Préférences avancées

Paramètres de messagerie

Envoyer des e-mails à partir de

Certains services de messagerie rejettent les messages envoyés à l’aide du serveur de messagerie Citrix ShareFile ou marquent les messages comme étant du spam. Si vous recevez des rapports concernant des problèmes de livraison d’e-mails, la définition de la préférence sur l’envoi de message par l’utilisateur peut résoudre le problème. Une fois la préférence définie, le nom de l’utilisateur qui envoie le message apparaît dans le champ De et l’adresse e-mail de cet utilisateur est utilisée lorsque le destinataire du message répond au message. Cette option peut également déclencher le rejet des messages. N’utilisez donc pas cette option, sauf si vous rencontrez des problèmes de livraison.

Serveur SMTP

Par défaut, les notifications système sont envoyées aux clients par les serveurs de messagerie Citrix ShareFile. Cela peut parfois ne pas être idéal, en particulier lorsque vous traitez avec des serveurs de messagerie de destinataires qui utilisent des filtres anti-spam agressifs ou des listes blanches. Dans ces cas, la définition d’un serveur SMTP personnalisé vous permet d’envoyer des notifications système à partir de votre propre serveur de messagerie. Une fois ces paramètres configurés, tous les e-mails envoyés via votre compte sont envoyés via votre serveur de messagerie, au lieu des serveurs Citrix. En configurant un SMTP personnalisé sur votre compte, vos utilisateurs reconnaissent votre adresse e-mail en tant qu’expéditeur et tous les e-mails ayant échoué vous sont renvoyés. Pour utiliser un SMTP personnalisé, l’utilisateur d’un employé doit disposer de l’autorisation Autoriser cet utilisateur à modifier les stratégies globales du compte .

Si vous utilisez Microsoft Office 365 et que vous souhaitez utiliser le protocole SMTP personnalisé, consultez ce guide de configuration de Microsoft.

Configuration d’un SMTP personnalisé

1. Accédez à Gérer > Préférences avancées > Paramètres de messagerie > Serveur SMTP.

2. Cliquez sur Configurer les paramètres SMTP. La page Configuration SMTP personnalisée apparaît.

3. Entrez les informations appropriées pour activer cette fonctionnalité.

Champs obligatoires :

  • Activer le SMTP personnalisé — Cette option doit être sélectionnée si vous souhaitez utiliser ces paramètres.
  • Adresse e-mail — Il s’agit de l’adresse e-mail de l’expéditeur des e-mails envoyés.
  • Serveur — Il s’agit du nom d’hôte du serveur de messagerie utilisé pour envoyer des e-mails.
  • Port — Il s’agit du numéro de port à utiliser. Le port 25 est le port par défaut. Les ports suivants sont également autorisés : 26, 443, 465, 587, 2525.
  • Nom d’utilisateur — Il s’agit du nom d’utilisateur nécessaire pour accéder au serveur.
  • Mot de passe — Il s’agit du mot de passe nécessaire pour accéder au serveur.
  • Notifier un e-mail en cas d’échec — Cette adresse e-mail reçoit des notifications si Citrix Mail n’est pas en mesure d’envoyer un e-mail avec les paramètres spécifiés.

Champs facultatifs :

  • Utiliser SSL — Choisissez entre Implicite, Explicite ou Désactivé.
  • Retour arrière vers ShareFile  : si cette option est sélectionnée, les messages qui ne peuvent pas être envoyés à l’aide des paramètres personnalisés invitent Citrix à envoyer de futurs e-mails via des paramètres de messagerie standard.
  • Méthode d’authentification — Sélectionnez une méthode d’authentification ici si une méthode particulière est requise par votre serveur.

4. Cliquez sur Enregistrer et envoyer un e-mail de test pour terminer la configuration.

Dépannage de votre configuration SMTP

Notifications par e-mail/Les messages sont retardés - Ce problème peut se produire lorsque vous utilisez certains services de filtrage ou certains programmes traitant des messages sur vos serveurs de messagerie locaux. Avant de contacter Citrix au sujet de retards dans notre système, vérifiez que vos messages ne sont pas retardés par les services de filtrage locaux. L’un des moyens de vérifier ces informations consiste à examiner les détails complets de l’en-tête d’un message et à vérifier l’heure à laquelle les messages sont envoyés entre les services ou les filtres.

