pour Créer une note de frais est : https://impl.workday.com/citrix_gms2/d/task/2997$995.htmld :

  • Créer une note de frais https://your_domain/your_tenant/d/task/2997$995.htmld

  • Créer des commentaires https://your_domain/your_tenant/d/task/2997$3067.htmld

  • Créer un jalon https://your_domain/your_tenant/d/task/2998$8704.htmld

  • Créer une demande de modification de poste https://your_domain/your_tenant/d/task/2997$4819.htmld

  • Envoyer/approuver/refuser la modification de poste https://your_domain/your_tenant/d/unifiedinbox/initialinbox/2998$17139.htmld

Remarque :

Si vous n’avez pas stocké ces données, connectez-vous à votre compte Workday et copiez-les à partir de l’URL. Ces liens profonds doivent être mis en place avec chaque intégration nouvellement ajoutée.

Modifier le processus métier pour les demandes de congé

En fonction du locataire Workday que vous utilisez, vous disposez d’un processus métier établi pour la création de demandes de congé. Modifiez ce processus métier comme indiqué dans les étapes suivantes.

  1. Dans Workday, recherchez bp: request time off, puis sélectionnez Request Time Off for Global Modern Services.
  2. Accédez à Actions > Business Process > Edit Definition.
  3. Ne modifiez pas le champ Effective Date, sauf si nécessaire, puis sélectionnez OK.
  4. Sous Business Process Steps, sélectionnez l’icône + pour ajouter une nouvelle ligne.
  5. Entrez b sous Order.
  6. Entrez Approbation sous Type.
  7. Sélectionnez Manager sous Group dans le menu.
  8. Sélectionnez OK, puis Done.

Gérer les autorisations des groupes de sécurité

Pour activer les autorisations de sécurité appropriées pour votre groupe de sécurité, vous effectuez deux procédures. Ajoutez d’abord des autorisations au groupe et activez les paramètres. Ajoutez ensuite le groupe de sécurité à la liste d’autorisation d’affichage complet et activez les paramètres.

Ajouter et activer des autorisations d’intégration

  1. Dans Workday, recherchez View security group.
  2. Recherchez le groupe de sécurité dont vous avez besoin, sélectionnez-le et sélectionnez OK.
  3. Accédez à Actions > Security Group > Maintain Security Permissions.
  4. Sous la section Integration Permissions, recherchez la liste suivante d’autorisations dans le champ Domain Security Policies permitting Get access, puis ajoutez-les toutes. N’utilisez pas les deux-points (:) dans votre recherche :

    Autorisations d'intégration Workday

    • Manage: Organization Integration
    • Worker Data: Public Worker Reports
    • Set Up: Spend Categories
    • Worker Data: Headcount Reports
    • Business Process Administration
    • Business Process Reporting
    • Set Up: Expense Item
    • Process: Purchase Order – View
    • Process: Expense Report – View
    • Worker Data: Active Employees
    • Worker Data: Current Staffing Information
    • Worker Data: Time Off (Time Off Balances)
    • Worker Data: Time Off (Time Off)
    • Worker Data: Time Off
  5. Sélectionnez OK, vérifiez la liste, puis sélectionnez Done.
  6. Rechercher Activate Pending Security Policy Changes.
  7. Dans le champ Comment, tapez Activate, puis sélectionnez OK.
  8. Cochez la case Confirm, puis sélectionnez OK. Les autorisations ont été mises à jour et activées.

Ajouter et activer un groupe de sécurité à la liste d’autorisation d’affichage complet

  1. Recherchez bp:change job et sélectionnez Change Job for Global Modern Services.
  2. Accédez à Actions > Business Process > Edit.

    Écran du processus métier de Workday

  3. Faites défiler jusqu’à la section View All. Ajoutez votre groupe de sécurité à la liste d’autorisation d’affichage complet.
  4. Sélectionnez OK, puis Done.
  5. Rechercher Activate Pending Security Policy Changes.
  6. Dans le champ Comment, tapez Activate, puis sélectionnez OK.
  7. Cochez la case Confirm, puis sélectionnez OK. Les autorisations ont été mises à jour et activées.

