ShareFile

Dossiers

Attribution de dossiers et définition des autorisations

Vous pouvez personnaliser les paramètres d’accès utilisateur et de fichier de votre nouvel employé. En fonction de votre compte ou de votre plan et de vos propres autorisations, certaines autorisations peuvent ne pas être visibles ou applicables. Les paramètres Accès utilisateur sont des autorisations d’accès classiques et des autorisations basées sur des fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour gérer l’accès et les capacités de vos employés sur le compte.

employees-2

Vous pouvez attribuer des dossiers à votre utilisateur et ajouter l’utilisateur aux groupes de distribution. Vous pouvez également personnaliser les autorisations de l’utilisateur pour différents dossiers de votre compte. Pour autoriser un utilisateur à accéder à un dossier, cochez la case à côté du nom du dossier.

employees-3

Limitations des dossiers

Les utilisateurs disposant d’un grand nombre de dossiers ou de structures de dossiers profondément imbriquées peuvent ne pas être en mesure d’appliquer des modèles de dossiers à des sous-dossiers en bloc ou de renommer des dossiers existants en bloc.

Il peut y avoir un délai pendant que ShareFile traite les modifications de modèle sur votre compte. Si vous modifiez des modèles qui ont été associés à de nombreux dossiers de votre compte, laissez le temps à l’application Web de traiter ces modifications avant de quitter le menu des modèles de dossiers.

Dossiers personnels

En tant qu’utilisateur salarié, vous avez des dossiers personnels dans le compte ShareFile qui vous a été attribué. Par défaut, vous pouvez charger et télécharger des fichiers depuis ce dossier. Vous pouvez également créer des sous-dossiers dans ce dossier et y ajouter d’autres utilisateurs avec les autorisations que vous souhaitez.

Remarques :

  • Les dossiers personnels sont nommés avec l’adresse e-mail de l’utilisateur lors de la première connexion.
  • Elle n’est pas synchronisée avec l’adresse e-mail de l’utilisateur en cas de modification et la modification du nom du dossier n’est pas prise en charge.

Dossiers partagés

Les dossiers partagés contiennent tous les dossiers (créés par vous ou par d’autres utilisateurs) auxquels vous avez accès. Ceci est considéré comme la racine de l’ensemble du compte.

Accès aux dossiers personnels d’un autre utilisateur

Exigences

  • Utilisateur employé disposant des autorisations administratives suivantes activées :

    • Personnel : Gérez les employés

    • Informations sur le compte de l’entreprise : accéder aux rapports

Instructions pour accéder aux dossiers personnels d’une autre personne

  1. Accédez à Utilisateurs > Gérer les utilisateurs > Parcourir les employés.

  2. Sélectionnez l’icône Gérer à droite du nom de l’utilisateur.

  3. Sélectionnez Afficher les dossiers et les journaux d’activité.

Remarque :

  • En tant que super utilisateur, vous pouvez charger et télécharger des fichiers et gérer l’accès des utilisateurs à tous les sous-dossiers.
  • Vous pouvez transformer n’importe quel sous-dossier en dossier favori pour y accéder facilement par l’intermédiaire de l’onglet Favoris à l’avenir.

Utiliser la zone de fichier personnelle

Le File Box est un espace de stockage personnel où les employés peuvent stocker des fichiers pendant une période limitée. Cet espace n’est généralement pas un espace collaboratif ou partagé, bien que certains utilisateurs puissent avoir accès aux boîtes de fichiers d’autres employés.

Remarque :

Si vous choisissez de supprimer l’accès d’un utilisateur à la boîte de fichiers, il ne peut pas utiliser un plug-in de messagerie ou ajouter des fichiers à partir de son ordinateur lors de la création d’un message Partager ou d’un lien.

Voir File Box pour plus d’informations.

Dossiers