Notifications par e-mail/Les messages n’arrivent pas - Ce problème peut se produire si vous avez des restrictions ou des stratégies IP sur vos serveurs de messagerie locaux. Consultez l’article CTX208318 du centre de connaissances pour vous assurer que vous avez mis en liste blanche les adresses IP SMTP personnalisées. De même, passez en revue les méthodes d’authentification de votre serveur de messagerie pour vous assurer que Citrix peut communiquer avec vos serveurs.

Trop de connexions depuis votre hôte - Ce problème peut se produire lorsque vous avez dépassé le nombre maximal de connexions autorisées sur votre serveur SMTP. Pour résoudre ce problème, vous devez mettre à jour ou augmenter le nombre maximal de connexions autorisées dans votre configuration SMTP, ou utiliser des notifications consolidées pour limiter le nombre de connexions que vous recevez généralement.

Notifier les utilisateurs de leur propre activité

Par défaut, même si un utilisateur a reçu des notifications de téléchargement ou de téléchargement pour un dossier, il ne reçoit pas de notifications concernant sa propre activité dans ces dossiers. L’activation de cette option permet aux utilisateurs dont les notifications de dossier sont définies de recevoir des mises à jour concernant leur propre activité.

Confirmations de chargement

Après avoir activé ce paramètre, les liens Demander un fichier nécessitent que les destinataires saisissent leur nom et leur adresse e-mail avant de télécharger un e-mail de réception envoyé à la personne qui télécharge un fichier. Seuls les liens de demande nécessitant un nom et une adresse e-mail envoient des reçus de téléchargement.

Notifications par e-mail

Lorsque vous définissez des notifications de téléchargement ou de téléchargement pour certains utilisateurs dans des dossiers, les utilisateurs reçoivent des notifications concernant les chargements ou les téléchargements en temps réel par défaut. Les utilisateurs peuvent modifier ce comportement par défaut en cliquant sur le lien Paramètres personnels de leur compte. Toutefois, si vous souhaitez définir une valeur par défaut pour ce paramètre pour tous les utilisateurs de votre compte, vous pouvez le faire à l’aide de ce paramètre.

La modification de ce paramètre n’affecte pas les utilisateurs existants du système. Elle ne s’applique qu’aux utilisateurs nouvellement créés. Vous pouvez mettre à jour ce paramètre pour chaque utilisateur sur sa page de profil individuelle.

Les utilisateurs peuvent recevoir des notifications par e-mail dans les langues suivantes : anglais, allemand, espagnol, français, néerlandais, chinois, russe, japonais, coréen ou portugais.

Texte de l’e-mail Q&R

Cette fonction détermine si la fonction Q&R sur les dossiers envoie le texte des questions et réponses dans le corps des e-mails de notification. Lorsque cette option est définie sur Non, les e-mails ne contiennent pas le texte de la question ou de la réponse, mais incluent un lien permettant de se connecter et de consulter ces informations.

E-mail crypté

Cette option est utilisée pour activer la fonction de courrier électronique crypté. La définition de l’option sur Non empêche les utilisateurs d’envoyer des e-mails chiffrés ou d’y répondre.

Adresses e-mail secondaires

Par défaut, tous les utilisateurs du compte peuvent configurer une adresse e-mail secondaire pour leur profil. La définition de la valeur sur Non supprime la possibilité de configurer une deuxième adresse e-mail pour tous les utilisateurs, y compris les employés et les clients.

Autorisations

Partages clients

Par défaut, tous les clients disposant d’un accès en téléchargement à un dossier particulier disposent d’un bouton Envoyer qui leur permet d’envoyer n’importe quel fichier du dossier à un destinataire tiers. Toutefois, dans certains cas d’utilisation, les entreprises ne souhaitent pas que les clients puissent envoyer des fichiers à des tiers, même si le client peut télécharger les fichiers et les envoyer à des tiers en dehors du système. Si Oui est sélectionné, le bouton Partager apparaît pour les clients de tous les dossiers. Si Non est sélectionné, le bouton Partager n’apparaît que pour les utilisateurs employés.

Paramètres des fichiers

Stratégie de rétention

Pour les comptes du plan professionnel et supérieur, la stratégie de conservation des fichiers entraîne la suppression automatique des fichiers quelques jours après leur téléchargement. Cette option peut être configurée séparément pour chaque dossier racine du système. Ce paramètre détermine la stratégie de rétention des fichiers par défaut utilisée lors de la création d’un nouveau dossier de niveau racine. Never est la valeur par défaut.