Vous pouvez afficher votre groupe de sécurité en recherchant View security group et en sélectionnant votre groupe de sécurité. Il existe maintenant deux onglets : Domain Security Policy Permissions et Business Process Security Policy Permissions.

Ajouter l’intégration aux micro-apps Citrix Workspace

Ajoutez l’intégration Workday aux micro-apps Citrix Workspace pour vous connecter à votre application. Des micro-apps prêtes à l’emploi sont proposées, ainsi que des notifications et des actions préconfigurées qui sont prêtes à être utilisées dans votre espace de travail.

Procédez comme suit :

  1. Dans la page de vue d’ensemble, sélectionnez Démarrer.

    La page Gérer les intégrations s’ouvre.

  2. Sélectionnez Ajouter une nouvelle intégration et Ajouter une nouvelle intégration à partir des modèles fournis par Citrix.
  3. Choisissez la vignette Workday.
  4. Donnez un nom à l’intégration.

    Paramètres du connecteur Workday : URL, Locataire, ID du client, Clé secrète client, Nom d'utilisateur, Mot de passe

  5. Renseignez la section Paramètres du connecteur avec les éléments requis que vous avez obtenus.
    • Entrez l’URL de l’instance.
    • Entrez l’emplacement de votre Locataire Workday.
    • Entrez l’ID du client et la Clé secrète client que vous avez obtenus dans la procédure Vérifier les conditions préalables.
    • Entrez le Nom d’utilisateur et le Mot de passe.
    • Entrez une valeur dans le champ Nombre de jours à charger pour définir la limite de jours lors du chargement des données.
  6. Définissez l’option Activer le module de congés ? sur Oui si vous créez des demandes de congés calculées par Workday et que vous souhaitez que les données soient téléchargées et que les notifications soient générées en fonction des données. Vous avez obtenu ces URL dans la procédure Obtenir une URL de rapports personnalisés.

    • Entrez l’URL de rapport personnalisé sous URL de rapport – Détails des demandes de congés.
    • Entrez l’URL de rapport personnalisé sous URL de rapport – Type de congés par plan.
    • Entrez l’URL du rapport personnalisé sous URL de rapport – Enregistrements d’événements pour les demandes de congé.
  7. Définissez l’option Télécharger les éléments de la boîte de réception (rapport de dépenses, modification de poste) ? sur Oui si vous créez des demandes de modification de poste et des rapports de dépenses calculés par Workday et que vous souhaitez que les données soient téléchargées et que les notifications soient générées en fonction des données. Vous avez obtenu ces URL dans la procédure Obtenir une URL de rapports personnalisés.

    • Entrez l’URL du rapport personnalisé sous URL de rapport – Enregistrements d’événements pour les modifications de poste.
    • Entrez l’URL du rapport personnalisé sous URL de rapport – Enregistrements d’événements pour les dépenses.
    • Entrez l’URL du rapport personnalisé sous URL de rapport – Activités de dotation en personnel.

    Paramètres du connecteur Workday : URL, Locataire, ID du client, Clé secrète client, Nom d'utilisateur, Mot de passe

  8. Sélectionnez Ajouter.

La page Intégrations de micro-apps s’ouvre avec votre intégration ajoutée et ses micro-apps associées. À partir de là, vous pouvez ajouter une autre intégration, continuer à configurer vos micro-apps prêtes à l’emploi ou créer une nouvelle micro-app pour cette intégration.

Vous êtes maintenant prêt à définir et exécuter votre première synchronisation de données. Vous pouvez extraire une grande quantité de données de vos applications intégrées vers la plate-forme de micro-apps. Par conséquent, nous vous recommandons d’utiliser la page Tableau pour filtrer les entités de votre première synchronisation de données afin d’accélérer la synchronisation.

Pour plus d’informations, consultez les sections Vérifier les entités requises et Définir la synchronisation des données dans l’article Configurer l’intégration.

