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Projets (ou engagements)

September 4, 2023
Contributeur: 
C

Projects est une fonctionnalité permettant aux utilisateurs de ShareFile Premium d’améliorer les flux de travail collaboratifs de leurs clients.

Remarque :

Les projets de certains clients ShareFile Premium peuvent être appelés Engagements mais présentent les mêmes fonctionnalités.

ShareFile Projects est un espace centré sur la collaboration documentaire. Les projets sont proposés à la fois dans des comptes ShareFile internes et sur des portails utilisateurs externes. Les projets permettent aux utilisateurs de suivre et de participer à la collaboration avec les clients, telle que les demandes de documents, en un seul endroit.

CONSEIL :

Pour obtenir la liste des questions fréquemment posées sur les projets ShareFile (ou les engagements) et les demandes de documents, consultez la section FAQ - Projets et demandes de documents.

Création d’un projet (ou d’un engagement)

  1. Accédez à Projets (ou Engagements) dans le menu de gauche.

  2. Sélectionnez Projets (ou Engagements).

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  3. Sélectionnez Créer un projet (ou Créer un engagement). La fenêtre contextuelle de création de projet s’affiche.

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  4. Entrez un nom et une description facultative pour le projet. Cela peut être modifié ultérieurement si nécessaire.

  5. Sélectionnez Créer un projet. Le nouveau tableau de bord du projet s’affiche.

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Gestion des utilisateurs du projet

Les informations suivantes expliquent le processus de gestion des utilisateurs sur un projet particulier.

Avertissement :

Le seul rôle qui peut ajouter des propriétaires de projet supplémentaires est celui du propriétaire de projet actuel uniquement. Par conséquent, avant de supprimer un utilisateur qui est le propriétaire du projet, vous devez attribuer un propriétaire de projet supplémentaire. Si aucun nouveau propriétaire de projet n’est désigné avant la suppression du propriétaire de projet actuel, aucun nouveau propriétaire de projet ne peut être ajouté et le projet ne peut pas être supprimé.

Description du propriétaire ou du contributeur

Rôle Description
Client Peut uniquement modifier et supprimer son propre contenu dans le projet, sauf si le client dispose d’un accès permettant d’ajouter d’autres contributeurs au sein de son organisation.
Membre de l’équipe Sont des homologues au sein de l’organisation du propriétaire du projet et peuvent apporter leur aide dans tous les domaines du projet. Ils ne peuvent pas supprimer le propriétaire du projet ni les autres membres de l’équipe du projet.
Propriétaire Peut modifier et supprimer tout élément du projet et peut supprimer les projets qu’il a créés. Les propriétaires de projet peuvent également ajouter des membres de leur équipe pour travailler sur le projet.

Inviter des utilisateurs

Les propriétaires de projet ont la possibilité d’inviter des contributeurs clients à un projet spécifique dont ils sont propriétaires et peuvent donner à ces clients la possibilité d’ajouter d’autres contributeurs au sein de leur organisation. Les propriétaires de projet peuvent également inviter des membres de leur équipe à les aider dans leur projet.

Les instructions suivantes incluent les étapes nécessaires pour inviter de nouveaux utilisateurs, y compris des contributeurs et des membres de l’équipe.

  1. Sélectionnez … Plus d’options que Gérer les utilisateurs du projet. La fenêtre contextuelle Gérer les utilisateurs du projet s’affiche.

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    Les utilisateurs du projet peuvent être un utilisateur interne (propriétaire ou membre de l’équipe) ou un utilisateur externe (client).

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    Sélectionnez le bouton Autoriser l’utilisateur à partager le projet si vous souhaitez autoriser les clients à partager le projet avec d’autres membres de leur organisation.

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  2. Sélectionnez Inviter des utilisateurs pour ajouter un utilisateur client au projet.

  3. Tapez le nom du client que vous souhaitez inviter et confirmez le rôle en tant que client. En option, vous pouvez ajouter un message.

  4. Sélectionnez Inviter. Le message « L’utilisateur a bien été ajouté » s’affiche brièvement.

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Tâches

Tasks vous permet d’organiser et de suivre le travail de back-office lié à un projet client dans le projet lui-même. Pour obtenir des informations complètes sur l’utilisation de cette fonctionnalité dans les projets, consultez la section Tâches.

Demandes de documents

Les demandes de documents sont un outil de liste de demandes permettant de demander et de collecter des documents de manière sécurisée et numérique. Pour des informations complètes sur le processus d’utilisation des demandes de documents pour effectuer des tâches à la fois côté fournisseur de services et côté client, voir Demandes de documents.

Charger des fichiers

Les informations suivantes expliquent les étapes nécessaires pour ajouter des fichiers à un projet.

Les fichiers tels que .docx, .pdf, .jpg, .xlsx, etc., peuvent être partagés au sein du projet avec les utilisateurs invités.

  1. Sélectionnez l’onglet Fichiers dans le tableau de bord Projets ou sélectionnez Afficher tout dans la vignette Fichiers pour accéder aux fichiers ou les ajouter.

  2. Sélectionnez Upload a file.

    Copier le fichier

    La fenêtre contextuelle de téléchargement de fichiers s’affiche.

    Chargement du fichier

  3. Vous pouvez faire glisser le fichier vers la section Faire glisser les fichiers ici ou sélectionner Parcourir les fichiers pour accéder au fichier à télécharger.

  4. Sélectionnez Charger. La fenêtre de téléchargement s’affiche et vous permet d’ajouter d’autres éléments. Une fois que vous avez sélectionné les fichiers requis, sélectionnez Charger pour terminer le processus.

    Chargement du fichier

Le fichier peut être consulté par les utilisateurs affectés au projet.

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Commentaires

Les commentaires sont utilisés pour communiquer dans le projet avec les autres utilisateurs assignés au projet.

  1. Sélectionnez Afficher tout dans la vignette Commentaires du tableau de bord des projets. Cela ouvre l’afficheur de commentaires.

    Chargement du fichier

  2. Entrez un commentaire à l’aide de la zone de texte. Sélectionnez Soumettre.

    Chargement du fichier

Tous les utilisateurs affectés au projet peuvent consulter les commentaires et fournir leurs propres commentaires ou répondre aux commentaires précédents.

Supprimer un projet (ou un engagement)

Voir Supprimer des projets (ou des engagements) pour plus d’informations sur la façon de supprimer un projet.

Vidéo : Projets ShareFile

La vidéo de 2 minutes suivante explique comment simplifier la collaboration avec les clients dans ShareFile.

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September 4, 2023
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September 4, 2023
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