Tri

Par défaut, les fichiers et les dossiers sont affichés de manière à ce que les éléments les plus récents soient répertoriés en premier. Les utilisateurs peuvent choisir un ordre différent pour les fichiers et les dossiers en cliquant sur les titres Title, MB, Uploader ou Creator. Citrix ShareFile se souvient de l’ordre qu’il a choisi et utilise cette option pour afficher les fichiers dans le même ordre dans ce dossier à l’avenir. Vous pouvez choisir un ordre d’affichage différent des fichiers et des dossiers. Pour ce faire, choisissez une catégorie à utiliser pour afficher les fichiers et s’ils doivent être affichés dans l’ordre croissantou décroissant .

Contrôle de version

Si Oui est coché, lorsqu’un utilisateur télécharge un fichier dans un dossier contenant déjà un fichier portant le même nom, les deux versions du fichier sont enregistrées afin que vous puissiez suivre la progression du fichier et empêcher toute perte de données due à l’écrasement. Si Non est sélectionné, le téléchargement d’un fichier portant le même nom qu’un fichier existant entraîne le remplacement par le système de l’ancienne version du fichier sur votre compte.

Vous pouvez définir un nombre maximal de versions de fichiers que le système enregistre. Par exemple, si vous choisissez d’enregistrer jusqu’à 10 versions d’un fichier et que 10 versions d’un fichier sont stockées sur votre compte, tout nouveau téléchargement entraîne la suppression de la version la plus ancienne du fichier.

Montage

Lorsque vous utilisez Microsoft Office Online pour l’affichage et la modification, Office Online conserve une copie temporaire du fichier en cours de consultation et de modification à des fins de rendu et de modification du fichier. Il est recommandé à tous les administrateurs de communiquer ces informations aux utilisateurs en prenant connaissance des conditions d’utilisation et de la [politique de confidentialité](https://privacy.microsoft.com/fr-fr/privacystatement) de Microsoft. Un abonnement Office 365 est requis pour les modifications.

Pour plus d’informations sur la prévisualisation et la modification de Microsoft Office, consultez l’article CTX208340du centre de connaissances.

Rendu cloud

Si Cloud Rendering est activé, Citrix ShareFile conserve une copie temporaire des fichiers (images, audio, PDF) impliqués dans votre flux de travail.

Une fois le flux de travail terminé, Citrix ShareFile déplace les fichiers vers le dossier sur site sélectionné. Si un utilisateur affiche un fichier lié à un flux de travail terminé, Citrix ShareFile effectue une copie temporaire du fichier depuis le site vers le cache cloud Citrix ShareFile. Un fichier est disponible pendant une semaine dans le cache cloud après la dernière consultation du fichier.

Si Cloud Rendering est désactivé, les utilisateurs ne peuvent pas utiliser les fonctionnalités Feedback and Approval ou Custom Workflow avec des fichiers stockés dans une zone de stockage gérée par le client. Il est recommandé à tous les administrateurs de communiquer ces informations à leurs utilisateurs en prenant connaissance du contrat de services utilisateur final et de la politique de confidentialité de Citrix.

Activer les outils ShareFile

Vous pouvez activer ou désactiver l’accès aux applications et aux outils individuels de votre compte. Toute modification apportée à ce menu a un impact sur tous les utilisateurs du compte.

Afficher la page des applications dans la barre de navigation permet au lien Applications d’être présent dans le coin supérieur droit de votre compte. Vous pouvez personnaliser les outils affichés dans cette liste. Vous pouvez activer ou désactiver les outils répertoriés dans ce menu.

Modèles de dossiers

Cet outil vous permet de créer un ensemble de sous-dossiers par défaut qui peuvent être ajoutés à de nouveaux dossiers ou à des dossiers existants de votre compte afin de faciliter la configuration de la structure des dossiers lorsque les mêmes sous-dossiers sont fréquemment utilisés. Par exemple, si vous avez des dossiers séparés pour des projets ou des clients spécifiques sur votre compte et que les informations de chaque dossier sont toujours organisées dans les mêmes catégories de sous-dossiers. L’application d’un modèle de dossier au dossier crée automatiquement les sous-dossiers par défaut dans le dossier sélectionné afin de rationaliser la configuration des dossiers.

Important :

  • Les dossiers associés à un modèle ne peuvent pas être supprimés tant que l’association de modèles n’a pas été supprimée.
  • Les fonctionnalités des modèles de dossiers reposent sur les autorisations que les utilisateurs doivent obtenir.
  • Lorsque vous supprimez un sous-dossier du modèle de dossier, toutes les instances de ce dossier dans votre compte et tous les fichiers contenus dans ces dossiers sont supprimés. Les dossiers supprimés suite à une modification apportée au modèle peuvent être restaurés à partir de la Corbeille.