Pour plus d’informations sur les points de terminaison d’API et les entités de table, consultez la section Spécifications du connecteur Workday.

Utiliser les micro-apps Workday

Les intégrations d’application existantes sont fournies avec des micro-apps prêtes à l’emploi. Commencez avec ces micro-apps et personnalisez-les en fonction de vos besoins.

Micro-apps Workday

L’intégration Workday est fournie avec les micro-apps prêtes à l’emploi préconfigurées suivantes :

Approbations : permet d’approuver les notes de frais, les demandes de congé et les demandes de modification de poste.

Notification ou Page Workflows de cas d’utilisation
Notification Nouvelle demande de modification de poste pour approbation Lorsqu’une nouvelle demande d’approbation pour une modification de poste est envoyée, l’approbateur reçoit une notification.
Notification Nouvelle note de frais pour approbation Lorsqu’une nouvelle demande d’approbation pour une note de frais est envoyée, l’approbateur reçoit une notification.
Notification Nouveau congé pour approbation Lorsqu’une nouvelle demande d’approbation pour un congé est envoyée, l’approbateur reçoit une notification.
Page Approbation de demande de modification de poste Fournit un formulaire interactif contenant une vue détaillée d’une demande de modification de poste.
Page Demandes de modification de poste pour approbation Fournit une vue détaillée en lecture seule des demandes de modification de poste pour approbation attribuées à un approbateur.
Page Approbation des notes de frais Fournit un formulaire interactif contenant une vue détaillée d’une note de frais.
Page Notes de frais pour approbation Fournit une vue détaillée en lecture seule des demandes d’approbation pour des notes de frais attribuées à un approbateur.
Page Approbation de demandes de congés Fournit un formulaire interactif contenant une vue détaillée d’une demande de congés.
Page Demandes de congés pour approbation Fournit une vue détaillée en lecture seule des demandes de congés pour approbation attribuées à un approbateur.

Créer demande de congés : permet d’envoyer une demande de congés payés.

Notification ou Page Workflows de cas d’utilisation
Page Demander des congés Fournit un formulaire permettant de créer une demande de congés payés, y compris le choix du type de congé, les dates de début et de fin, et éventuellement l’ajout de commentaires.

Mes dépenses : permet d’afficher une liste de notes de frais, y compris un rapport détaillé et les détails des éléments de note de frais spécifiques.

Notification ou Page Workflows de cas d’utilisation
Notification Mise à jour de l’état des dépenses Lorsque l’état d’une dépense est modifié, le propriétaire de la dépense reçoit une notification.
Page Détails des notes de frais Fournit une vue détaillée de toutes les dépenses d’un utilisateur.
Page Détails de la ligne de note de frais Fournit une vue approfondie de l’une des dépenses de l’utilisateur.
Page Mes dépenses Fournit une vue en lecture seule des dépenses d’un utilisateur.

Mes demandes de congés : permet d’afficher une liste personnalisée de demandes de congé.

Notification ou Page Workflows de cas d’utilisation
Notification État de la demande de congés mis à jour Lorsque l’état d’une demande de congés est modifié, le propriétaire de la demande de congés reçoit une notification.
Page Mes demandes de congés Fournit une vue en lecture seule des demandes de congé actives d’un utilisateur, y compris lorsqu’elles ont été envoyées et leur état.
Page Détails de la demande de congés Fournit une vue détaillée de toutes les demandes de congé d’un utilisateur.

Solde de congés : permet d’afficher une liste personnalisée des jours de congé restants.

Notification ou Page Workflows de cas d’utilisation
Page Solde de congés Fournit une vue en lecture seule des jours de congé restants d’un utilisateur.

Bons de commande : permet d’afficher les bons de commande, ainsi que les détails correspondants.

Notification ou Page Workflows de cas d’utilisation
Page Mes bons de commande Fournit une vue en lecture seule des bons de commande actifs d’un utilisateur.
Page Détails du bon de commande Fournit une vue détaillée de tous les bons de commande d’un utilisateur.