Co-édition dans ShareFile
Cet article explique les étapes nécessaires pour partager des liens modifiables depuis votre compte ShareFile. Cela permet à vos destinataires de modifier vos fichiers Microsoft Office.
Exigences des utilisateurs de ShareFile en matière de co-édition
Cette fonctionnalité est disponible à la fois pour les employés et les utilisateurs clients, à condition que les conditions suivantes soient remplies :
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Prévisualisation des fichiers : l’autorisation de téléchargement doit être activée sur le dossier dans lequel le fichier est stocké.
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Modification de fichiers : les exigences suivantes sont nécessaires pour pouvoir modifier des fichiers dans ShareFile :
- Vous devez disposer d’une licence Microsoft Office 365 Commercial.
- Autorisations de chargement et de téléchargement sur le dossier dans lequel le fichier est stocké.
- Le contrôle de version des fichiers est activé.
Obtenir un lien partageable
L’option Obtenir un lien vous permet de partager un lien modifiable avec vos destinataires.
REMARQUES :
- Tous les collaborateurs internes et externes à l’organisation peuvent utiliser l’intégration Microsoft Office Online. L’auteur doit sélectionner des autorisations et le collaborateur doit disposer d’une licence Microsoft.
Cette fonctionnalité est disponible pour les clients des éditions avancée et Premiumde ShareFilequi ont activé le paramètreMicrosoft Office Editing .
- Les types de fichiers compatibles sont les suivants : .docx pour Word, .pptx pour PowerPoint et .xlsx pour Excel.
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Sélectionnez un fichier à partager dans votre compte ShareFile.
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Sélectionnez Partager.
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Sélectionnez Copier dans la zone Les utilisateurs peuvent modifier après s’être connectés. option.
Le message Lien copié dans votre bloc-notes s’affiche brièvement.
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Utilisez le lien copié pour le partager par e-mail ou par une autre application de communication.
Envoyer à des personnes spécifiques
Utilisez cette option lorsque vous souhaitez envoyer un message de partage à une personne spécifique à l’aide de ShareFile.
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Accédez au fichier que vous souhaitez partager dans votre compte ShareFile.
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Sélectionnez le ou les fichiers que vous souhaitez partager.
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Sélectionnez Partager dans le menu.
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Sélectionnez Envoyer à des personnes spécifiques parmi les options proposées.
La fenêtre de message Envoyer à des personnes spécifiques s’affiche.
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Sélectionnez Modifier les options pour consulter et définir les options suivantes :
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Options d’accès :
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Autorisez les destinataires à : - sélectionner Modifier (connexion requise) pour autoriser la modification des fichiers Microsoft Office.
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L’accès expire : sélectionnez l’une des différentes options d’expiration pour les destinataires.
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Case à cocher Exiger que les destinataires se connectent.
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Téléchargements par utilisateur : limite le nombre de téléchargements si nécessaire.
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Case à cocher « Toujours » renvoyant à la dernière version du fichier.
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Notifications :
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Case à cocher pour m’avertir en cas d’accès.
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Case à cocher pour m’envoyer une copie de cet e-mail.
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Sélectionnez Save.
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Entrez l’adresse e-mail du destinataire dans la zone de texte À .
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Bien que l’ objet soit prérempli, vous pouvez saisir un texte de remplacement.
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Tapez un message si nécessaire.
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Cliquez sur la case Mémoriser l’objet et le message si vous le souhaitez.
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Cliquez sur Envoyer.
Le message Partager envoyé avec succès s’affiche brièvement.
Options de lien
Choisissez … pour modifier les options du lien, remplacer le lien ou supprimer le lien.
Options d’édition
Dans les options d’édition, vous définissez les paramètres d’accès des destinataires et des notifications.
Options d’accès
Sous Options d’accès, sélectionnez les paramètres d’accès pour les destinataires.
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Autorisez les personnes disposant de ce lien à :
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Afficher : les destinataires peuvent uniquement consulter le fichier dans la fenêtre d’ aperçu .
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Télécharger : les destinataires peuvent télécharger le fichier.
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Modifier (connexion requise) - Les destinataires peuvent modifier le fichier mais doivent se connecter à l’aide de leur identifiant client ou employé.
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Qui peut accéder à ce lien :
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N’importe qui (anonyme) : les destinataires peuvent uniquement consulter le fichier dans la fenêtre d’ aperçu .
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N’importe qui (nom et e-mail requis) - Les destinataires peuvent télécharger le fichier.
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Utilisateurs clients et employés(connexion requise) - Un écran de connexion s’affiche au destinataire. Le destinataire doit être un utilisateur existant (employé ou client) du compte pour pouvoir se connecter et consulter le contenu. Si le destinataire n’est pas un utilisateur du compte, il est nécessaire de créer le compte utilisateur du destinataire avant qu’il puisse accéder au fichier.
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Utilisateurs employés (connexion requise) - Un écran de connexion s’affichera au destinataire. Le destinataire doit être un employé déjà inscrit au compte pour pouvoir se connecter. Si le destinataire n’est pas un utilisateur du compte, il est nécessaire de créer le compte utilisateur du destinataire avant qu’il puisse accéder au fichier.
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Lesdates d’expiration de l’accès à la vue peuvent être ajustées en fonction des préréglages disponibles.
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Le lien vers la dernière version de ce fichier est sélectionné par défaut. La version actuelle des fichiers sera immédiatement disponible via le lien.
Notifications
Cette case à cocher est définie par défaut pour que l’expéditeur du fichier reçoive des notifications lors de l’accès au fichier. Si vous préférez ne pas recevoir cette notification, décochez la case.
Remplacer le lien
L’option Remplacer le lien vous permet de créer un nouveau lien avec les mêmes autorisations. L’ancien lien deviendra inaccessible.
Supprimer le lien
Supprimer le lien vous permet de le rendre inaccessible. Un nouveau lien est créé en relançant le processus de partage.