Limitations

Les utilisateurs disposant d’un grand nombre de dossiers ou de structures de dossiers profondément imbriquées peuvent ne pas être en mesure d’appliquer des modèles de dossiers à des sous-dossiers en bloc ou de renommer des dossiers existants en bloc.

Il peut y avoir un délai pendant que Citrix ShareFile traite les modifications de modèle dans votre compte. Si vous modifiez des modèles qui ont été associés à de nombreux dossiers de votre compte, laissez le temps à l’application Web de traiter ces modifications avant de quitter le menu des modèles de dossiers.

Instructions

Créer un modèle de dossier

Pour créer un modèle, accédez à Gérer > Préférences avancées > Modèles de dossiers.

Vous pouvez saisir un nom pour ce modèle qui vous permettra d’identifier le modèle si vous en avez configuré plusieurs sur le système. Ce titre n’est pas affiché dans l’écran des dossiers. Vous pouvez également saisir une description qui s’affiche sur la page Modèles de dossiers dynamiques pour vous aider à identifier un modèle spécifique, si vous en créez plusieurs sur votre compte. Lorsque vous avez terminé, cliquez sur Créer un modèle.

Sur l’écran suivant, cliquez sur le titre de votre modèle pour le mettre en surbrillance, puis cliquez sur Ajouter un dossier. Vous pouvez configurer autant de sous-dossiers que vous le souhaitez. Pour créer un sous-dossier d’un dossier dans le modèle, vous pouvez cliquer sur le nom du dossier dans lequel se trouvera le nouveau sous-dossier, puis sur Ajouter un dossier. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur Terminer.

Ajouter un modèle lors de la création d’un dossier

Vous pouvez ajouter un modèle lors de la création d’un dossier. Pour ce faire, créez un dossier et utilisez le menu déroulant Appliquer un modèle pour appliquer un modèle de dossier. Lorsque vous créez le dossier, les sous-dossiers du modèle sont automatiquement définis dans le nouveau dossier.

Vous pouvez également utiliser un modèle pour ajouter des sous-dossiers à un dossier que vous avez déjà créé. Pour ce faire, accédez au dossier que vous souhaitez modifier et passez votre souris sur le carat du menu déroulant situé directement à droite du nom du dossier, puis cliquez sur Modifier les options du dossier. Dans la section Modèle de dossier, appliquez un modèle à partir du menu déroulant. Pour supprimer un modèle d’un sous-dossier donné, cochez l’option Ne pas utiliser de modèle de dossier dans le menu.

Appliquer des modèles de dossiers à des sous-dossiers en bloc

Vous pouvez appliquer des modèles de dossiers à des sous-dossiers en bloc. Vous devez être un utilisateur Employé avec l’autorisation Autoriser cet utilisateur à modifier les modèles de dossiers . Vous devez également être membre du groupe de super utilisateurs pour utiliser le bouton Appliquer les modèles au dossier .

Pour appliquer des modèles, cliquez sur Gérer > Préférences avancées > Modèles de dossiers. Localisez le modèle que vous souhaitez appliquer en bloc et cliquez sur l’icône Appliquer aux dossiers . Dans le menu, vous pouvez désigner le dossier auquel vous souhaitez appliquer le modèle. Le modèle est ensuite appliqué à tous les sous-dossiers du dossier que vous choisissez. Une fois que vous avez sélectionné le dossier, cliquez sur Appliquer. En fonction de votre modèle, un écran d’état peut s’afficher au fur et à mesure que vos modèles sont appliqués. Cliquez sur Appliquer pour terminer.

Exigences relatives aux autorisations relatives aux modèles

Pour créer des modèles de dossiers, vous devez être un utilisateur employé avec l’autorisation Autoriser cet utilisateur à modifier les modèles de dossiers activée. Vous devez également avoir accès pour configurer des dossiers de niveau racine sur le compte ou disposer d’autorisations de téléchargement dans un ou plusieurs dossiers dans lesquels vous pouvez ajouter des sous-dossiers.

Pour appliquer des modèles de dossiers à des sous-dossiers en bloc, vous devez être un utilisateur employé avec l’autorisation Autoriser cet utilisateur à modifier les modèles de dossiers activée. Vous devez également être membre du super groupe d’utilisateurs pour utiliser le bouton Appliquer les modèles au dossier .

