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Preguntas frecuentes - Solicitudes de proyectos y documentos
Este documento de preguntas frecuentes proporciona las preguntas más comunes (con respuestas) de las personas que utilizan Proyectos de ShareFile (o compromisos) y Solicitudes de documentos.
Advertencia:
El único rol que puede agregar propietarios de proyectos adicionales es solo el propietario del proyecto actual. Por lo tanto, antes de eliminar a un usuario que es el propietario del proyecto, debes asignar un propietario del proyecto adicional. Si no se asigna un nuevo propietario del proyecto antes de eliminar al propietario del proyecto actual, no se puede agregar un nuevo propietario del proyecto y el proyecto no se puede eliminar.
Preguntas frecuentes
¿No veo proyectos (o compromisos)?
La función Proyectos está disponible para el plan Premium. Si tiene ShareFile Premium y no ve los proyectos, es posible que vea Engagements or Matters en lugar de Projects. Ponte en contacto con nosotros si aún no está disponible para ti.
¿Hay algún límite en la cantidad de archivos que un usuario puede subir a un elemento?
No hay límites en cuanto al número de archivos/documentos para la solicitud de documentos.
¿Cómo se elimina un compromiso?
Consulte Eliminar proyectos (o compromisos)
¿Cómo puedo ver el progreso de las solicitudes de documentos?
En la página principal de una solicitud de documento, verá el número de elementos aprobados de todos los artículos. Cuando esté en la página de solicitud de documentos, podrá ver el progreso en la parte superior de esta página y todos los detalles a continuación.
¿Qué verá mi cliente cuando lo agregue a un proyecto?
Su cliente (un rol de colaborador) puede ver todo el contenido del proyecto al que está asignado. El cliente no puede eliminar ningún archivo o adjunto, modificar los detalles del proyecto o la solicitud de documento ni eliminar personas del proyecto. El cliente puede cargar y descargar archivos, hacer comentarios y agregar miembros al equipo.
¿Puedo asignar varias personas al Proyecto?
Sí, puede asignar tantos como quiera. Puede agregar propietarios o colaboradores al proyecto.
¿Qué ocurre después de devolver el artículo o rechazarlo?
Cuando un proveedor de servicios rechaza un artículo recibido tras una solicitud de documento, puede agregar el motivo del rechazo al correo electrónico automático. El cliente recibe una notificación por correo electrónico con un enlace al artículo en particular.
¿Puedo volver a abrir la solicitud de documento si estaba cerrada? ¿Puedo deshacer el elemento “aprobado”?
Sí, puede cerrar la solicitud y abrirla de nuevo si quiere agregar elementos o realizar otros cambios. Puede notificar a un cliente o elegir no hacerlo. Las mismas acciones que puede realizar con la aprobación del artículo.
¿Puedo crear y reutilizar una plantilla para la solicitud de documentos?
Aún no. Por ahora, recomendamos crear una plantilla como un archivo de Excel y subirla al crear la solicitud de documento. Esta funcionalidad estará disponible en versiones futuras.
¿Cómo sabrá mi cliente que he enviado un comentario?
Cuando envíes un comentario, la próxima vez que el cliente esté en el proyecto, el comentario se podrá ver en la pestaña Comentarios y en la sección Comentarios de la solicitud de documento en particular.
¿Quién tiene acceso a los proyectos? ¿Qué significan los roles?
Hay dos roles disponibles en los proyectos: propietario y colaborador. El propietario es un representante del proveedor de servicios y el contribuyente es el cliente. Puede asignar al Proyecto tantas personas como necesite.
¿Cómo puedo organizar los archivos de solicitud de documentos por categoría?
Sugerimos utilizar el nombre del elemento como categoría de la solicitud de documento. A continuación, su cliente carga los documentos por elementos, es decir, por categoría. Se agregarán funciones adicionales de categorización a los archivos para una mejor experiencia de usuario en futuras versiones.
¿Puedo volver a abrir las solicitudes de documentos o volver a aprobar elementos?
Sí. Tus clientes recibirán una notificación sobre la reapertura si así lo deseas.
¿Puedo mover archivos de proyecto a carpetas de ShareFile? ¿Puedo agregar un archivo desde las carpetas de ShareFile?
No. Esta opción no está disponible en este momento.
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