Pour appliquer un modèle à un dossier, vous devez disposer des autorisations d’administrateur sur un dossier pour accéder au menu Paramètres avancés de dossier dans lequel vous pouvez afficher l’association de modèles.

Pour modifier ou supprimer un dossier associé à un modèle, vous devez d’abord supprimer l’association de modèle. Pour ce faire, accédez au dossier en question et cliquez sur Options avancées des dossiers à l’aide du menu déroulant en regard du nom du dossier. Dans le menu, faites défiler jusqu’à la section du modèle de dossier et cliquez sur Supprimer l’association. Vous pouvez désormais modifier et supprimer le dossier.

Lorsque vous supprimez un sous-dossier du modèle de dossier, toutes les instances de ce dossier dans votre compte et tous les fichiers contenus dans les dossiers sont supprimés. Les dossiers supprimés suite à une modification apportée au modèle peuvent être restaurés à partir de la Corbeille.

Formulaires de chargement à distance

Les formulaires de téléchargement à distance vous permettent de placer du code HTML sur votre site Web qui permet aux visiteurs de télécharger des fichiers de votre site Web directement dans votre compte. Vous pouvez spécifier le dossier dans lequel les fichiers téléchargés sont enregistrés et les informations supplémentaires à collecter auprès de la personne qui télécharge les fichiers.

Avertissement :

Citrix ne fournit pas de code ou de conseil supplémentaire en dehors de l’exemple fourni. Citrix ne peut pas fournir de support client pour le code de formulaire de téléchargement à distance qui a été modifié au-delà du modèle généré dans l’application Web au moment de la création.

Les utilisateurs doivent être des employés disposant de l’autorisation « Gérer les formulaires de téléchargement à distance » pour créer un formulaire de téléchargement à distance.

Vous pouvez créer un formulaire dans la console Citrix ShareFile en allant dans Gérer > Préférences avancées > Formulaires de téléchargement à distance, puis en cliquant sur Ajouter un nouveau formulaire.

Ajouter un nouveau formulaire

Description du formulaire : Il s’agit du nom du formulaire sur la page de l’assistant de téléchargement à distance de votre compte. Ce nom n’apparaît pas sur le formulaire lui-même.

Choisir la destination : choisissez si vous souhaitez stocker les fichiers téléchargés dans un dossier spécifique ou dans un fichier déposé. Si la fonctionnalité Dépôts de fichiers est activée sur votre compte, vous pouvez désigner un dépôt de fichiers créé comme destination de chargement. Lorsque vous choisissez l’option Dépose de fichier, utilisez la liste pour choisir parmi une liste de Dépôts de fichiers que vous avez déjà créée.

Choisir le dossier de téléchargement : Choisissez le dossier dans lequel vous souhaitez que les fichiers téléchargés soient stockés. Ce dossier doit être un dossier de la section Dossiers partagés de votre compte. Si ce dossier n’a pas encore été créé, vous devez le créer avant d’utiliser l’assistant de téléchargement à distance.

Renvoyer les utilisateurs vers : lorsqu’un site Web est correctement saisi dans ce champ, un utilisateur qui a téléchargé un fichier dans le formulaire de téléchargement à distance est dirigé vers le site Web choisi. Notez que toute adresse dans ce champ requiert https:// pour fonctionner correctement.

Demander des informations sur l’Uploader : Lorsque cette option est cochée, les utilisateurs doivent saisir leur e-mail, leurs prénom et nom de famille, ainsi que leur société avant d’ajouter des fichiers au formulaire Si cette case n’est pas cochée, les personnes chargées apparaissent comme étant anonymes.

Champs personnalisés : Vous pouvez ajouter d’autres champs à l’aide de l’option + Ajouter un champ personnalisé. Vous avez la possibilité de marquer ces champs comme requis.

Une fois le formulaire rempli, cliquez sur Enregistrer et obtenir le code. Vous pouvez ensuite copier l’iframe HTML brut pour votre formulaire de téléchargement à distance.

Ce code reste disponible dans la section Formulaires de téléversement à distance de votre compte. Vous pouvez le récupérer en cliquant sur l’icône Afficher le code ou le supprimer de la liste en choisissant l’icône Supprimer .

Drops de fichiers

Si la fonctionnalité Dépôts de fichiers est activée sur votre compte, vous pouvez désigner un dépôt de fichiers créé comme destination de chargement. Lorsque vous choisissez l’option Dépose de fichier, utilisez la liste pour choisir parmi une liste de Dépôts de fichiers que vous avez déjà créée.

Préférences avancées